boardで新しい顧客が作成されたら、OpenAIで備考を要約し通知する

■概要

クラウド型業務管理ツールboardでの顧客管理において、商談内容や特記事項などを記載した備考欄の情報量が多く、内容の把握やチームへの共有に時間がかかっていませんか。このワークフローは、boardで新しい顧客情報が作成・更新されると、OpenAIが備考欄のテキストを自動で要約し、その内容をSlackに通知します。OpenAIとboardを連携させることで、情報共有のプロセスを円滑にし、確認作業の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• boardで管理している顧客情報の共有を、より効率的に行いたいと考えている方
• OpenAIとboardを組み合わせ、手作業で行っているテキストの要約業務を自動化したい方
• Slackへの報告内容を毎回手で作成しており、その手間を削減したいチームリーダーや担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• boardの顧客情報が更新されてからSlackに通知するまでが自動化されるため、情報共有にかかる時間や手間を削減できます
• OpenAIが設定したルールに基づき要約を行うので、担当者による解釈の差や要約の質のばらつきを防ぎ、安定した情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、board、OpenAI、SlackをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい顧客が作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、boardの備考欄にテキストが存在する場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します
4. 次に、オペレーションでOpenAIを選択し、「テキストの生成（Chat completion）」アクションで、boardから取得した備考欄のテキストを要約するよう設定します
5. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OpenAIが生成した要約を指定のチャンネルに送ります

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• boardをYoomに連携する際に設定するAPIキーは、ご利用の環境に合わせて設定してください
• 分岐機能では、「備考欄のテキストに特定のキーワードが含まれる場合」など、後続の処理を実行する条件を自由にカスタマイズできます
• OpenAIのプロンプトは任意に設定でき、「以下の情報を箇条書きで要約して：｛備考欄のテキスト｝」のように、変数を用いて指示を出すことが可能です
• Slackへの通知チャンネルは自由に選択でき、メッセージ本文には顧客名や会社名など、boardから取得した情報を変数として埋め込めます

■注意事項

• board、OpenAI、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• boardのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133