「Chatworkに投稿した情報、あとで探すのが大変…」
「ファイル管理はBoxでしているのに、いちいち手作業でアップロードするのが面倒！」
そんな課題を感じたことはありませんか？
チームでChatworkを使って情報共有しながら、Boxでファイルを管理している方にとって、両者のデータを手動で整理するのは意外と手間がかかるもの。
そんな時に便利なのが、ChatworkとBoxの自動連携です！
例えば、Chatworkのメッセージをもとに自動でBoxにフォルダを作成したり、BoxにファイルがアップロードされたらChatworkに通知を送ることが可能になります。
そのため、<span class=“mark-yellow”>手入力する手間を省きながら、スムーズなチームの情報共有</span>が期待できます。
この記事では、具体的なフローとともに、ChatworkとBoxを連携して業務を効率化する方法をご紹介します。
手作業を減らして、よりスマートに仕事を進めたい方は、ぜひチェックしてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にChatworkとBoxの連携が可能です。
YoomにはあらかじめChatworkとBoxを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけですぐに連携が実現できます。
Chatworkで投稿された内容をもとに、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
「Chatworkで投稿された内容をもとに、Boxにフォルダを作成する」業務ワークフローは、チャットで共有された情報を自動的に整理し、Boxにフォルダを作成することで、
ドキュメント管理を効率化します。これにより、手動でのフォルダ作成や情報整理の手間を省き、チームの生産性向上に繋げることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ChatworkとBoxを日常的に利用しているチームのリーダー
・チャット内容を基にしたドキュメント整理を自動化したい管理者
・業務効率化を図り、手作業のフォルダ作成を減らしたい企業のIT担当者
・チャットからの情報整理に時間を取られているプロジェクトマネージャー
■注意事項
・Chatwork、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ChatworkとBoxを連携してできること
ChatworkとBoxのAPIを連携すれば、ChatworkのデータをBoxに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにChatworkとBoxの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Chatworkで投稿された内容をもとに、Boxにフォルダを作成する
Chatworkで共有された情報を自動的に整理し、Boxにフォルダを作成することで、ドキュメント管理を効率化できます。
チームの生産性向上を目指したい方におすすめのフローです！
Chatworkで投稿された内容をもとに、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
「Chatworkで投稿された内容をもとに、Boxにフォルダを作成する」業務ワークフローは、チャットで共有された情報を自動的に整理し、Boxにフォルダを作成することで、
ドキュメント管理を効率化します。これにより、手動でのフォルダ作成や情報整理の手間を省き、チームの生産性向上に繋げることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ChatworkとBoxを日常的に利用しているチームのリーダー
・チャット内容を基にしたドキュメント整理を自動化したい管理者
・業務効率化を図り、手作業のフォルダ作成を減らしたい企業のIT担当者
・チャットからの情報整理に時間を取られているプロジェクトマネージャー
■注意事項
・Chatwork、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ChatworkとBoxの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にChatworkとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでChatworkとBoxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、下記のリンクからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はChatworkで投稿された内容をもとに、Boxにフォルダを作成するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- ChatworkとBoxをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Chatworkのトリガー設定およびBoxのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Chatworkで投稿された内容をもとに、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
「Chatworkで投稿された内容をもとに、Boxにフォルダを作成する」業務ワークフローは、チャットで共有された情報を自動的に整理し、Boxにフォルダを作成することで、
ドキュメント管理を効率化します。これにより、手動でのフォルダ作成や情報整理の手間を省き、チームの生産性向上に繋げることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ChatworkとBoxを日常的に利用しているチームのリーダー
・チャット内容を基にしたドキュメント整理を自動化したい管理者
・業務効率化を図り、手作業のフォルダ作成を減らしたい企業のIT担当者
・チャットからの情報整理に時間を取られているプロジェクトマネージャー
■注意事項
・Chatwork、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:ChatworkとBoxのマイアプリ連携
1. Chatworkの登録方法
「マイアプリ」→「新規接続」の順番にクリックして、Chatworkを検索してください。
上記の画面が表示されたら、メールアドレスとパスワードを入力してChatworkにログインしてください。
これで、Chatworkのマイアプリ連携完了です！
2. Boxの登録方法
先ほど同様に「新規接続」をクリックし、Boxを検索します。
Boxのログイン画面が表示されるので、メールアドレスとパスワードを入力しログインします。
「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。
これで、Boxのマイアプリ連携完了です！
ステップ2:テンプレートのコピー
それでは、早速自動化の設定を行っていきます！
下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてください。
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に設定することができますよ。
Chatworkで投稿された内容をもとに、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
「Chatworkで投稿された内容をもとに、Boxにフォルダを作成する」業務ワークフローは、チャットで共有された情報を自動的に整理し、Boxにフォルダを作成することで、
ドキュメント管理を効率化します。これにより、手動でのフォルダ作成や情報整理の手間を省き、チームの生産性向上に繋げることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ChatworkとBoxを日常的に利用しているチームのリーダー
・チャット内容を基にしたドキュメント整理を自動化したい管理者
・業務効率化を図り、手作業のフォルダ作成を減らしたい企業のIT担当者
・チャットからの情報整理に時間を取られているプロジェクトマネージャー
■注意事項
・Chatwork、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートがコピーされたら、「OK」ボタンをクリックし作成していきましょう！
ステップ3:Chatworkで新しいメッセージがルームに投稿されたら起動するトリガーの設定
まずは、「新しいメッセージがルームに投稿されたら」をクリックしましょう。
上記画面のページの設定はデフォルトで設定されています。
設定に問題なければ、そのまま「次へ」をクリックしましょう！
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択しましょう。
※注意事項：最短の起動間隔はプランによって異なります。
ルームIDは、枠内をクリックすると候補が表示されるので、使用したいChatworkのルームIDをクリックしてください。
ここまで設定が完了したら、Chatworkの画面に移り動作テスト用にメッセージを送信します。
（この後のステップで使用するため、メッセージの内容にBoxに作成したい「フォルダ名」を盛り込みましょう！）
メッセージが送信できたら画面下部にある「テスト」をクリックしてください。
テストが成功しChatworkのメッセージの情報がアウトプットに取得できたら「保存する」をクリックしましょう！
ステップ4:AIを活用しテキストからデータを抽出するアクションの設定
次は、「テキストからデータを抽出する」をクリックして設定しましょう。
アクションの選択画面が表示されたら、変換タイプの「変更する」をクリックします。
変換タイプは、テキストを抽出するデータの最大文字数を任意で選択してください。
対象のテキストは、上記画面の通り設定されているのを確認しましょう！
このように設定すると、Chatworkで投稿された内容からデータを抽出できます。
抽出したい項目は「フォルダ名」と入力されているのを確認してください。
テストを実行したら、設定を保存しましょう。
ステップ5:Boxにフォルダを作成するアクションの設定
最後に「フォルダを作成」という項目をクリックします。
上記画面のページの設定はデフォルトで設定されています。
設定に問題なければ、そのまま「次へ」をクリックしましょう！
フォルダ名は、上記画面の通り設定されているのを確認してください。
このように設定すると、Chatworkで投稿されたメッセージに記載された「フォルダ名」を自動で引用しBoxにフォルダを作成することができます。
親フォルダのコンテンツIDは、枠外の注釈を参考に設定してください。
テストが成功したら、「保存する」をクリックして設定を保存しましょう。
ステップ5:トリガーをONにする
最後に「トリガーをON」をクリックして、正常にフローボットが起動するか確認してみましょう！
これで「Chatworkで投稿された内容をもとに、Boxにフォルダを作成する」フローの完成です。
BoxをChatworkに連携したい場合
今回はChatworkからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからChatworkへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Boxにファイルがアップロードされたら、Chatworkに通知する
Boxへのファイルアップロードを自動で知らせることができるため、確実なファイル管理を行うことができます。
担当者間での情報共有をスムーズにしたい方におすすめのフローです！
Boxにファイルがアップロードされたら、Chatworkに通知する
試してみる
Boxの指定のフォルダにファイルがアップロードされたら、Chatworkでメッセージを送るフローです。
定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Chatworkに送信する
Boxで管理しているファイルの最新状況を、定期的にチームに自動で共有できます。
情報共有をスムーズにし、効率的なコミュニケーションを実現したい方におすすめのフローです！
定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Chatworkに送信する
試してみる
■概要
「定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Chatworkに送信する」ワークフローは、Boxで管理しているファイルの最新状況をチームに自動で共有する業務ワークフローです。
毎日のファイル更新状況を手動で確認し、Chatworkに報告する手間を省き、情報共有をスムーズに行えます。これにより、効率的なコミュニケーションが実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxで定期的にファイルの更新状況をチームに共有したい業務担当者の方
・Chatworkを活用しているが、情報共有に時間を割きたくないチームリーダーの方
・ファイル管理とコミュニケーションを自動化し、効率化を図りたい企業の方
■注意事項
・Box、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ChatworkやBoxのAPIを使ったその他の自動化例
Chatworkを使った便利な自動化例
カレンダーの予定やSalesforceやkintoneの情報を引用しChatworkに自動通知できます。
また、メッセージの情報をもとに契約書を作成したりChatGPTで文章を生成して自動返信することができます！
Chatworkで問い合わせがあったら、ChatGPTで文章を生成して自動返信する
試してみる
■概要
「Chatworkで問い合わせがあったら、ChatGPTで文章を生成して自動返信する」フローは、業務における問い合わせ対応を効率化する業務ワークフローです。
このフローを活用することで、Chatworkに届いた問い合わせを自動的に検知し、ChatGPTが適切な返信文章を生成して自動で返信します。
これにより素早く一貫性のある対応が可能となり、担当者はより重要な業務に集中することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Chatworkを主にコミュニケーションツールとして利用しており、問い合わせ対応に時間を取られている担当者の方
・定型的な問い合わせが多く、効率的に対応したい社内IT担当者の方
・業務の自動化を進めたいと考えているIT担当者やチームリーダーの方
・回答内容に一貫性を持たせたい企業の経営者やマネージャーの方
■注意事項
・Chatwork、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「Chatworkの情報をもとに契約書を作成する」ワークフローは、Chatwork上でやり取りされた情報を自動的に収集し、契約書を生成する業務ワークフローです。
チャットでのやり取りから必要なデータを抽出し、AIやOCR技術を活用して正確な契約書を素早くに作成します。
これにより、手動でのデータ入力や契約書作成にかかる時間と労力を削減し業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Chatworkを日常的に活用しており、そこでの情報を契約書に反映させたいビジネスパーソン
・契約書作成に多くの時間を費やしており、業務の自動化を検討している企業の担当者
・AIやOCRを活用した業務自動化ツールに興味があり、具体的なワークフローを探している方
・複数のSaaSアプリを連携させて効率的に業務を進めたいと考えているチームリーダー
・人為的なミスを減らし、契約書の精度を高めたいと考えている経営者
■注意事項
・Chatwork、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleカレンダーに予定が作成されたらChatworkに通知する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーに予定が作成されたらChatworkに通知する」ワークフローは、チームのスケジュール管理を円滑にするための自動化ツールです。
Googleカレンダーで新しい予定が追加されるたびに、Chatworkにリアルタイムで通知が届くため、メンバー全員が最新のスケジュールを共有できます。
これにより、会議や重要なタスクを見逃すことなく、コミュニケーションの効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーでの予定管理に時間を取られているビジネスパーソンの方
・Chatworkを活用してチーム内のコミュニケーションを強化したいリーダーの方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を効率化したいIT担当者の方
・スケジュールの共有漏れを防ぎたい中小企業の経営者の方
・日々のタスク管理を自動化し、作業効率を向上させたい方
■注意事項
・Googleカレンダー、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceに新規リードが登録されたらChatworkに通知
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリード情報が登録されるたびに、手作業でChatworkに必要な情報をコピー＆ペーストして通知するのは手間がかかり、対応の遅れや連絡漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用することで、Salesforceへのリード登録をトリガーに、Chatworkへ自動で通知を送信できます。
これにより、情報共有と業務の効率化を実現し、営業活動を円滑に進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとChatworkを併用し、リード情報を手動で共有している営業担当者の方
・リード情報の共有漏れや遅延を防ぎ、営業チームの連携を強化したいマネージャーの方
・手作業による情報伝達の工数を削減し、コア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Salesforce、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
kintoneにレコードが追加されたら、Chatworkに通知する
試してみる
kintoneに新しいレコードが追加されたら、Chatworkに通知するフローです。
Boxを使った便利な自動化例
Notionのページ作成やファイルのアップロード、文字起こし・要約結果をBoxに自動でフォルダを作成できます。
また、Boxでファイルが作成されたら自動でファイル名を変更したりGoogle スプレッドシートに登録することができますよ！
Boxでファイルがアップロードされたらファイル名を変更する
試してみる
Boxでファイルがアップロードされたらファイル名を変更するフローです。
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
Boxの新規ファイルアップロード時にGoogle スプレッドシートに登録する
試してみる
■概要
「Boxの新規ファイルアップロード時にGoogle スプレッドシートに登録する」ワークフローは、ファイル管理とデータ整理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
Boxに新しいファイルをアップロードすると、その情報が自動的にGoogle スプレッドシートに記録されます。
これにより、ファイルの管理状況やメタデータを一元的に把握でき、手作業によるデータ入力の手間やミスを大幅に削減します。
特に複数のプロジェクトでBoxを活用しているチームにとって、効率的な情報管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxを日常的に利用しており、ファイル管理を効率化したいビジネスユーザーの方
Google スプレッドシートでのデータ管理を自動化したいチームリーダーの方
手作業でのデータ入力に時間を取られている管理担当者の方
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionにページが作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
Notionにページが作成されたら、boxにフォルダを作成するフローです。
Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約して議事録PDFをBoxに保存する
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■注意事項
・Zoom、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
毎週Google Driveの複数ファイルをBoxにアップロードする
試してみる
■概要
「毎週Google Driveの複数ファイルをBoxにアップロードする」ワークフローは、定期的なファイル転送作業を自動化し、手間やミスを減らす業務ワークフローです。
毎週決まった時間にGoogle Drive内の複数のファイルをBoxに自動でアップロードすることで、手動でのファイル移動を省略できます。
これにより、ファイル管理の効率が向上し、チーム全体の生産性向上が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveからBoxへの定期的なファイル転送が必要なビジネスユーザーの方
・手動でのファイルアップロードに時間を取られているチームリーダーの方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を自動化したいと考えているIT担当者の方
・ファイル管理の効率化を図りたい中小企業の経営者の方
■注意事項
・Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
終わりに
ChatworkとBoxを連携することで、Chatworkの投稿内容をもとにBoxにフォルダを作成したり、Boxにアップロードされたファイルの通知を自動でChatworkに送信したりすることが可能になりました！
これにより、<span class=“mark-yellow”>情報の整理やファイル管理を手動で行う手間が削減され、チーム内のスムーズな連携が期待できます。</span>
特に、ChatworkとBoxを日常的に活用している方にとっては、「いちいち手作業で整理するのは面倒…」という課題を解決できるのが大きなメリットではないでしょうか。
業務の自動化を取り入れることで、余計な作業に時間を取られず、本来の業務への集中が見込めます！
Yoomを利用して、この記事で紹介したフローを活用すれば、ChatworkとBoxの連携は簡単に実現可能です。
ぜひ今すぐアカウント登録をして自動化を導入し、よりスムーズな情報管理を実現してください！
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