■概要
Chatworkで案件やプロジェクトに関する連絡を受けた後、都度Boxにフォルダを手作業で作成していませんか？この作業は数が増えると手間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Chatworkへの投稿をトリガーにAIがメッセージ内容を解析し、Boxに自動でフォルダを作成します。定型的なファイル管理業務から解放されるため、よりスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Chatworkでの連絡を基に、手作業でBoxのフォルダを作成している方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ミスを防ぎたい方
- ファイル管理に関する定型業務を自動化し、本来の業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Chatworkへの投稿からフォルダ作成までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイル管理の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるフォルダの作成漏れや、メッセージ内容の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatworkとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChatworkを選択し、「新しいメッセージがルームに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Chatworkの投稿内容からフォルダ名にしたい情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、前段のAI機能で抽出した情報をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のテキスト抽出では、トリガーで取得したChatworkのメッセージ本文を変数として利用し、そこから抽出したい項目（例：案件名、クライアント名など）を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Boxのフォルダ作成では、フォルダ名に固定の文言を入れたり、前段のAI機能で抽出した値を変数として埋め込んだりなど、柔軟な設定ができます。
■注意事項
- Chatwork、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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