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申請承認後の情報共有を効率化するために、コラボフローとMicrosoft Teamsを連携してみませんか？
この記事では、コラボフローの申請が承認された際に、自動的にMicrosoft Teamsに通知する方法をご紹介します。
これにより、確認や通知漏れを減らし、業務の停滞を防ぐことができるでしょう。
さらに、承認結果をすぐに確認できるため、情報伝達がよりスムーズになるでしょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft TeamsとSquareを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう
コラボフローで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
こんな方におすすめ
コラボフローとMicrosoft Teamsの連携メリットと具体例
メリット1:業務の遅延を防ぐ
従来の承認プロセスの場合、手動で承認完了を通知する手間があり、承認者が通知を忘れて遅延が起こることも少なくありません。
しかし、コラボフローとMicrosoft Teamsを連携すると、申請が承認されてすぐにMicrosoft Teamsに通知されます。
たとえば、経理担当者は経費処理をすぐに開始できるため、業務の遅延を未然に防ぐことができるでしょう。
メリット2:情報伝達がスムーズになる
コラボフローからの承認結果をMicrosoft Teamsに自動通知することで、関係者全員が最新の情報を確認できます。
たとえば、見積書を作成して申請した場合、承認プロセスを可視化できるため、誰が承認を行ったか把握できるでしょう。
これにより、チーム全体が承認者を把握できるため、より進捗状況の確認がしやすくなるかもしれません。
その結果、情報の行き違いやズレを防止し、チーム内のやり取りがスムーズになるでしょう。
メリット3:確認や通知漏れを防ぐ
承認通知を手動で行っている場合、通知漏れや見落としが起こる可能性があります。
しかし、コラボフローとMicrosoft Teamsを連携すれば、申請内容が自動で通知されるため、ミスを減らすことができるでしょう。
たとえば、申請者が発注書を申請すると、Microsoft Teamsにすぐに通知され、承認後の内容がチャット内に履歴として残ります。
これにより、過去の記録を確認したい場合でも簡単に遡れるので、トラブルが発生した際も、スムーズに対応できるでしょう。
コラボフローとMicrosoft Teamsを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。
[Yoomとは]
コラボフローとMicrosoft Teamsを連携してできること
コラボフローとMicrosoft TeamsのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報登録や更新作業を自動化できます。これにより、作業時間を短縮し、入力ミスをなくすことで、業務の正確性とスピードを向上させることが可能です。
ここでは、具体的な自動化の事例をいくつかご紹介します。アカウント登録（30秒で完了）後、「試してみる」ボタンをクリックするだけで、すぐにテンプレートを体験できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
コラボフローで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する
コラボフローで申請が承認されると、その情報を自動でMicrosoft Teamsに通知するフローです。承認結果をTeams上で共有できるため、関係者への連絡漏れを防ぎ、次の対応をスムーズに進められます。
コラボフローとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方
今回は「コラボフローで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
Yoomというノーコード連携ツールを使用して、プログラミング不要で誰でも簡単に設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：コラボフロー／Microsoft Teams
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
コラボフローで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
ステップ1:コラボフローとMicrosoft Teamsをマイアプリ登録
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
コラボフローのアプリ連携
コラボフローのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
検索欄を使用してコラボフローを検索するか、アプリ一覧から探してください。
以下の画面が表示されるので、「アカウント名」を任意で設定しましょう。
コラボフローの画面に移動し、右上の「設定マーク」→「システム管理エリア」→「環境設定」→「REST API」→「登録」→「APIキーを発行する」の順でクリックしてください。
Yoomの画面に戻って、「{ユーザーID}/apikey:(APIキー)」の文字列を入力して、BASE64でエンコード化し、アクセストークンを設定しましょう。
BASE64でエンコード化については、こちらを確認してください。
Microsoft Teamsのアプリ連携
下記をご確認ください。
両方のマイアプリ登録が完了したら、コラボフローとMicrosoft Teamsが表示されます。
ステップ2:テンプレートをコピー
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
コラボフローで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更したい場合は、以下のページより変更してください。
コラボフローの設定を行うので、「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックしましょう。
ステップ3:フローの起点となるコラボフローのトリガー設定とその後に続くMicrosoft Teamsのオペレーション設定
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の画面が表示されたら、赤枠内をクリックしてWebhook URLをコピーしてください。
こちらからWebhookの設定方法を確認しましょう。
「アプリ設定」→「経路設定」→「該当する経路を選択」→「Webhook」→「新規登録」
の順でクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定してください。
設定完了後、「保存」をクリックします。
Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行し、Yoom画面で「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次に、Microsoft Teamsの設定を行うので、「チャネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があります。
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があるため、注意しましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の画面が表示されるので、「チームID」を設定してください。
枠内をクリックすると、候補が表示されます。
該当するチームIDを設定しましょう。
次に、「チャネルID」を設定します。
先ほどと同じように候補から選択しましょう。
スクロールし、「メッセージ」を設定してください。
コラボフローのアウトプットを使用して、メッセージを設定します。
アウトプットは赤枠内をクリックすることで、選択できます。
Microsoft Teamsで確認したい承認内容をアウトプットから選択して設定しましょう。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
ステップ4:トリガーボタンをONにして、コラボフローとMicrosoft Teamsの連携動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認してください。
Microsoft Teamsのデータをコラボフローに連携したい場合
今回とは逆にMicrosoft Teamsで発生したイベントをトリガーに、コラボフローへ情報を連携する自動化も可能です。こうした逆方向の連携にご興味がある場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft Teamsの投稿内容をもとにコラボフローにユーザー情報を追加する
Microsoft Teamsの特定のチャネルやチームになされた投稿内容を検知し、その情報をもとにコラボフローに新しいユーザー情報を自動で追加する連携です。
例えば、新しいメンバーの参加報告がMicrosoft Teamsに投稿された際に、その情報を利用してコラボフローのアカウントを自動作成するような場合に活用できます。
手作業によるユーザー登録の手間を省き、登録漏れや入力ミスを防ぎたいときにおすすめです
■概要
「Microsoft Teamsの投稿内容をもとにコラボフローにユーザー情報を追加する」フローを利用すると、Microsoft Teamsでのやり取りから簡単にユーザー情報が反映されます。
手入力の手間が減り、よりスムーズに管理が行えるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを活用して社内の情報共有やコミュニケーションを行っている方
・チームのやりとりや投稿内容を、他の業務ツールに連携して活用したいと考えている方
・ユーザー情報の追加や管理を効率的に行いたい方
・毎回手作業でユーザー情報を入力しているが、業務負担の軽減を図りたい方
・Microsoft Teamsとコラボフローを組み合わせて、仕事の効率向上や自動化を検討している方
■注意事項
・Microsoft Teams、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Teamsで特定条件に合う投稿があったら、コラボフローにユーザー情報を追加する
Microsoft Teamsの投稿の中でも、特定のキーワードや条件に合致するものだけをトリガーとして、コラボフローにユーザー情報を追加する自動化も可能です。
例えば、「新規ユーザー登録依頼」といった特定のフレーズを含む投稿があった場合のみ、その投稿者や関連情報を基にコラボフローのユーザー情報を登録するといった運用ができます。
この連携は、特定条件で処理を分岐させるパターンを活用しているため、関連性の高い情報のみを効率的に処理したいときに便利ですよ。
■概要
「Microsoft Teamsで特定条件に合う投稿があったら、コラボフローにユーザー情報を追加する」ワークフローは、Microsoft Teamsで条件に合う投稿があった際に自動でユーザー情報を登録します。
手動で確認する手間を減らし、スムーズな情報管理に役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを活用して社内コミュニケーションを行っている方
・Microsoft Teams上で特定条件に合致する投稿やイベントへの対応をスピーディに行いたい方
・ユーザー情報を定期的にコラボフローへ追加・反映させたいと考えている方
・Microsoft Teamsの投稿管理を手作業で行っており、抜け漏れや作業負担を感じている方
・部署やプロジェクトごとにユーザー情報の最新化・共有を効率化したい方
■注意事項
・Microsoft Teams、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
コラボフローやMicrosoft TeamsのAPIを使ったその他の自動化例
コラボフローやMicrosoft TeamsのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
コラボフローを活用した自動化例
申請や承認のデータをもとに、他のツールへ自動で情報を連携したり、AI機能を活用して申請内容を整理・分析することで、ワークフロー管理を効率化できます。さらに、承認状況の通知や進捗管理を自動化することで、対応漏れを防ぎ、チーム全体の業務をスムーズに進めることが可能です。
Microsoft Teamsを活用した自動化例
チャットやチャンネルでのやり取りをもとに、他のツールへ自動で情報を共有したり、AI機能を活用して会話内容を整理・要約することで、チーム内の情報管理を効率化できます。さらに、タスク通知や会議のリマインドを自動化することで、連絡漏れを防ぎ、チーム全体の作業をスムーズに進めることが可能です。
まとめ
今回は、コラボフローとMicrosoft Teamsを連携して、承認通知を自動化する方法を解説しました。
これにより、リアルタイムの情報共有が可能になり、業務のミスや遅れを最小限に抑えることができます。
この自動化により、承認プロセスが円滑になり、チーム全体の効率化に役立つかもしれません。
もし業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：コラボフローの申請に添付されたファイルはどうなりますか？
A：
フローに「添付ファイルをダウンロード」を組み込めばファイルの読み込みや添付も可能ですので、お試しください。
Q：この連携はYoomの無料プランで運用し続けられますか？
A：
この連携はフリープランの内容で運用が可能です。プランごとの詳細につきましては以下をご確認ください。
Yoom料金プラン
Q：連携がエラーで止まった場合、どうすれば気づけますか？
A：
連携が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
