Salesforce受注でAsanaプロジェクトを自動作成する
試してみる
■概要
Salesforceで受注が確定した後、手作業でAsanaにプロジェクトを立ち上げる作業に手間を感じていませんか。手作業での情報入力は時間もかかり、転記ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談情報をトリガーとして、Asanaのプロジェクトを自動作成できるため、これらの課題を解消し、スムーズなプロジェクト開始を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとAsanaを連携させ、受注後のプロジェクト管理を効率化したい営業担当者の方
- 手作業によるAsanaのプロジェクト作成に手間を感じており、自動化を検討している方
- 受注からプロジェクト開始までのリードタイムを短縮し、業務の標準化を進めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの商談情報が更新されると自動でAsanaのプロジェクトが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、プロジェクト作成時の入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとSalesforceをYoomと連携します。
- トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：商談のフェーズが「受注」になった場合など）で後続のアクションが実行されるようにします。
- 続いて、オペレーションでAsanaの「プロジェクトを作成」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでYoomのメール送信機能を設定し、関係者にプロジェクト作成完了を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaでプロジェクトを作成するアクションにて、プロジェクト名や担当者などの各項目を、Salesforceから取得した情報や任意の内容で設定してください。
■注意事項
- Salesforce、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
「Asanaでプロジェクトを作成し忘れてしまった…」
「毎回同じような内容でAsanaのプロジェクトを手作業で作成しており、手間がかかる上にミスも発生しやすい…」
このように、Asanaでのプロジェクト作成の手間や抜け漏れに悩んでいませんか？
もし、Asanaと連携したいツールでのデータ追加などをトリガーにして、プロジェクトを自動で作成できる仕組みがあれば、こうした手作業による手間やヒューマンエラーから解放されます。プロジェクトを迅速に立ち上げ、コア業務へ集中可能です！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入してプロジェクト管理をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには様々なSaaSでのアクションをトリガーにAsanaのプロジェクトを自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Salesforce受注でAsanaプロジェクトを自動作成する
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■概要
Salesforceで受注が確定した後、手作業でAsanaにプロジェクトを立ち上げる作業に手間を感じていませんか。手作業での情報入力は時間もかかり、転記ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談情報をトリガーとして、Asanaのプロジェクトを自動作成できるため、これらの課題を解消し、スムーズなプロジェクト開始を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとAsanaを連携させ、受注後のプロジェクト管理を効率化したい営業担当者の方
- 手作業によるAsanaのプロジェクト作成に手間を感じており、自動化を検討している方
- 受注からプロジェクト開始までのリードタイムを短縮し、業務の標準化を進めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの商談情報が更新されると自動でAsanaのプロジェクトが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、プロジェクト作成時の入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとSalesforceをYoomと連携します。
- トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：商談のフェーズが「受注」になった場合など）で後続のアクションが実行されるようにします。
- 続いて、オペレーションでAsanaの「プロジェクトを作成」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでYoomのメール送信機能を設定し、関係者にプロジェクト作成完了を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaでプロジェクトを作成するアクションにて、プロジェクト名や担当者などの各項目を、Salesforceから取得した情報や任意の内容で設定してください。
■注意事項
- Salesforce、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
他ツールと連携してAsanaのプロジェクトを自動作成するフローを作ってみよう
それではここからAsanaへプロジェクトを自動作成する方法をご紹介します。
今回はより代表的な業務例として、Salesforceで商談が受注フェーズになった際に、Asanaにプロジェクトを自動で作成するフローを解説していきます！
このフローを使えば、営業部門と制作・開発部門間の連携がスムーズになり、プロジェクトの迅速な立ち上げが可能になります。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana／Salesforce
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- SalesforceとAsanaのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Salesforceのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Salesforce受注でAsanaプロジェクトを自動作成する
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Salesforceで受注が確定した後、手作業でAsanaにプロジェクトを立ち上げる作業に手間を感じていませんか。手作業での情報入力は時間もかかり、転記ミスの原因にもなりかねません。
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■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとAsanaを連携させ、受注後のプロジェクト管理を効率化したい営業担当者の方
- 手作業によるAsanaのプロジェクト作成に手間を感じており、自動化を検討している方
- 受注からプロジェクト開始までのリードタイムを短縮し、業務の標準化を進めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの商談情報が更新されると自動でAsanaのプロジェクトが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、プロジェクト作成時の入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとSalesforceをYoomと連携します。
- トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：商談のフェーズが「受注」になった場合など）で後続のアクションが実行されるようにします。
- 続いて、オペレーションでAsanaの「プロジェクトを作成」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでYoomのメール送信機能を設定し、関係者にプロジェクト作成完了を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaでプロジェクトを作成するアクションにて、プロジェクト名や担当者などの各項目を、Salesforceから取得した情報や任意の内容で設定してください。
■注意事項
- Salesforce、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：SalesforceとAsanaをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1．Salesforceのマイアプリ連携
【注意】
- Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
- 有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
以下の手順をご参照ください。
2．Asanaのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
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Salesforceで受注が確定した後、手作業でAsanaにプロジェクトを立ち上げる作業に手間を感じていませんか。手作業での情報入力は時間もかかり、転記ミスの原因にもなりかねません。
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■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとAsanaを連携させ、受注後のプロジェクト管理を効率化したい営業担当者の方
- 手作業によるAsanaのプロジェクト作成に手間を感じており、自動化を検討している方
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- Salesforceの商談情報が更新されると自動でAsanaのプロジェクトが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、プロジェクト作成時の入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとSalesforceをYoomと連携します。
- トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：商談のフェーズが「受注」になった場合など）で後続のアクションが実行されるようにします。
- 続いて、オペレーションでAsanaの「プロジェクトを作成」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでYoomのメール送信機能を設定し、関係者にプロジェクト作成完了を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaでプロジェクトを作成するアクションにて、プロジェクト名や担当者などの各項目を、Salesforceから取得した情報や任意の内容で設定してください。
■注意事項
- Salesforce、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Salesforceで商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。まずはこのトリガーの設定を行いましょう。
「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」を選択します。
「タイトル」と「連携するアカウント情報」を確認し、「トリガーアクション」はテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「トリガーの起動間隔」を設定します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「マイドメインURL」を注釈に沿って入力しましょう。
次に連携テストを行います。その際にトリガー条件を満たす必要があるため、テスト用にSalesforceで商談オブジェクトを準備しましょう。
今回は受注が確定した際にフローボットが起動するように設定していくので、フェーズをClosed Wonに設定してくださいね。
以下のように設定しました！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功するとSalesforceに作成したデータが「取得した値」に反映されます。詳しくは以下をご覧ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「保存する」を選択しましょう。
ステップ4：分岐条件を指定する
- 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「分岐する」を選択します。
今回は受注が確定した際にフローボットが起動するように設定するので、分岐条件が「フェーズの値がClosed Wonと等しい」にデフォルトで設定されています。
以下の画像と同じように設定されているか確認して「保存する」を選択しましょう。
なお、この分岐条件は任意で変更可能です。実際の業務に沿った分岐を、ぜひ設定してみてくださいね。
・分岐について
ステップ5：Asanaでプロジェクトを作成する
次に「プロジェクトを作成」を選択します。
「タイトル」と「連携するアカウント情報」を確認し、「アクション」はテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「プロジェクト名」を設定しましょう。
任意の内容、または取得した値を使用して設定してくださいね。今回は以下のように設定しました。
なお、取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
一方で直接テキストを入力した場合は固定値となり、フローが起動する度に同じ名前のプロジェクトのみが作成されるため注意が必要です。
「デフォルトビュー」をカラムから選択しましょう。
「プロジェクトオーナー」と「チームID」を注釈に沿って入力しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
Asanaでプロジェクトが作成されました！
ステップ6：メールを送る
「メールを送る」を選択します。
「タイトル」は任意で変更可能ですが、デフォルトのままでもOKです！
「メール内容」を設定します。
「To」に送信先のメールアドレスを設定してください。
「件名」を設定しましょう。ここでも「取得した値」の使用が可能です！
同様に「本文」も設定しましょう。目的に合わせて内容をカスタマイズしてくださいね。
なお、取得した値を活用せずテキストを直接入力した箇所は固定値のため定型文となります。
設定できたら次に進みましょう。
次に進んだら「メールの送信内容」を確認して「テスト」を行いましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
メールが送信されました！
ステップ7：トリガーをONにする
設定完了です！トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
Asanaを使った自動化例
Asanaでの自動化を導入することで、チームのタスク管理や通知フローが効率化されます。
例えば、タスクの追加・完了に応じて他ツールへ情報を連携することで、業務全体の可視化や進捗共有がスムーズになるはずです！
また、CRMやメールマーケティングツールと連携させることで、営業・サポートの連携強化にも役立ちます。
Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メール通知
試してみる
■概要
Asanaでタスクが完了したら、指定したメールアドレス宛にOutlookで完了の旨をメール通知します。
通知内容や送信先のメールアドレスは自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
・Asana、Outlookそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Asanaでタスクが登録されたら、Miroにカードを作成する
試してみる
■概要
Asanaで新しいタスクを管理する際、関連するアイデアや情報をMiroのボードに手動で転記していませんか？
この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが登録されると自動でMiroにカードが作成されるため、こうした手間を解消し、プロジェクトの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaのタスク情報を手作業でMiroのボードに転記しているプロジェクト管理担当者の方
- AsanaとMiroを使ったチームでの情報共有の二度手間をなくしたいと考えているチームリーダーの方
- タスク管理とブレインストーミングのプロセスを連携させ、業務効率を改善したいすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると自動でMiroにカードが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、タスク名の誤入力や詳細の記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとMiroをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMiroの「ボードにカードを作成」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を基にカードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、通知のきっかけとしたい任意のワークスペースID、プロジェクトIDを設定してください。
- Miroでカードを作成するアクションでは、対象となるボードIDを指定し、カードのタイトルや説明欄にAsanaから取得したどの情報を記載するかを任意で設定できます。
■注意事項
- AsanaとMiroのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらSlackにメッセージを送付
試してみる
■概要
Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、Slackの指定したチャンネルにその情報を自動で送信します。
Slackの送信先のチャンネルやメッセージのカスタマイズが可能です。
■設定方法
・Asana、SlackそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・Asanaの「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というトリガーで、プロジェクトを指定してください。
・Slackの「チャンネルにメッセージを送る」というオペレーションで、送信先のチャンネルやメッセージ内容の設定を行ってください。
■注意事項
・Asana、Slackそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルIDやメッセージ内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
Asanaのプロジェクトに特定のタスクが追加されたら、Zendeskでチケットを追加する
試してみる
■概要
Asanaでプロジェクト管理を行いながら、顧客からの問い合わせ対応にZendeskを利用している場合、Asanaのタスク情報をZendeskへ手作業で転記する手間が発生していませんか？
このワークフローを活用すれば、Asanaの特定プロジェクトにタスクが追加されたことをトリガーに、Zendeskへ自動でチケットを作成できます。ZendeskとAsanaの連携を自動化することで、転記の手間を省き、よりスムーズなタスク管理と顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとZendeskを併用し、タスクとチケットの手動連携に課題を感じている方
- カスタマーサポートと開発チーム間で、スムーズな情報共有を実現したいマネージャーの方
- Asanaのタスクを起点としたZendeskでの顧客対応を効率化したい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると自動でZendeskのチケットが作成されるため、手作業での転記やツール間の移動に費やしていた時間を削減できます
- 手作業による情報の転記ミスやチケットの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、より正確で迅速な顧客対応の実現に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとZendeskをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるように設定します
- 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」アクションを設定し、Asanaから取得した情報をもとにチケットを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、連携の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください
- 分岐条件の設定では、Asanaタスクの担当者や特定のキーワードなど、前段のトリガーで取得した情報をもとに条件を自由にカスタマイズできます
- Zendeskでチケットを作成するアクションでは、Asanaのタスク名や詳細情報などを引用し、チケットの件名や本文などを任意に設定できます
■注意事項
- Asana、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Asanaに新しいタスクが追加されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Asanaでタスクを管理し、その内容をGoogle スプレッドシートに転記して進捗管理表などを作成する際、手作業による二重入力に手間を感じていないでしょうか。また、手作業での転記は入力ミスや更新漏れの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加された際に、指定したGoogle スプレッドシートへ自動で情報を追加し、タスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle スプレッドシートを併用してタスク管理を行っている方
- タスク情報の二重入力や転記作業に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
- 手作業による入力ミスや更新漏れをなくし、データの正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけで、Google スプレッドシートに自動で情報が追記されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な情報に基づいた管理が可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定することで、Asanaで作成されたタスク情報がスプレッドシートに自動で追加されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、Asanaから取得したタスク名や担当者、期日といった情報を、スプレッドシートのどの列に追加するかを任意で設定できます。
- 例えば、「A列にタスク名」「B列に担当者名」のように、管理したい項目に合わせて出力内容を柔軟にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成する
試してみる
■概要
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクト管理チーム
・Asanaでのタスク管理とTodoistでのタスク管理をシームレスに連携させたいチーム
・タスク追加に伴うTodoistでのフォローアップを自動化したいチーム
2.営業部門
・Asanaで発生するタスクに対して迅速にTodoistで対応を管理したいチーム
・タスクの進捗をTodoistでトラッキングし、顧客対応を強化したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・AsanaでのサポートタスクをTodoistのタスクとして自動的に管理し、迅速な対応を行いたいチーム
・顧客からの問い合わせや問題をAsanaのタスクとして管理し、そのままTodoistでタスク化したいチーム
4.マーケティング部門
・AsanaのプロジェクトタスクをTodoistのタスクとして連携させ、マーケティングキャンペーンのフォローアップを強化したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・タスクの自動同期により、手動でのタスク登録の手間を省くことができ、業務効率の改善に繋がります。
・Asanaで作成されたタスクをTodoistで共有することで、チームメンバー全員がタスクの進捗状況を把握しやすくなります。
・チームでのタスク管理だけでなく、個人でのタスク管理にも活用することもできます。
■注意事項
・Asana、TodoistのそれぞれとYoomを連携させてください。
HubSpotで新しい取引が作成されたら、Asanaにプロジェクトを作成しタスクを追加する
試してみる
■概要
HubSpotで新しい取引が作成されるたびに、Asanaで手動でプロジェクトを立ち上げ、タスクを割り振る作業に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、HubSpotでの取引作成をきっかけに、Asanaのプロジェクト作成からタスク追加までの一連の工程管理を自動化できます。手作業による転記ミスや対応漏れを防ぎ、スムーズな案件進行を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとAsanaを連携させ、案件の工程管理を自動化したいと考えている方
- 取引発生後のプロジェクト作成やタスク割り振りの手作業に課題を感じている方
- 営業部門とプロジェクトチーム間のスムーズな情報連携を実現したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotに取引が作成されるとAsanaのプロジェクトが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた工程管理の準備時間を短縮することができます
- 手作業による情報転記が不要になるため、プロジェクト名の間違いやタスクの追加漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報連携が可能です
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとHubSpotをYoomと連携する
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションでAsanaの「プロジェクトを作成」アクションを設定し、HubSpotの取引情報を元にプロジェクトを作成する
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、作成したプロジェクト内に必要なタスクを追加する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaの「プロジェクトを作成」オペレーションでは、プロジェクトを作成するチームを任意のチームIDで指定できます。これにより、部署や案件種別ごとに適切なチームへ自動で割り振ることが可能です
- Asanaの「タスクを追加」オペレーションでは、タスクを追加するセクションを任意のセクションIDで指定できます。これにより、あらかじめ設定した工程管理のセクションへタスクを自動で追加できます
■注意事項
- HubSpot、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Mailchimpでメールが開封されたら、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
メールキャンペーンの成果を高めるには、開封してくれた見込み顧客への迅速なフォローアップが欠かせません。
しかし、開封者のリストアップからタスク登録までを手作業で行うのは手間がかかり、対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Mailchimpでのメール開封をきっかけにAsanaへ自動でタスクが追加されるため、APIを利用した連携のように、スムーズで確実なフォローアップ体制を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Mailchimpを使ったキャンペーンの成果を最大化したいマーケティング担当者の方
- メール開封者へのアプローチを手作業で行っており、対応漏れや遅れに課題を感じている方
- API連携などを活用して、手動でのタスク管理を効率化したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Mailchimpでメールが開封されると自動でタスクが作成されるため、手作業によるタイムラグがなくなり、迅速なアプローチが可能になります
- 手動でのタスク登録時に発生しがちな、対応漏れや担当者の割り当てミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なフォローアップを実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、MailchimpとAsanaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMailchimpを選択し、「メールが開封されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでMailchimpの「コンタクト情報を取得」アクションを設定し、開封者の情報を取得します
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、取得した情報をもとに担当者へタスクを割り当てます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Mailchimpのトリガー設定では、アクションを起動させたい対象のキャンペーンIDやオーディエンスIDを任意で設定してください
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、タスクを作成したいプロジェクトIDやセクションIDを任意で設定してください
■注意事項
- Mailchimp、メールが開封されたらのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォーム回答をOpenAIで分析し、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
フォームから寄せられる問い合わせやフィードバックを、手作業で確認しタスク管理ツールに転記する作業は手間がかかるものです。このワークフローは、フォームへの回答をトリガーに、その内容をOpenAIで自動的に分析・要約し、結果をAsanaのタスクとして追加します。OpenAIとAsanaを連携させることで、これまで手動で行っていた一連の作業を自動化し、対応漏れの防止や迅速なアクションにつなげることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせ内容を、効率的に分析・管理したいと考えている方
- OpenAIとAsanaを活用して、タスク起票のプロセスを自動化したい方
- 手作業での情報転記による、タスクの作成漏れや内容の誤りをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答後の分析からAsanaへのタスク追加までが自動化されるため、一連の対応に費やしていた時間を短縮できます
- 手動での転記作業がなくなることで、タスクの作成漏れや内容の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、OpenAIとAsanaをYoomと連携します
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を設定し、フォームに回答が送信されたらフローが起動するようにします
- 次に、オペレーションでOpenAIの「テキストの生成（Chat completion）」アクションを選択し、フォームの回答内容を要約・分析するよう設定します
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、前のステップでOpenAIが生成したテキスト情報をもとにタスクを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーは、テキストボックスや選択式など、用途に合わせて任意の項目や回答種別を設定できます
- OpenAIに指示を出すプロンプトは自由にカスタマイズが可能なため、回答の要約だけでなく、緊急度の判定や内容の分類といった処理も実行できます
- Asanaでタスクを追加するプロジェクトやセクションは任意で指定してください。また、タスクの担当者や期限、詳細情報には、フォームの回答内容やOpenAIの分析結果といった値を動的に埋め込むことが可能です
■注意事項
- OpenAI、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらNotionに追加
試してみる
■概要
Asanaでタスク管理を行い、Notionでプロジェクト情報を集約している場合、双方への情報入力や転記作業に手間を感じていないでしょうか。この手作業は時間を要するだけでなく、入力漏れやミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると、自動でNotionのデータベースに情報が連携されるため、タスク管理と情報集約の連携をスムーズにし、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとNotionを併用しており、タスク情報の二重入力に手間を感じている方
- 手作業による情報転記での入力漏れやミスをなくしたいプロジェクト担当者の方
- チーム内のタスク共有と情報の一元管理をより効率的に行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけでNotionへ自動で情報が連携されるため、これまで手作業に費やしていた転記の時間を短縮することができます
- 手作業で起こりがちな入力間違いや、重要なタスク情報の転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとNotionをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、対象のプロジェクトを指定します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、Asanaから取得したタスク情報を任意のデータベースに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionへレコードを追加する際に、どのデータベースを対象にするか任意で設定が可能です
- Notionの各項目には、Asanaから取得したタスク名や期日といった値を埋め込むだけでなく、任意のテキストを固定値として入力することもできます
■注意事項
- Asana、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
SalesforceとAsanaの連携を自動化することで、これまで営業担当者やプロジェクトマネージャーが手作業で行っていた、受注後のプロジェクト作成業務を効率化可能です。
これにより、プロジェクトの立ち上げが迅速化されます。情報転記ミスやタスク設定の抜け漏れといったヒューマンエラーも防げるため、顧客への価値提供をスムーズに開始できるはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
よくあるご質問
Q：連携が失敗した場合の通知や対処法は？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：新しくプロジェクトを作成するのではなく、Asanaの既存プロジェクトにタスクを追加することもできますか？
A：はい、可能です！Asanaでプロジェクトを作成するのではなく、既存プロジェクトにタスクを追加したい場合は、以下のように行います！
フローボットでAsanaの「プロジェクトを作成」アクションを削除します。
「値と等しい Closed Won」直下にある「+」をクリックし、Asanaを検索して「タスクを追加」を選択しましょう。
Q：分岐条件をより細かく設定できますか？
A：はい、可能です。今回の「Salesforce受注でAsanaプロジェクトを自動作成する」フローでは、「商談フェーズが受注になったら」という条件のみですが、例えば、「特定の金額以上の商談のみ」といった条件を追加することも可能です。
分岐設定について、詳細は以下をご覧ください。
