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「Asanaでプロジェクトを作成し忘れてしまった…」
「毎回同じような内容でAsanaのプロジェクトを手作業で作成しており、手間がかかる上にミスも発生しやすい…」
このように、Asanaでのプロジェクト作成の手間や抜け漏れに悩んでいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Asanaと連携したいツールでのデータ追加などをトリガーにして、プロジェクトを自動で作成できる仕組み</span>があれば、こうした手作業による手間やヒューマンエラーから解放されます。プロジェクトを迅速に立ち上げ、コア業務へ集中可能です！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入してプロジェクト管理をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">様々なSaaSでのアクションをトリガーにAsanaのプロジェクトを自動作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここからAsanaへプロジェクトを自動作成する方法をご紹介します。
今回はより代表的な業務例として、Salesforceで商談が受注フェーズになった際に、Asanaにプロジェクトを自動で作成するフローを解説していきます！
このフローを使えば、営業部門と制作・開発部門間の連携がスムーズになり、プロジェクトの迅速な立ち上げが可能になります。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana／Salesforce
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【注意】
以下の手順をご参照ください。
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。まずはこのトリガーの設定を行いましょう。
「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」を選択します。
「タイトル」と「連携するアカウント情報」を確認し、「トリガーアクション」はテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「トリガーの起動間隔」を設定します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「マイドメインURL」を注釈に沿って入力しましょう。
次に連携テストを行います。その際にトリガー条件を満たす必要があるため、テスト用にSalesforceで商談オブジェクトを準備しましょう。
今回は受注が確定した際にフローボットが起動するように設定していくので、フェーズをClosed Wonに設定してくださいね。
以下のように設定しました！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功するとSalesforceに作成したデータが「取得した値」に反映されます。詳しくは以下をご覧ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「保存する」を選択しましょう。
「分岐する」を選択します。
今回は受注が確定した際にフローボットが起動するように設定するので、分岐条件が「フェーズの値がClosed Wonと等しい」にデフォルトで設定されています。
以下の画像と同じように設定されているか確認して「保存する」を選択しましょう。
なお、この分岐条件は任意で変更可能です。実際の業務に沿った分岐を、ぜひ設定してみてくださいね。
次に「プロジェクトを作成」を選択します。
「タイトル」と「連携するアカウント情報」を確認し、「アクション」はテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「プロジェクト名」を設定しましょう。
任意の内容、または取得した値を使用して設定してくださいね。今回は以下のように設定しました。
なお、取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
一方で直接テキストを入力した場合は固定値となり、フローが起動する度に同じ名前のプロジェクトのみが作成されるため注意が必要です。
「デフォルトビュー」をカラムから選択しましょう。
「プロジェクトオーナー」と「チームID」を注釈に沿って入力しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
Asanaでプロジェクトが作成されました！
「メールを送る」を選択します。
「タイトル」は任意で変更可能ですが、デフォルトのままでもOKです！
「メール内容」を設定します。
「To」に送信先のメールアドレスを設定してください。
「件名」を設定しましょう。ここでも「取得した値」の使用が可能です！
同様に「本文」も設定しましょう。目的に合わせて内容をカスタマイズしてくださいね。
なお、取得した値を活用せずテキストを直接入力した箇所は固定値のため定型文となります。
設定できたら次に進みましょう。
次に進んだら「メールの送信内容」を確認して「テスト」を行いましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
メールが送信されました！
設定完了です！トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
Asanaでの自動化を導入することで、チームのタスク管理や通知フローが効率化されます。
例えば、タスクの追加・完了に応じて他ツールへ情報を連携することで、業務全体の可視化や進捗共有がスムーズになるはずです！
また、CRMやメールマーケティングツールと連携させることで、営業・サポートの連携強化にも役立ちます。
SalesforceとAsanaの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで営業担当者やプロジェクトマネージャーが手作業で行っていた、受注後のプロジェクト作成業務を効率化可能です。</span>
これにより、プロジェクトの立ち上げが迅速化されます。情報転記ミスやタスク設定の抜け漏れといったヒューマンエラーも防げるため、顧客への価値提供をスムーズに開始できるはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
Q：連携が失敗した場合の通知や対処法は？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：新しくプロジェクトを作成するのではなく、Asanaの既存プロジェクトにタスクを追加することもできますか？
A：はい、可能です！Asanaでプロジェクトを作成するのではなく、既存プロジェクトにタスクを追加したい場合は、以下のように行います！
フローボットでAsanaの「プロジェクトを作成」アクションを削除します。
「値と等しい Closed Won」直下にある「+」をクリックし、Asanaを検索して「タスクを追加」を選択しましょう。
Q：分岐条件をより細かく設定できますか？
A：はい、可能です。今回の「Salesforce受注でAsanaプロジェクトを自動作成する」フローでは、「商談フェーズが受注になったら」という条件のみですが、例えば、「特定の金額以上の商談のみ」といった条件を追加することも可能です。
分岐設定について、詳細は以下をご覧ください。
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