【ノーコードで実現】データベースの情報を基に様々な書類を自動で作成する方法

「Notionにまとめた情報を、毎回手作業で議事録や報告書に転記している…」

「定型的な書類作成に時間を取られて、他の業務が進まない…」

このように、繰り返し発生する書類作成業務に、手間や非効率さを感じていませんか？

もし、Notionのデータベースに情報が追加されたら自動で議事録を作成したり、Google スプレッドシートの情報を基に請求書を自動で生成したりできる仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放されます。

さらにより創造的なコア業務に集中する時間を確保できるでしょう！

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomにはデータベースの情報をもとに書類を作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。

「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Notionで会議内容が記録されたら、Googleドキュメントで議事録を作成する

試してみる

---

■概要
Notionに会議メモを記録した後にGoogleドキュメントで清書して議事録を作成する際、手作業での転記に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースで会議内容が記録されると、その情報を基にGoogleドキュメントで議事録を自動で作成できます。
定型的なドキュメント作成の時間を削減できるため、コア業務へ注力する時間を増やすことにもつながるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・NotionとGoogleドキュメントで議事録を作成・管理している方
・会議後の情報共有やドキュメント作成の効率化を検討している方
・定型的なドキュメント作成業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■注意事項
・Notion、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

データベースやストレージの情報から書類を自動作成する方法

普段お使いのデータベースやストレージサービスに保存された情報を活用して、様々な書類の作成を自動化する方法を、具体的なテンプレートを交えてご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

データベース/CRMサービスの情報を基に書類を作成する

NotionやGoogle スプレッドシートといったデータベースサービスの情報を起点として、議事録や各種書類を自動で作成することができるので、これまで手作業で行っていた情報の転記作業がなくなり、作成ミスや手間の削減に繋がります！

Notionで会議内容が記録されたら、Googleドキュメントで議事録を作成する

試してみる

---

■概要
Notionに会議メモを記録した後にGoogleドキュメントで清書して議事録を作成する際、手作業での転記に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースで会議内容が記録されると、その情報を基にGoogleドキュメントで議事録を自動で作成できます。
定型的なドキュメント作成の時間を削減できるため、コア業務へ注力する時間を増やすことにもつながるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・NotionとGoogleドキュメントで議事録を作成・管理している方
・会議後の情報共有やドキュメント作成の効率化を検討している方
・定型的なドキュメント作成業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■注意事項
・Notion、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

指定の日時になったら、Google スプレッドシートでレコードを取得して書類を作成する

試してみる

---

■概要
毎月の請求書や定期的な報告書など、決まったフォーマットの書類作成に手間を感じていませんか。Google スプレッドシートのデータを手作業で転記していると、時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時をきっかけに、Google スプレッドシートの情報を元にした書類作成を自動化することが可能です。定型的な書類作成業務から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートのデータをもとに、定期的な書類作成を手作業で行っている方
・請求書や報告書などの書類作成業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
・バックオフィス業務の効率化を目指し、書類作成の自動化を検討している担当者の方

■注意事項
・Google スプレッドシート、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

ストレージサービス上のファイルを基に書類を作成し通知する

Google Driveなどのストレージサービスに特定のファイルが作成されたことをトリガーに、ファイルを別形式のドキュメントに変換してSlackなどのチャットツールに通知することもできます。

そのため、ファイル形式の変換から関係者への共有までの一連の流れをスムーズに自動化することが可能です。

Google Driveの特定フォルダに作成されたPDFファイルをGoogleドキュメントに変換して、Slackで通知する

試してみる

---

■概要
日々の業務で発生するPDF資料をテキスト化したり、チームに共有したりする作業に手間を感じていませんか？手作業でのファイル変換や通知は時間がかかるだけでなく、対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが追加されるだけで、Googleドキュメントへの変換からSlackでの通知までが完了するため、こうした書類作成に関わる業務をスムーズに自動化できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとSlackを連携させ、手作業での書類共有に手間を感じている方
・PDFで受け取った書類の内容を再利用するため、変換作業を効率化したい方
・書類作成からチームへの情報共有まで、一連の業務フローの自動化を検討している方

■注意事項
・Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Notionの情報を基に議事録を自動作成するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Notionで会議内容が記録された際に、その情報を基にGoogle ドキュメントで議事録を自動で作成するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Notion／Google ドキュメント

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• NotionとGoogle ドキュメントのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Notionのトリガー設定と分岐の設定
• Notionのレコード取得とGoogle ドキュメントのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Notionで会議内容が記録されたら、Googleドキュメントで議事録を作成する

試してみる

---

■概要
Notionに会議メモを記録した後にGoogleドキュメントで清書して議事録を作成する際、手作業での転記に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースで会議内容が記録されると、その情報を基にGoogleドキュメントで議事録を自動で作成できます。
定型的なドキュメント作成の時間を削減できるため、コア業務へ注力する時間を増やすことにもつながるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・NotionとGoogleドキュメントで議事録を作成・管理している方
・会議後の情報共有やドキュメント作成の効率化を検討している方
・定型的なドキュメント作成業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■注意事項
・Notion、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

ステップ1：NotionとGoogle ドキュメントをマイアプリ連携

1．Notionのマイアプリ連携

まず、事前準備としてNotion上にデータベースを作成しておきましょう。

ここで作成したデータベースに、最後のステップでレコードが追加されます。

データベースはこのとき作成しておかなかった場合、後述するアクセス許可画面に表示されないため注意が必要です。

2．Google ドキュメントのマイアプリ連携

新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでGoogle ドキュメントと検索し、対象アプリをクリックしてください。

「Sign in with Google」をクリックします。

Googleアカウントの選択画面が表示されるので、連携したいアカウントをクリックしてください。

選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。

アクセス権限の確認画面が表示されるので、「続行」をクリックして連携を完了させましょう。

以上でマイアプリ登録は完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。

以下バナーの「試してみる」をクリックします。

Notionで会議内容が記録されたら、Googleドキュメントで議事録を作成する

試してみる

---

■概要
Notionに会議メモを記録した後にGoogleドキュメントで清書して議事録を作成する際、手作業での転記に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースで会議内容が記録されると、その情報を基にGoogleドキュメントで議事録を自動で作成できます。
定型的なドキュメント作成の時間を削減できるため、コア業務へ注力する時間を増やすことにもつながるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・NotionとGoogleドキュメントで議事録を作成・管理している方
・会議後の情報共有やドキュメント作成の効率化を検討している方
・定型的なドキュメント作成業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■注意事項
・Notion、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3： Notionのトリガー設定

それでは、ここから設定を進めていきましょう。

「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックします。

アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Notionと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。

Notion上に会議内容のページ（レコード）を作成しておきましょう。

今回はテスト用に下記の内容で作成しました。

Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。

指定した間隔でNotionをチェックし、トリガーとなるアクション（今回は特定のデータベースのページが作成されたこと）を検知すると、フローボットが自動で起動します。

トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。

ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。

なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

データベースID
注釈に沿って入力してください。

データベースIDの確認方法などは、以下のヘルプページをご確認ください。

• Notionの各IDに関するよくあるエラーと確認方法

入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。

テストに成功すると、Notionで新たに作成されたページ（レコード）に関する情報が一覧で表示されます。

以下の画像の取得した値は後続のステップで利用可能です。

※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。

内容を確認し、「完了」をクリックします。

ステップ4： 分岐の設定

続いて、Notionから取得した新しいページの作成日時に応じてフローを分岐させる設定を行いましょう。
「コマンドオペレーション」をクリックします。

※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

• 料金プランについて

分岐の設定方法については、以下のヘルプページをご確認ください。

• 「分岐」の設定方法

以下の画面では基本的に内容を確認するだけでOKです。
オペレーション

「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」が選択されていることを確認してください。

取得した値

「作成日時」が選択されていることを確認してください。

今回のフローでは、Notionのトリガーとして「特定のデータベースのページが作成・更新されたとき」にフローが起動します。

分岐条件を設定しないままだと、既存ページの更新時にもトリガーが作動してしまい、意図しない処理が実行される可能性があります。

そこで、Notionの「作成日時」と「最終更新日時」が一致していることを分岐条件として指定します。

この条件により、新しくページが作成されたときにのみフローが起動し、既存ページの更新では動作しないように制御できます。

分岐条件

「作成日時」「値と等しい」が選択されていることを確認しましょう。

右の値には「最終更新日時」を指定します。

最終更新日時はデフォルトで設定されていますが、誤って消してしまった場合などは、画像のとおり入力欄をクリックすると前のステップでNotionから取得した値が表示されます。
その中から「最終更新日時」を選択してください。

取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。

設定が完了したら、「完了」をクリックします。

ステップ5： Notionのアクション設定

続いて、トリガーで取得したNotionの新規ページのレコードを取得する設定を行いましょう。
「レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。

アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Notionと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。

データベースID
連携するデータベースを設定します。

入力欄をクリックすると、連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、トリガーのステップでテスト用に作成したデータベースを選択しましょう。

設定が完了したら「次へ」をクリックします。

取得したいレコードの条件

デフォルトで「レコードID」「等しい」という条件が設定されています。

右側の入力欄をクリックすると、トリガーのステップでNotionから取得した値が表示されるので、その中から「オブジェクトID」を選択してください。（トリガーで作成されたレコードと一致するデータを取得できるようになります。）
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。

入力が完了したら、設定した条件に基づいて該当するレコードが正しく取得できるかを確認するため、「テスト」をクリックしましょう。

テストが成功すると、Notionから取得したレコードの内容が一覧で表示されます。

以下の取得した値をもとに、この後のステップで議事録の作成が可能です。

内容を確認し、「完了」をクリックします。

ステップ6： Google ドキュメントで議事録を作成

いよいよ最後のステップです！
前のステップで取得した値を利用して、Google ドキュメントで書類を発行しましょう。

「書類を発行する」をクリックします。

アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google ドキュメントと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。

事前準備としてGoogle ドキュメントで雛形書類を作成しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。

設定方法については、以下のヘルプページから「雛形書類を準備する」項目をご参照ください。

• 「書類を発行する」の設定方法

連携させる雛形書類を設定します。

ドキュメントのファイルID

入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。

（事前準備で設定した雛形書類を設定してください。）

格納先のGoogle DriveフォルダID

この後、書類発行テストを行うと実際に書類が発行されますので、保存先となるGoogle DriveのフォルダIDを設定しましょう。

こちらも入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択してください。

出力ファイル名

発行する書類のファイル名を設定しましょう。

入力欄をクリックすると、前のステップでNotionから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。

取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。

以下の画像のとおり、任意のテキストと組み合わせて自由に内容をカスタマイズすることも可能です。（テキスト入力部分は固定値となります）

設定が完了したら「次へ」をクリックします。

続いて、置換条件の設定を行いましょう。

設定方法については、以下のヘルプページから「書類を発行する」オペレーションを設定する項目をご参照ください。

• 「書類を発行する」の設定方法

置換対象の文字列には、雛形書類として設定したGoogle ドキュメントから各項目名が表示されます。

置換後の文字列欄をクリックすると前のステップでNotionから取得した値が表示されるので、選択して入力してください。

各項目について設定が完了したら、「テスト」をクリックして設定した内容で書類が発行されるか確認しましょう。

テストが成功すると、指定したGoogle Driveのフォルダ内にファイルが作成されているはずです。

ファイルを開き、設定した各項目の内容が正しく反映されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり作成されていました！

問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！

ステップ7： トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。

トリガーをONにすることで、Notionのデータベースにページが作成されたタイミングで、指定したGoogle ドキュメントに議事録が自動で作成されるようになります。

実際にNotionでページを新規作成し、Google ドキュメント側に議事録が正しく生成されるかを確認してみましょう。

Notionを使った自動化例

業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。

ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！

Notionで請求書情報が登録されたらfreee請求書で請求書を作成し、Gmailで送信する

試してみる

---

■概要
「Notionで請求書情報が登録されたらfreee請求書で請求書を作成し、Gmailで送信する」ワークフローは、請求業務の手間を軽減し、効率的な処理を実現します。
Notionで入力された請求情報が自動的にfreee請求書に転送され、請求書が作成された後、Gmailを通じて自動的に顧客へ送信されます。

■このテンプレートをおすすめする方
・請求業務に多くの時間を割いている経理担当者の方
・Notionとfreee請求書を既に活用しており、業務の自動化を検討している方
・請求書の作成から送信までのプロセスを効率化したいビジネスオーナー
・手動での請求書処理に伴うミスを減らしたい企業の管理者
複数のクライアントに対して効率的に請求書を送信したい営業担当者

■注意事項
・Notion、freee請求書、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691

詳細を見る 試してみる

Notionデータベースの情報でGoogle ドキュメントで見積書を作成し、Outlookでメールを送信する

試してみる

---

■概要
Notionデータベースの情報でGoogle ドキュメントで見積書を作成し、Outlookでメールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。‍

■このテンプレートをおすすめする方‍
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商談に関する情報を登録している方
・見積書作成のためのデータの管理を行う方‍

2.Google ドキュメントを業務に活用している企業
・帳票の雛形を作成し、業務に活用している方‍

3.Outlookを主なコミュニケーションツールとして活用している企業
・顧客企業との情報伝達手段に活用している方‍

■注意事項‍
・Notion、Google ドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

詳細を見る 試してみる

Notionデータベースの情報を用いて、ContractS CLMで契約書を作成して送付する

試してみる

---

Notionデータベースの情報を用いて、ContractS CLMで契約書を作成して送付するフローです。

詳細を見る 試してみる

Salesforceの取引先情報から契約書を発行し、Notionに格納する

試してみる

---

■概要
「Salesforceの取引先情報から契約書を発行し、Notionに格納する」フローは、営業業務における契約書作成と情報管理をスムーズに行う業務ワークフローです。
Salesforceで管理されている取引先データを活用し、自動的に契約書を生成します。
さらに、その契約書をNotionに整理・保存することで、情報の一元管理が実現します。
手動でのデータ入力や書類管理の手間を省き、効率的な業務運営をサポートします。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用して取引先情報を管理している営業担当者の方
・契約書の作成や管理に手間を感じている中小企業の経営者
・Notionを使用して情報を整理・共有しているチームリーダー
・業務の自動化を推進し、効率化を図りたいIT担当者
・契約プロセスの標準化を目指している法務部門の方

■注意事項
・Salesforce、Google ドキュメント、One DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

詳細を見る 試してみる

Google Meetの会議を自動で文字起こしし、議事録をNotionに追加する

試してみる

---

■概要
Google Meetでの会議後、録画データを聞き返しながら手作業で文字起こしを行い、議事録を作成してNotionに転記する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーとして、音声の文字起こしから要約の作成、Notionへの議事録追加までの一連のプロセスを自動化し、これらの定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetでの会議が多く、議事録作成の工数を削減したいと考えている方
・Notionで議事録を管理しており、情報の転記作業の手間を省きたい方
・会議内容の記録や共有の精度とスピードを高めたいプロジェクトマネージャーの方

■注意事項‍
・Googleスプレッドシート、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

詳細を見る 試してみる

Notionでページが作成されたら、PDFを発行してBoxに格納する

試してみる

---

■概要
「Notionでページが作成されたら、PDFを発行してBoxに格納する」ワークフローを利用すると、Notionでのページ作成が簡単になります。
PDF化してBoxに自動で格納するため、手間を省けます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを使ってアイデアやプロジェクトを管理している方
・Notionで作成したページをPDF形式で保存したいと考えている方
・ページを迅速にPDF形式に変換し、すぐに共有したい方
・クラウドストレージサービスとしてBoxを利用している企業
・Boxを使ってデータを一元管理し、手動でのアップロード作業を省きたい方
・データのバックアップを自動的に行うことで、効率的な業務フローを実現したい方

■注意事項
・Notion、Box、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

フォームの回答をもとにAIでマニュアル作成し、Notionにレコードを追加する

試してみる

---

■概要
「フォームの回答をもとにAIでマニュアル作成し、Notionにレコードを追加する」ワークフローは、業務マニュアルの作成と情報管理を効率化するための自動化プロセスです。
日々の業務で収集するフォームの回答を活用して、AIが自動的に分かりやすいマニュアルを生成します。
さらに、そのマニュアルをNotionにレコードとして追加することで、チーム全体での情報共有がスムーズに行えます。
これにより、手作業でのマニュアル作成やデータ入力の手間を大幅に削減し、業務の標準化と効率化を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・フォームから収集するデータを活用して、迅速にマニュアルを作成したい方
・AIを活用してマニュアル作成の自動化を図りたい業務担当者
・Notionを利用してチーム内での情報共有を強化したいプロジェクトマネージャー
・手作業によるマニュアル作成に時間を取られ、業務の効率化を目指している経営者
・定期的に更新が必要なマニュアルを持ち、最新情報を常に反映させたい組織
・複数のSaaSアプリを連携させ、業務フローを一元管理したいIT担当者
・マニュアルの質を向上させ、従業員の理解度を高めたい研修担当者

■注意事項
・NotionとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

Notionにページが作成されたら、発注書を自動作成してDropboxに格納する

試してみる

---

■概要
「Notionにページが作成されたら、発注書を自動作成してDropboxに格納する」ワークフローを利用すると、ページ作成時に発注書が自動生成されます。
手作業でのファイル登録が不要になり、管理がしやすくなります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを利用して業務情報やデータの管理を行っている方
・発注書の作成業務が煩雑で、効率化したいと感じている方
・業務フローの中で、発注書の格納や管理をスピーディに行いたい方
・Dropboxをファイル管理やドキュメントの共有に活用している方
・Notionに登録された内容に基づいて、発注書を正確かつ迅速に生成したい方
・書類作成や格納の手間やミスを減らして、全体の事務作業を効率化したい方
・バックオフィス業務を自動化し、よりコア業務に注力したいと考えている方

■注意事項
・NotionとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

指定した日付になったらNotionのレコードを取得し、DocuSignで契約書を一括送信する

試してみる

---

■概要  
「指定した日付になったらNotionのレコードを取得し、DocuSignで契約書を一括送信する」ワークフローは、契約書の送信作業を自動化し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
指定日になるとNotionから必要なデータを取得し、DocuSignを活用して複数の契約書を一括で送信。
手動作業の手間を減らし、正確かつ迅速な契約プロセスを実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで契約データを管理しているビジネス担当者
・DocuSignを使用して契約書の電子化を進めたいIT担当者
・多数の契約書を効率的に送信したい営業チーム契約プロセスの自動化を通じて業務改善を目指す経営者
・手動での契約書送信に時間を取られている事務担当者

■注意事項
・NotionとDocuSignのそれぞれをYoomと連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Notionでステータスが更新されたらfreee請求書で請求書を作成する

試してみる

---

Notionでステータスが更新されたらfreee請求書で請求書を作成するフローです。

詳細を見る 試してみる

まとめ

Notionをはじめとするデータベースの情報と連携して書類作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報の転記やフォーマットへの入力といった手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。

これにより、定型的ながらも重要な書類作成業務から解放され、企画立案や分析といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：Google ドキュメント以外のツールでも書類は作れますか？

A：

はい、可能です。

フローボット内のアクションを変更することで、Google ドキュメント以外の書類も作成できます。

フローボット内で設定されているGoogle ドキュメントの「書類を発行する」アクションを削除し、代わりに書類発行のオペレーションでGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excelなど、目的のアプリを選択してください。

• 「書類を発行する」の設定方法

その後、各アプリに応じた項目設定を行うことで、任意の形式で書類を自動作成できます。

Q：作成した書類をSlackやメールで自動通知できますか？

A：

はい、フローボットを設定することで可能です。

• 基本的なフローボットの作成方法

【設定手順】

たとえば書類を作成した後にSlackへ通知したい場合、フローボットで「書類を発行する」アクション直下の＋ボタンをクリックし、オペレーションタイプの選択からSlackを設定してください。

Slackのアクション項目から「メッセージを送信」などの通知系アクションを選択してください。

以下のようなフローボットを設定することで、書類作成後にSlackやメールで自動通知し、共有まで含めた一連のプロセスを効率化できます。

Q：特定のタグが付いた時だけ書類を作成できますか？

A：

はい、分岐の設定を用いてフローボットを設定することで可能です。

• 「分岐」の設定方法

※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。

フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

• 料金プランについて

たとえばNotionで「タグ（ステータス）」が特定の値になった場合だけ書類を作成したいときは、以下の手順で設定が可能です。

フローボットでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクション下の＋ボタンをクリックし、オペレーションタイプの選択から「分岐」を設定します。

オペレーションにNotionのアクション「レコードを取得する（ID検索）」を選択し、取得した値の中から「タグ」など条件に利用する項目を指定します。

続いて、分岐条件を「タグが進行中の場合」など、書類を作成したい条件に設定します。

この設定により、指定したタグ（ステータス）が進行中になったタイミングでのみフローボットが起動し、必要な書類を自動で作成できるようになります。