「Notionにまとめた情報を、毎回手作業で議事録や報告書に転記している…」
「定型的な書類作成に時間を取られて、他の業務が進まない…」
このように、繰り返し発生する書類作成業務に、手間や非効率さを感じていませんか？
もし、Notionのデータベースに情報が追加されたら自動で議事録を作成したり、Google スプレッドシートの情報を基に請求書を自動で生成したりできる仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放されます。
さらにより創造的なコア業務に集中する時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはデータベースの情報をもとに書類を作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Notionで会議内容が記録されたら、Googleドキュメントで議事録を作成する
試してみる
■概要
Notionに会議メモを記録した後にGoogleドキュメントで清書して議事録を作成する際、手作業での転記に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースで会議内容が記録されると、その情報を基にGoogleドキュメントで議事録を自動で作成できます。
定型的なドキュメント作成の時間を削減できるため、コア業務へ注力する時間を増やすことにもつながるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・NotionとGoogleドキュメントで議事録を作成・管理している方
・会議後の情報共有やドキュメント作成の効率化を検討している方
・定型的なドキュメント作成業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■注意事項
・Notion、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
データベースやストレージの情報から書類を自動作成する方法
普段お使いのデータベースやストレージサービスに保存された情報を活用して、様々な書類の作成を自動化する方法を、具体的なテンプレートを交えてご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
データベース/CRMサービスの情報を基に書類を作成する
NotionやGoogle スプレッドシートといったデータベースサービスの情報を起点として、議事録や各種書類を自動で作成することができるので、これまで手作業で行っていた情報の転記作業がなくなり、作成ミスや手間の削減に繋がります！
Notionで会議内容が記録されたら、Googleドキュメントで議事録を作成する
試してみる
■概要
Notionに会議メモを記録した後にGoogleドキュメントで清書して議事録を作成する際、手作業での転記に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースで会議内容が記録されると、その情報を基にGoogleドキュメントで議事録を自動で作成できます。
定型的なドキュメント作成の時間を削減できるため、コア業務へ注力する時間を増やすことにもつながるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・NotionとGoogleドキュメントで議事録を作成・管理している方
・会議後の情報共有やドキュメント作成の効率化を検討している方
・定型的なドキュメント作成業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■注意事項
・Notion、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
指定の日時になったら、Google スプレッドシートでレコードを取得して書類を作成する
試してみる
■概要
毎月の請求書や定期的な報告書など、決まったフォーマットの書類作成に手間を感じていませんか。Google スプレッドシートのデータを手作業で転記していると、時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時をきっかけに、Google スプレッドシートの情報を元にした書類作成を自動化することが可能です。定型的な書類作成業務から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートのデータをもとに、定期的な書類作成を手作業で行っている方
・請求書や報告書などの書類作成業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
・バックオフィス業務の効率化を目指し、書類作成の自動化を検討している担当者の方
■注意事項
・Google スプレッドシート、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
ストレージサービス上のファイルを基に書類を作成し通知する
Google Driveなどのストレージサービスに特定のファイルが作成されたことをトリガーに、ファイルを別形式のドキュメントに変換してSlackなどのチャットツールに通知することもできます。
そのため、ファイル形式の変換から関係者への共有までの一連の流れをスムーズに自動化することが可能です。
Google Driveの特定フォルダに作成されたPDFファイルをGoogleドキュメントに変換して、Slackで通知する
試してみる
■概要
日々の業務で発生するPDF資料をテキスト化したり、チームに共有したりする作業に手間を感じていませんか？手作業でのファイル変換や通知は時間がかかるだけでなく、対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが追加されるだけで、Googleドキュメントへの変換からSlackでの通知までが完了するため、こうした書類作成に関わる業務をスムーズに自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとSlackを連携させ、手作業での書類共有に手間を感じている方
・PDFで受け取った書類の内容を再利用するため、変換作業を効率化したい方
・書類作成からチームへの情報共有まで、一連の業務フローの自動化を検討している方
■注意事項
・Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionの情報を基に議事録を自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Notionで会議内容が記録された際に、その情報を基にGoogle ドキュメントで議事録を自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Notion／Google ドキュメント
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- NotionとGoogle ドキュメントのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Notionのトリガー設定と分岐の設定
- Notionのレコード取得とGoogle ドキュメントのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Notionで会議内容が記録されたら、Googleドキュメントで議事録を作成する
試してみる
■概要
Notionに会議メモを記録した後にGoogleドキュメントで清書して議事録を作成する際、手作業での転記に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースで会議内容が記録されると、その情報を基にGoogleドキュメントで議事録を自動で作成できます。
定型的なドキュメント作成の時間を削減できるため、コア業務へ注力する時間を増やすことにもつながるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・NotionとGoogleドキュメントで議事録を作成・管理している方
・会議後の情報共有やドキュメント作成の効率化を検討している方
・定型的なドキュメント作成業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■注意事項
・Notion、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：NotionとGoogle ドキュメントをマイアプリ連携
1．Notionのマイアプリ連携
まず、事前準備としてNotion上にデータベースを作成しておきましょう。
ここで作成したデータベースに、最後のステップでレコードが追加されます。
データベースはこのとき作成しておかなかった場合、後述するアクセス許可画面に表示されないため注意が必要です。
以下の手順をご参照ください。
2．Google ドキュメントのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでGoogle ドキュメントと検索し、対象アプリをクリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
Googleアカウントの選択画面が表示されるので、連携したいアカウントをクリックしてください。
