Google Driveの特定フォルダに作成されたPDFファイルをGoogleドキュメントに変換して、Slackで通知する

■概要

日々の業務で発生するPDF資料をテキスト化したり、チームに共有したりする作業に手間を感じていませんか？
手作業でのファイル変換や通知は時間がかかるだけでなく、対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが追加されるだけで、Googleドキュメントへの変換からSlackでの通知までが完了するため、こうした書類作成に関わる業務をスムーズに自動化できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとSlackを連携させ、手作業での書類共有に手間を感じている方
• PDFで受け取った書類の内容を再利用するため、変換作業を効率化したい方
• 書類作成からチームへの情報共有まで、一連の業務フローの自動化を検討している方

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■このテンプレートを使うメリット

• PDFファイルを追加するだけで、自動でファイル変換と通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた書類作成関連の時間を短縮できます
• 手作業によるファイル変換の失念や関係者への通知漏れといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の確実性を高めます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとSlackをYoomに連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、変換が完了した旨とドキュメントのURLなどを任意のチャンネルに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、PDFファイルが作成される監視対象のフォルダを任意で設定してください
• Slackへの通知設定では、メッセージを投稿するチャンネルを任意で設定してください

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■注意事項

• Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。