■概要
Notionで作成したページを、自動でPDFファイルに変換し、クラウドストレージのBoxに格納するワークフローです。
手動でのPDFエクスポートやファイルアップロード作業を完全に自動化し、ドキュメントのバックアップや共有の手間を削減します。
特に、議事録やレポートなど、定期的にPDF形式で保管が必要なドキュメントの管理に役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで作成したドキュメントを、定期的にPDF形式でバックアップ・保管する必要がある方
- NotionページをPDF化し、社内のファイル共有システムであるBoxに手間なく格納したい方
- 手動でのPDFエクスポートとアップロード作業の時間を削減し、業務効率を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionでのページ作成をトリガーに、PDF化からBoxへの格納までが自動で完結するため、手作業にかかる時間を大幅に削減できます。
- ファイル形式の変換や格納忘れといった、手動作業によるヒューマンエラーを防ぎ、ドキュメント管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Box、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能を使い、レコードが新規作成された場合と更新された場合などで処理を分岐させます。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する(ID検索)」を設定し、トリガーで取得したIDを基にページの詳細情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでGoogle ドキュメントの「書類を発行する」を設定し、前段で取得した値を引用してPDFファイルを発行します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、PDFファイルをBoxの指定されたフォルダーに格納します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースIDを任意で設定することで、特定のデータベースやワークスペース内でのページ作成のみを対象にできます。
- 分岐機能は、前段で取得した情報をもとに条件を自由にカスタマイズできます。
- Boxのファイルアップロードアクションでは、格納先のフォルダーIDやアップロードするファイル名を、Notionのページ名などの前段のオペレーションで取得した情報を変数として利用して、動的に設定できます。
■注意事項
- Notion、Box、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。