「Dropboxにファイルが追加されたらSlackで通知する作業、毎回手動で面倒…」
「重要なファイルをバックアップし忘れて、ヒヤリとしたことがある…」
このように、Dropboxを使ったファイル管理において、手作業での通知やバックアップ、他ツールからのファイル保存に手間や漏れを感じていませんか？
もし、Dropboxへのファイル追加をトリガーにSlackへ自動通知したり、特定フォルダのファイルを自動でバックアップしたり、さらにはタスク管理ツールの添付ファイルを自動でDropboxに保存したりできる仕組みがあれば、これらの定型業務から解放され、ヒューマンエラーを抑え、本来の業務に集中する時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかかりません。
自動化を導入してファイル管理をより楽にしましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはDropbox上のファイル操作を自動化する業務フローのテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに試せます。
Dropboxでファイルがアップロードされたら重複チェックをして、Slackに通知する
試してみる
■概要
Dropboxでのファイル共有は便利ですが、新しいファイルが追加された際の確認や関係者への通知、特に重複ファイルのチェックは手作業になりがちではないでしょうか。このワークフローは、そうしたDropbox関連業務の自動化を実現します。指定したフォルダにファイルがアップロードされると、自動でファイル名の重複を確認し、その結果をSlackに通知するため、手作業による確認や通知の手間を省き、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxでのファイル管理を手作業で行っており、効率化したいと考えている方
・ファイル追加時の手動での重複チェックやSlack通知に手間を感じている方
・Dropboxの自動化を活用して、ファイル共有プロセスを円滑にしたい方
■注意事項
・Dropbox、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
DropboxへのファイルアップロードをSlackに自動通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、ファイルの重複をチェックし、その結果をSlackに自動で通知するフローを解説していきます。このフローを使えば、手動での通知作業やファイルの見落としを防ぎ、チーム内の情報共有を円滑にできます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Dropbox
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- DropboxとSlackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Dropboxのトリガー設定とSlackのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Dropboxでファイルがアップロードされたら重複チェックをして、Slackに通知する
試してみる
■概要
Dropboxでのファイル共有は便利ですが、新しいファイルが追加された際の確認や関係者への通知、特に重複ファイルのチェックは手作業になりがちではないでしょうか。このワークフローは、そうしたDropbox関連業務の自動化を実現します。指定したフォルダにファイルがアップロードされると、自動でファイル名の重複を確認し、その結果をSlackに通知するため、手作業による確認や通知の手間を省き、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxでのファイル管理を手作業で行っており、効率化したいと考えている方
・ファイル追加時の手動での重複チェックやSlack通知に手間を感じている方
・Dropboxの自動化を活用して、ファイル共有プロセスを円滑にしたい方
■注意事項
・Dropbox、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。
はじめにDropboxとYoomのマイアプリ連携をします。
以下の手順をご参照ください。
Slackのマイアプリ連携は以下を参考に設定してください。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Dropboxでファイルがアップロードされたら重複チェックをして、Slackに通知する
試してみる
■概要
Dropboxでのファイル共有は便利ですが、新しいファイルが追加された際の確認や関係者への通知、特に重複ファイルのチェックは手作業になりがちではないでしょうか。このワークフローは、そうしたDropbox関連業務の自動化を実現します。指定したフォルダにファイルがアップロードされると、自動でファイル名の重複を確認し、その結果をSlackに通知するため、手作業による確認や通知の手間を省き、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxでのファイル管理を手作業で行っており、効率化したいと考えている方
・ファイル追加時の手動での重複チェックやSlack通知に手間を感じている方
・Dropboxの自動化を活用して、ファイル共有プロセスを円滑にしたい方
■注意事項
・Dropbox、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ステップ3：Dropboxで特定フォルダの作成または更新を監視するトリガーを設定する
続いてDropboxフォルダを監視するトリガーを設定します。
1つ目のトリガーフローを選択します。
フロー画面で、Dropboxのトリガーを選択します。
アクションとして「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を選択します。
連携するDropboxアカウントを選びます。
「次へ」をクリックします。
テスト用に、Dropbox上の対象フォルダ内で同じ名前のファイルを用意します。
ここでは「TEST.pdf」と「TEST (1).pdf」がある状態にします。
トリガーの起動間隔を選択します。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
- ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
- なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
対象のフォルダのパスを入力します。
トリガー対象とするファイル名を入力します。
入力できたら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、取得したファイル情報が表示されます。
ファイル名やパスなどが正しく取得できているか確認します。
確認できたら「完了」をクリックします。
ステップ4：Dropboxフォルダ内のファイル一覧を取得する
続いて、同じフォルダ内のファイル一覧を取得するアクションを設定します。
フロー画面で、Dropboxの「フォルダ内のファイル一覧を取得」アクションを選択します。
