・
プロジェクト管理において、アンケートフォームの回答データを効率的に活用することは重要です。
しかし手動でデータを整理し、チームに共有する作業は時間と手間がかかります。
そこで今回は、アンケートフォームに回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加しMicrosoft Teamsに通知する方法をご紹介します。
この自動化を活用して、データ管理と情報共有をスムーズに行いましょう。Microsoft ExcelとMicrosoft Teamsを活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら
Microsoft ExcelとMicrosoft Teamsを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！
気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
登録を自動化する便利なテンプレート
■概要
「Microsoft Teamsのチャンネルで新規メッセージが送信されたら、Microsoft Excelに追加する」フローは、チーム内のコミュニケーションを効率化する業務ワークフローです。
Microsoft Teamsでのやり取りを自動的にMicrosoft Excelに記録することで、情報の一元管理や後からの分析が容易になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとMicrosoft Excelを日常的に使用しており、データの手動入力に時間を取られているビジネスパーソン
・プロジェクト管理やチームの活動を効率的に記録・分析したいチームリーダー
・情報共有を自動化し、エラーフリーなデータ管理を目指している経営者や管理職の方
・Microsoft 365を活用して業務プロセスの最適化を図りたいIT担当者
・チャット内容を活用したレポーティングや分析を行いたいマーケティング担当者
■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
■概要
「Microsoft Teamsの投稿内容をもとにMicrosoft ExcelとOutlookにタスクを追加する」フローを利用すると、Microsoft Teams上の情報からMicrosoft ExcelとOutlookにタスクを追加できます。
手作業が減り、業務の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に利用している方
・Microsoft Excelを活用してデータ管理やタスク管理を行っている方
・Outlookを利用してスケジュール管理をしている方
・複数のツールを連携させてタスク管理を効率化したいと考えている方
・タスクの記録をスピーディに残すことで、作業の遅れを防ぎたい方
・Microsoft Teamsの投稿からすぐにタスクに反映させる仕組みを求めている方
■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft Excel、Microsoft OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
「Microsoft Teamsの投稿をもとにAIでマニュアルを作成し、Microsoft Excelにレコードを追加する」ワークフローは、日常のコミュニケーションから自動的に業務マニュアルを生成し、データ管理を効率化する業務ワークフローです。
Microsoft Teamsで交わされる重要な情報やノウハウをAIが解析し、わかりやすいマニュアルとしてまとめます。
また、関連するデータをMicrosoft Excelに自動的に追加することで、情報の一元管理が可能になります。
このフローを導入することで、手作業によるマニュアル作成やデータ入力の手間を大幅に削減し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に活用しているチームリーダーの方
・業務マニュアルの作成に時間を取られている管理職の方
・Microsoft Excelでのデータ管理を効率化したい担当者の方
・AIを活用して業務プロセスを自動化したい企業の経営者の方
■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
通知を自動化する便利なテンプレート
■概要
「Googleフォームの情報をMicrosoft Excelに追加してMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、転記作業の負担軽減と情報共有の迅速化に寄与します。
作業時間が短縮されるので、他の業務に集中でき生産性向上につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使って情報を収集している方
・迅速に収集した情報を分析し、Microsoft Excelで管理したい方
・チームでの情報共有にMicrosoft Teamsを活用している方
・Googleフォームからの入力データを自動的にMicrosoft Excelに追加したいと考えている方
・手動でのデータ入力や連携の手間を省きたい方
・Googleフォームの回答をスピーディにチーム全体に通知したい方
■注意事項
・Googleフォーム・Microsoft Excel・Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
「Slackでメッセージが投稿されたらMicrosoft Excelファイルを作成し、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローは、チーム内の情報共有と記録管理をスムーズに行うための自動化ツールです。これにより、手作業によるデータ入力の手間を省き、効率的な業務運営をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを活用しているが、重要なメッセージの記録管理に手間を感じているチームリーダーの方
・Microsoft Excelでのデータ管理を効率化し、Microsoft Teamsでの情報共有を強化したい方
・手動でのデータ入力や通知が煩雑になっている業務プロセスを自動化したいIT担当者の方
・チーム内のコミュニケーションとデータ管理を一元化し、生産性を向上させたい経営者の方
■注意事項
・Slack、OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
「メールの受信内容をMicrosoft Excelに追加し、Microsoft Teamsに通知する」フローを利用すると、メールで受信した内容を手間なくMicrosoft Excelに反映できます。
通知も自動で送信されるため、見逃し防止に役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
・日々受信するメールの情報をMicrosoft Excelで管理したい方
・大量のメールデータを手動で転記する手間やミスを減らしたい方
・メールで受信した問い合わせや依頼内容をスピーディに業務シートに反映したい方
・社内のコミュニケーションツールとしてMicrosoft Teamsを活用している企業
・Microsoft Excelの情報更新をチームメンバーにもスムーズに共有したい方
・業務連絡や進捗把握を効率的に行いたいと考えている方
・メールの見落としや対応漏れを防ぎたい担当者やマネージャーの方
■注意事項
・Microsoft ExcelとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してPDF発行後、Outlookで送付するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・予算の使用状況を定期的にPDF化し関係者と共有している方
・予算情報をPDFとしてまとめる作業に時間がかかっている方
・PDFの発行やOutlookによるメール送付の作業を効率化したい方
■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
AIと連携した便利な自動化テンプレート
Microsoft Teamsでメッセージが送信されたら、投稿内容からAIでテキストを抽出してMicrosoft Excelに追加するフローです。
■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
■概要
「Microsoft Teamsの投稿内容から正規表現でメールアドレスを抽出し、Microsoft Excelに追加する」ワークフローは、Microsoft Teams内の情報を効率的に整理し、Microsoft Excelで一元管理するための業務ワークフローです。日々のコミュニケーションから必要なメールアドレスを自動的に抽出し、Microsoft Excelに保存することで、手作業の手間を削減します。
これにより、情報の整理や共有がスムーズになり、業務の効率化が図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを活用しているチームリーダーや管理者の方
・Microsoft Teams上での大量のメッセージからメールアドレスを効率的に管理したい方
・手動でのデータ整理に時間を取られている事務担当者の方
・Microsoft TeamsとMicrosoft Excelを連携させて業務プロセスを自動化したいビジネスパーソン
・正確なメールアドレス管理でコミュニケーションの質を向上させたい企業の方
■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OCR（データ読み取り機能）と連携した便利な自動化テンプレート
■概要
Microsoft Teamsで受け取った請求書などのPDFファイルを手作業で確認し、Microsoft Excelへ転記する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Microsoft Teamsに投稿されたPDFファイルに対してOCR処理を自動で行い、抽出したテキストデータをMicrosoft Excelへ追加します。
定型的な転記作業を自動化することで、入力ミスを防ぎながら、よりコアな業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsで受け取るPDFの内容を、手作業で転記している方
・PDFからOCR処理でテキストを抽出し、業務を効率化したいと考えている方
・手作業によるデータ入力のミスや、確認作業の工数を削減したいと考えている方
■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
アンケートフォームに新しい回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加してMicrosoft Teamsに通知するフローです。
アンケートフォームに回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加しMicrosoft Teamsに通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、「アンケートフォームに回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加しMicrosoft Teamsに通知する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel/Microsoft Teams
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう！
アンケートフォームに新しい回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加してMicrosoft Teamsに通知するフローです。
ステップ1:Microsoft ExcelとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携
Yoomと各アプリを接続するマイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft ExcelとYoomのマイアプリ登録
以下の手順を参考にマイアプリ連携を進めてください。
Microsoft TeamsとYoomのマイアプリ登録
以下の手順を参考にマイアプリ連携を進めてください。
ステップ2:テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
アンケートフォームに新しい回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加してMicrosoft Teamsに通知するフローです。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされているので、テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
用意するもの
(ヘッダーの設定をお願いします。テーブル範囲については、こちらのページを参照してください。)
ステップ3:フォームトリガーの設定
それでは、フォームトリガー「アンケートフォーム」を選択しましょう。
デフォルトで質問が設定されているので、変更がなければ次に進みます。
フォームトリガーについては、こちらのヘルプページに詳しく記載されています。
すでに設定されている項目を編集したい場合、「必須」トグルのON/OFFや【+質問を追加】など、カスタム可能な項目が複数あるため、下記のページを確認して編集を試してみてください。
設定ページ下部で、完了ページの表示をカスタムできます。
設定後、[次へ]をクリックしましょう。
次の画面で、テストとして回答内容のテストデータを入力して、[保存する]をクリックしてください。
このページで実際のフォームのプレビュー・完了ページを確認できるので、希望の内容に沿ったフォームとなっているかを確認するのを忘れずに！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4:レコードを追加する設定
続いて「アンケート結果を格納」をクリック。
「タイトル」は任意で編集が可能です。
「Microsoft Excelと連携するアカウント情報」にて、正しいアカウントが選択されているか確認をしてください。
複数のアカウントを所有している場合、別のアカウントが選択されていることがあります。
アクションは変更せずに「次へ」を押し、先へ進みましょう。
下にスクロールして、『データベースの連携』の項目を埋めていきましょう。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたIDが表示されます。
対象のIDを選択しましょう。
次の画面で追加するレコードの値は、以下の画面のように入力バーをクリックすると、前ステップから取得した値を引用できます。
[テスト]をクリックすると、実際に指定したシート内に情報が反映されます。
取得した値を活用することで、異なる画像データを受け取る毎に異なる値を毎回読み取り、データベースに反映することが可能です。
反映情報に問題がなければ、[保存する]を押しましょう。
ステップ5:Microsoft Teamsに通知する設定
最後に、「Microsoft Teamsに通知する」をクリック。
「タイトル」は任意で編集できます。
「Microsoft Teamsと連携するアカウント情報」が、正しいアカウントが選択されているか確認をしてください。
複数のアカウントを所有している場合、別のアカウントが選択されていることがあります。
アクションは変更せずに「次へ」を押し、先へ進みましょう。
こちらの画面ではMicrosoft TeamsのチームIDとチャネルIDを選択し、自動送信されるメッセージの内容を編集することができます。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいた内容が「候補」として展開されますので、「チームID」と「チャネルID」をそれぞれ選択してください。
「メッセージ」には、通知内容に含めたい情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、取得した値を引用できます。
以下の画像は例として、前ステップで取得した取得した値を入力し設定したものです。
「メンション情報」や「添付ファイル情報」は運用状況に合わせて設定してください。
「+ 〇〇を追加」をクリックすると、設定項目を増やすことができます。
情報を入力した後、テストをクリックします。
ここで、実際にMicrosoft Teamsに通知が届くかを確認してください。
結果に問題がなければ「保存する」をクリックしましょう。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
ステップ6:トリガーをONにして起動準備完了
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
まとめ
今回は「アンケートフォームに回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加しMicrosoft Teamsに通知する」フローボットを紹介しました。
アンケートフォーム、Microsoft Excel、Microsoft Teamsを連携させることで、データ管理と情報共有の効率向上や手作業によるミスを減らし、チーム全体で最新の情報を共有することができます。
これにより、迅速な意思決定と業務改善が期待できそうです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Googleフォームなど他のフォームを活用できますか？
A：
はい、可能です。Yoomでマイアプリ登録を行い、トリガーをGoogleフォーム変更することで実現できます。
Yoomで連携できるGoogleフォーム以外のフォームアプリは以下を確認してください。
Q：連携が途中で失敗した場合、エラーに気づけますか？
A：
フローボットがエラーとなった場合は、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届く設定になっています。
通知先については、メール以外にSlackやChatworkに通知することも可能です。
通知内容にエラーの詳細が記載されているので、内容を修正しましょう。
修正後、再度フローボットを起動してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：回答内容によって通知先を変えられますか？
A：
はい！分岐のオペレーションを活用すれば可能です。
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
