プロジェクト管理において、アンケートフォームの回答データを効率的に活用することは重要です。
しかし手動でデータを整理し、チームに共有する作業は時間と手間がかかります。
そこで今回は、アンケートフォームに回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加しMicrosoft Teamsに通知する方法をご紹介します。
この自動化を活用して、データ管理と情報共有をスムーズに行いましょう。
アンケート回答をMicrosoft Excelに手動で入力し、結果を関係者にMicrosoft Teamsで共有する作業には、時間と労力がかかります。
これを自動化することで、データ入力や共有に要する手間を大幅に削減できます。
例えば、毎月の顧客フィードバック調査を行う場合、回答内容が自動でMicrosoft Excelに追加され、さらにMicrosoft Teamsで通知されることで、担当者は作業時間を削減し、より付加価値の高い業務に注力できます。
業務プロセスを効率化することで、チーム全体の生産性が向上し、重要業務に集中できる環境を構築できるでしょう。
アンケート回答がMicrosoft Teamsに自動で通知されることで、関係者全員が最新情報を把握できる環境が整います。
例えば、製品やサービスに関する顧客の声がタイムリーに共有されることで、営業チームが速やかにフォローアップを開始できたり、製品開発チームが顧客の要望をもとに改善案を立案できたりします。
結果として、部門間の連携を促進し、情報伝達のスピードを向上することが期待できます。
特に複数拠点にまたがるチームやリモートワークを行う組織では、この迅速な共有により業務の遅延を防ぎ、全体のパフォーマンス向上が見込めます。
手作業でのデータ入力や情報共有は、入力ミスや情報漏れが発生するリスクを伴います。
しかし、このフローを導入することで、人的ミスを未然に防ぐことができます。
例えば、顧客満足度調査の結果を手作業で記録する際には、回答の転記ミスや漏れが起こる可能性がありますが、自動化ではこれらのリスクが減ります。
正確で一貫性のあるデータ管理が可能になり、業務の信頼性が向上するだけでなく、ミスによるトラブル対応にかかる時間と労力も削減できるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、アンケートフォームに回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加しMicrosoft Teamsに通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Yoomのアンケートフォームの回答を、Microsoft ExcelのAPIを利用してシートに転記し、
Microsoft Teamsの提供するAPIを用いて、その回答を通知することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のMicrosoft ExcelとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Microsoft Excelと検索します。
お使いの情報でサインインしてください。
続いてMicrosoft Teamsと検索します。
先ほどと同じようにサインインしてください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Excel・Microsoft Teamsがマイアプリに連携されたらOKです。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、フォームトリガーを設定していきます。
「アンケートフォーム」を選択しましょう。
デフォルトで質問が設定されているので、変更なければ次に進みましょう。
完了ページの設定は任意です。
その他の項目も任意で設定してください。
アウトプットを確認し、保存します。
続いて「アンケート結果を格納」をクリック。
連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで、データベースの連携をしましょう。
次に進み、アウトプットから追加するレコードの値を以下のように設定します。
こちらもテストし、成功したら保存します。
続いて「Microsoft Teamsに通知する」をクリック。
メッセージは以下のように設定しました。
赤枠はアウトプットを利用した箇所です。
こちらもテストし、成功したら保存します。
ここでフロー画面に戻り、トリガーをONにしたら、フォームのリンクをコピーします。
フォームにサンプル回答をしましょう。
送信し、Microsoft Excelを確認します。
無事に転記されています。
続いてMicrosoft Teamsを確認します。
こちらも無事に通知されています。
ここまでお疲れ様でした。
今回使用したフローボットはこちら↓
その他にも、YoomにはMicrosoft Excel・Microsoft Teamsを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.住民票をAIで自動で読み取りMicrosoft Excelに格納しMicrosoft Teamsに通知するフローです。
住民票から必要事項を人力で読み取り、各ツールに反映させる作業は時間と労力を消費します。
このフローであれば、読み取りから転記、通知まですべて自動で行えるので、件数が増えても安定して業務を進められそうですね。
2.フォームに回答があったら、雇用契約書を作成しSmartHRとMicrosoft Excelに登録してMicrosoft Teamsに通知するフローです。
入社手続きはスピード感をもって行う必要があり、手動で行っていると時間がかかります。
このフローはフォームに回答してもらうだけで、雇用契約書の発行から人事システムへの登録などが自動化できるので、忙しい人事担当者の手助けとなるでしょう。
3.kintoneにレコードが登録されたらMicrosoft Excelのデータベースに格納しMicrosoft Teamsに通知するフローです。
kintoneとMicrosoft Excelで情報を管理し、Microsoft Teamsに通知している場合、件数が多いほど手動作業は時間がかかります。
こういったルーティン業務は自動化しましょう。
今回は「アンケートフォームに回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加しMicrosoft Teamsに通知する」フローボットを紹介しました。
アンケートフォーム、Microsoft Excel、Microsoft Teamsを連携させることで、データ管理と情報共有の効率向上が期待できます。
また、手作業によるミスを減らし、チーム全体で最新の情報を共有することで、迅速な意思決定と業務改善が見込めます。
ぜひこの自動化を活用して、業務効率化と生産性向上を実現してください。
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