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プロジェクト管理において、アンケートフォームの回答データを効率的に活用することは重要です。
しかし手動でデータを整理し、チームに共有する作業は時間と手間がかかります。
そこで今回は、アンケートフォームに回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加しMicrosoft Teamsに通知する方法をご紹介します。
この自動化を活用して、データ管理と情報共有をスムーズに行いましょう。
Microsoft ExcelとMicrosoft Teamsを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
Yoomのアンケートフォームの回答を、Microsoft ExcelのAPIを利用してシートに転記し、Microsoft Teamsの提供するAPIを用いて、その回答を通知することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
Yoomと各アプリを接続するマイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のMicrosoft ExcelとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Microsoft Excelと検索します。
お使いの情報でサインインしてください。
続いてMicrosoft Teamsと検索します。
先ほどと同じようにサインインしてください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Excel・Microsoft Teamsがマイアプリに連携されたらOKです。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされているので、テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、フォームトリガー「アンケートフォーム」を選択しましょう。
デフォルトで質問が設定されているので、変更なければ次に進みます。
フォームトリガーについては、こちらのヘルプページに詳しく記載されています。
すでに設定されている項目を編集したい場合、「必須」トグルのON/OFFや【+質問を追加】など、カスタム可能な項目が複数あるため、こちらのページを確認して編集を試してみてください。
設定ページ下部で、完了ページの表示をカスタムできます。
アクセス制限も運用状況に合わせて設定可能です。設定後、[次へ]をクリックしましょう。
次の画面で、テストとして回答内容のテストデータを入力して、[保存する]をクリックしてください。
このページで実際のフォームのプレビュー・完了ページを確認できるので、希望の内容に沿ったフォームとなっているかを確認するのを忘れずに！
続いて「アンケート結果を格納」をクリック。
以下の画面に移行するので、アカウント情報が間違っていないか確認します。
下にスクロールして、『データベースの連携』の項目を埋めていきましょう。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたIDが表示されます。対象のIDを選択しましょう。
タブ名・テーブル範囲も注釈に沿って入力して、「次へ」を押します。
次の画面で追加するレコードの値は、以下の画面のように入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
[テスト]をクリックすると、実際に指定したシート内に情報が反映されます。
アウトプットを活用することで、異なる画像データを受け取る毎に異なる値を毎回読み取り、データベースに反映することが可能です。
反映情報に問題がなければ、[保存する]を押しましょう。
最後に、「Microsoft Teamsに通知する」をクリック。
連携するアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
次の画面で「チームID」や「チャネルID」などの項目に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいた内容が『候補』として展開されますので、こちらから情報を選択できます。
「メッセージ」には、通知内容に含めたい情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、アウトプットを引用できます。
以下の画像は例として、前ステップで取得したアウトプットを入力し設定したものです。
「メンション情報」や「添付ファイル情報」は運用状況に合わせて設定してください。『+ 〇〇を追加』をクリックすると、設定項目を増やすことができます。
MicrosoftTeamsでファイルつきメッセージを送付する方法は、こちらのページを確認してください。
Microsoft Teamsでのメンション方法は、こちらで確認しましょう。
情報を入力した後、［テスト］をクリックします。ここで、実際にMicrosoft Teamsに通知が届くかを確認してください。
結果に問題がなければ『保存する』をクリックしましょう。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
ここまでお疲れ様でした。今回使用したフローボットはこちら↓
今回ご紹介したフロー以外にもMicrosoft ExcelやMicrosoft TeamsのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
画像データを自動で読み込んで書類を作成したり、読み取り結果を自動で集約することも可能です。
AI生成ツールと連携することで、必要情報の抽出作業を手動で行う必要がなくなるかもしれませんね。
問い合わせや会議の終了を関係者に素早く通知できるため、後続アクションに素早く対応できるようになるはずです。
さらに、情報の翻訳や抽出をAIが行うことで、転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの発生を抑制できるでしょう。
今回は「アンケートフォームに回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加しMicrosoft Teamsに通知する」フローボットを紹介しました。
アンケートフォーム、Microsoft Excel、Microsoft Teamsを連携させることで、データ管理と情報共有の効率向上が期待できます。
また、手作業によるミスを減らし、チーム全体で最新の情報を共有することで、迅速な意思決定と業務改善が見込めます。
ぜひこの自動化を活用して、業務効率化と生産性向上を実現してください。
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