■概要
Microsoft Teamsでのコミュニケーションは便利ですが、チャットで発生したタスクをMicrosoft ExcelやOutlookに手動で登録する作業は手間がかかり、抜け漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへの投稿をトリガーとして、AIがメッセージ内容を解析し、Microsoft ExcelのタスクリストとOutlookのタスクへ自動で追加します。これにより、タスク管理の手間を省き、依頼漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsの投稿を基に、手作業でMicrosoft Excelへタスクを転記している方
- Microsoft TeamsとOutlookを併用し、タスクの依頼や管理を行っているチームリーダーの方
- 複数ツールをまたぐタスク管理を自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿だけでタスクが自動起票されるため、手作業での転記やツール間の画面切り替えがなくなり、時間を短縮できます。
- 手動でのコピー＆ペーストが不要になることで、タスクの転記漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の精度が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Microsoft Excel、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、監視したいチャネルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Teamsの投稿内容からタスク情報を抽出します。
- 続けて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションでAIが抽出したタスク情報を指定のファイルに行として追加します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「タスクを作成する」アクションで担当者にタスクを割り当てます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のオペレーションでは、Teamsの投稿から「タスク名」「担当者」「期限」など、抽出したい項目をプロンプトで任意に設定できます。
- Microsoft Excelにタスクを追加する際には、AI機能で抽出したタスク名や期限といった情報を、対応する列に変数として自動で入力できます。
- Outlookでタスクを作成する際には、任意のユーザーを指定してタスクを割り当てることが可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、Microsoft Excel、Microsoft OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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