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「Gmailで受信した注文メールの内容を手作業でECプラットフォームのBASEに商品登録しているけど手間だなあ…」
「GmailとBASEの間で情報を何度もコピー＆ペーストしていると時間がかかるし、入力ミスも心配…」
日々の業務でGmailとBASEを利用しているなか、このように手作業でのデータ連携に手間や課題を感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
もし、<span class="mark-yellow">Gmailで受け取ったメール情報を基に、BASEの商品情報を自動で登録・更新できる仕組み</span>があれば、煩雑な繰り返し作業から解放されるかもしれません。
さらに、情報が自動反映されることで入力ミスを心配する必要もなくなり、その他の業務に集中できる時間を確保できるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能です。
設定にかかる手間や時間もほとんどないので、ぜひこの機会に業務自動化を取り入れ、日々の作業をもっと効率的に進めていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとBASEを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailとBASEのAPIを連携させることで、Gmailで受信した特定のメール情報に基づいてBASEの商品情報を自動で登録・更新を行う、といった作業の自動化が可能になります。これにより、<span class="mark-yellow">手作業によるデータ入力の手間やヒューマンエラーが減り、業務の正確性と迅速性を向上</span>させられるかもしれません。
Yoomでは、アプリの連携をすぐに試せるテンプレートを用意しています。
アカウント登録（わずか30秒で完了！）後、気になる自動化例の「試してみる」をクリックするだけで、GmailとBASEの連携を実際に体験できます。
気になる内容があれば、ぜひ試してみてください！
この自動化は、Gmailで特定のキーワード（例えば「新規商品情報」など）を含むメールを受信した際に、そのメール本文や件名から必要な情報を抽出し、自動的にBASEに新しい商品として登録するものです。
これにより、<span class="mark-yellow">新商品の情報を手動でBASEに入力する手間が省け、迅速かつ正確に商品登録を行える</span>ようになるはずです。
特に多くの商品を扱う場合や、頻繁に商品情報が更新される場合に大きな効果を発揮するでしょう。
この連携は、メール内のテキストから必要な情報をAIや正規表現を用いて抽出する処理を含むパターンです。
こちらは、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に商品名などの情報を基にしてAIが魅力的な商品説明文を自動で生成し、BASEへ商品を自動登録するフローです。
この連携により、<span class="mark-yellow">商品説明文作成の時間が短縮され、魅力的な商品説明を効率的に用意できる</span>と予想されます。
商品登録から販売開始までのリードタイムを短縮できそうですね。
この自動化は、AIによる文章生成を含むデータ加工処理を行い、その結果をBASEに連携するパターンを活用しています。
それでは、さっそく実際にGmailとBASEを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとBASEの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、BASEに商品情報を登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずは、Gmailをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGmailを検索してください。
Gmailのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは、Gmail の接続が完了しました。
次にBASEを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でBASEのアプリアイコンを検索し、クリックします。
BASEのログイン画面に移行するので、BASEアカウントに登録しているメールアドレスとパスワードを入力し「アプリを認証する」をクリックしてください。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
さっそく、1つ目のステップ「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」の設定を進めていきます！
連携するアカウント情報を入力し、「次へ」をクリックしましょう。
次の画面では、指定したキーワードに一致したメールを受信したらフローボットを起動するように設定を行います。
まず、「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
※起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分から選択できますが、プランによって最短の間隔が異なるので、ご注意ください。
「キーワード」は、運用にあわせて任意の情報を入力しましょう。
設定するキーワードにはGmailの検索演算子が利用可能です。検索演算子の詳細はこちら
今回はテスト運用として、以下のように「商品追加」と設定しました！
必要情報を入力したら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、以下の情報（アウトプット）を取得できます。
取得できたアウトプット情報は、この後のステップで引用・活用できます。
確認後、「保存する」をクリックしましょう。
次に、2つ目のアクション「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
こちらはすでに設定が完了しているアクションなので、内容を確認し、［次へ］をクリックしてください。
なお、アクションは以下のように複数あるので、運用に合わせて選択してみてくださいね。
※()内のタスクを消費しますので、ご注意ください。
料金プランについて | Yoomヘルプセンター
※AIを活用した「データの抽出（2タスク）」の設定方法については、こちらのページもご確認ください。
次の画面で、「対象のテキスト」にAIを利用して抽出したい、特定のテキストを入力しましょう。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。
「抽出したい項目」と「指示内容」にも情報を入力してください。
今回は以下のように設定してみました。
「テスト」をクリックしてみましょう。
無事に情報を取得できました！
問題ないことを確認して、「保存する」をクリックしてください。
いよいよ最後の設定項目にかかります！
3つ目のステップ「商品情報の登録」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報を入力し、「次へ」をクリックします。
次の画面でBASEの項目ごとに、メールで送付された情報を反映するための設定を行います。
入力バーをクリックすると、アウトプットを引用できます。
なお、ステップ3でGmailのから取得した【商品名】【商品説明】を入力すると以下のようになります。
「税率設定フラグ」や「表示」はプルダウンから選択しましょう。
その他の項目も必要な箇所を設定していきます。
必要項目に情報を入力後、「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
今回はGmailからBASEへデータを連携する方法をご紹介しましたが、例えばBASEで新しい注文が入ったらGmailで担当者に通知するといった逆パターンの自動化もあります。
そのような場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
BASEで新しい商品が作成されたり、既存の商品情報が更新されたりした際に、その情報を即座に指定のGmailアドレスへ通知するフローボットです。
これにより、<span class="mark-yellow">関係者は商品情報の変更を素早く把握できるようになり、迅速な情報共有プロセスが実現</span>できるかもしれません。
この連携は、BASEでの変更をトリガーとして、直接Gmailに情報を送信するシンプルな直接連携パターンです。
こちらは、BASEで商品が作成または更新された際、その商品名に特定のキーワード（例えば「予約商品」や「セール対象」など）が含まれている場合のみ、Gmailに通知を送る自動化フローです。
<span class="mark-yellow">特に注目すべき商品の変更情報だけを選択的に受け取ることができるので、重要な情報を見逃さずに効率的な情報収集が行える</span>ようになりそうですね。
この自動化は、条件分岐の処理を含み、特定の条件に合致した場合のみアクションを実行するパターンを活用しています。
今回ご紹介したテンプレート以外にも、GmailやBASEのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
「うちでも取り入れてみたい」と感じたら、ぜひ以下のテンプレートをチェックしてみてください。
Gmailで受信した特定のメールをタスクとして追加したり、本文などの内容をデータベースに自動追加できます！
他にも、問い合わせへの返信文をAIで生成後に自動返信したり、メールの必要な情報を関係者に共有することも可能です。
BASEへの商品登録を自動通知したり、注文情報をデータベースに追加することもできます。
さらに、一方のツール上で送信・追加された情報をBASE側に反映させることも可能です。
GmailとBASEの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたGmailのメール内容確認からBASEへの商品情報登録といった一連の作業の手間を削減でき、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーが減ると予想されます。</span>煩雑なデータ入力作業からも解放され、より迅速かつ正確に商品情報を管理できるようになるかもしれませんね。
他にも、新商品のタイムリーな出品やマーケティング戦略の立案といった、別の日常業務に集中できる環境が整いそうです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もしGmailとBASEの連携をはじめとする業務自動化に少しでも興味を持った方。
ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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