Gmailとkintoneを連携して、Gmailで受け取ったアンケート結果をkintoneに格納する方法

ステップ1：Gmailとkintoneをマイアプリ連携

Gmailとkintoneをマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、ページ左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」から、Gmailを検索してください。

「Sign in with Google」をクリックします。

利用するアカウントを選択するか、「別のアカウントを使用」からサインインしましょう。

「Yoom にログイン」が表示されたら「次へ」をクリックします。

次のページでアクセス許可を行います。
「すべてを選択」にチェックを入れ、「続行」をクリックすると、Gmailの連携が完了します。

次に、「+新規接続」から、kintoneを検索してください。

kintoneのマイアプリ登録方法を参考にしながら、「サブドメイン」、「クライアントID」、「クライアントシークレット」を入力してください。
詳しくはkintoneのマイアプリ連携についてのページをご確認ください。
各項目の入力を終えたら、「追加」をクリックします。これで、kintoneの連携が完了です。

次に、フローボットのテンプレートを使って設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックし、コピーを完了してください。

ステップ2：Gmailのメール情報を受け取る

次に、Gmailのメール情報を受け取る設定をします。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。

次のページで「Gmailと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。

API接続の設定を行います。
「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください。
「ラベル」は、入力欄をクリックして表示された候補から該当するものを選択してください。
例として、受信ボックスでアンケート結果を集約している場合は「INBOX」を選択します。
設定後に「テスト」をクリックし、アウトプットに表示されたメール情報を確認しましょう。
問題なければ、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：AIで内容を読み取る

次に、メールの内容をAIで読み取る設定を行います。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

「タイトル」は、任意で編集できます。

「変換タイプ」は、文字数に合わせて変更してください。
設定後、「次へ」をクリックしてください。

抽出するデータの詳細を設定していきます。
「対象のテキスト」は、入力欄をクリックしてGmailの「本文」を選択してください。
「抽出したい項目」は、デフォルトでは「氏名,年齢,職業,サービスを知ったきっかけ,満足度」となっていますが、任意で追加することが可能です。項目を追加する場合は、カンマ（,）区切りで入力してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。

このタイミングで、アウトプットの情報を追加するデータベースを、kintoneで作成しておきましょう。

今回は、画像のように設定しました。
準備ができたら「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：kintoneにアンケート結果を格納する

続いて、kintoneにアンケート結果を格納する設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックしてください。

次のページで、タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行ってください。
「アプリID」は、入力欄をクリックし表示された候補から該当IDを選択するか、注釈を参照し手動でIDを入力してください。
準備ができたら「次へ」をクリックしてください。

次のページで、各項目にアンケート結果の項目を設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補から該当項目を選択してください。
設定後に「テスト」をクリックしましょう。
kintoneにアンケート結果が保存されていることを確認し、「保存する」をクリックしてください。

最後に「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。これで、Gmailで受け取ったアンケート結果がkintoneに自動保存されます。

Gmailとkintoneを使ったその他の自動化例

他にもGmailとkintoneを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加しGmailでお礼メールを送信する

Googleフォームで受信した名刺画像をOCRで処理し、kintoneにデータを登録します。これにより、手動入力の負担が軽減され、データ管理の効率化がサポートされます。

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2. Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知する

Gmailで受信した契約書をOCRで読み取り、kintoneに登録後、Slackに通知されます。これにより、チームでの情報共有や業務が円滑に進むかもしれません。

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3. kintoneから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する

kintoneに登録された会議予定をGoogleカレンダーに追加し、Gmailで会議URLを送信できます。これにより、スケジュール調整の効率化とタスク管理の簡略化がサポートされます。

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Gmailとkintoneの連携メリットと具体例

メリット1：データ入力作業の効率化

アンケート結果をGmailで受け取り、それを手作業でkintoneに入力する業務は、多くの時間と手間を必要とします。また、手動作業には、入力ミスが発生するリスクも伴います。
そこで、このプロセスを自動化することで、アンケート結果を正確かつ効率的にデータベースに登録でき、業務の生産性向上が期待されます。
従業員は手作業によるデータ入力に費やす時間を削減し、より付加価値の高い業務に注力できるため、チーム全体のパフォーマンス向上に貢献すると予想されます。

メリット2：データの一元管理

Gmailで受信した複数のアンケート結果を手作業で管理する場合、データが分散し、必要な情報を探すのに時間がかかることがあります。
これを自動化してkintoneに集約することで、データの一元管理が可能となり、業務の効率化をサポートします。
一元管理されたデータは、担当者間での情報共有をスムーズにし、業務の進捗状況を可視化することにも役立ちます。
また、kintoneでデータが自動管理されることで、必要なデータを簡単に抽出でき、日々の業務における判断力や対応力の向上が期待できます。
特に、複数部署での情報共有が必要な場合、その効果を実感しやすいでしょう。

メリット3：分析業務のサポート

アンケート結果をkintoneに格納することで、データを活用した分析が容易になるかもしれません。
アプリ連携を活用すると、手作業では分析が難しかったお問い合わせ傾向の把握や、パターンの抽出がサポートされます。
たとえば、顧客満足度に関するデータを視覚化することで、改善点を素早く把握できるようになると予想されます。
また、データが一元管理されていることで、過去の情報や現在の状況を比較しやすくなり、施策立案や戦略策定の精度を高めることが期待されます。
これにより、データに基づいた意思決定が可能になると考えられます。

まとめ

Gmailとkintoneの連携により、アンケート結果の正確な管理やデータ活用が期待されます。
また、手動作業が削減されることで業務効率が向上し、データの一元管理によって情報共有が円滑になると考えられます。
さらに、蓄積されたデータを基にした分析が可能となり、次のアクションに向けた意思決定がより効果的にサポートされるでしょう。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で、簡単に導入できます。この機会に業務効率化をぜひ体験してください。