■概要
Gmailに添付されて送られてくる請求書や申込書などの書類。これらを手作業でダウンロードし、内容を確認してファイル名を変更し、OneDriveに格納する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、特定のメールアドレスに書類を転送するだけで、OCR機能が書類の内容を読み取り、ファイル名を自動で更新してOneDriveの指定フォルダに格納します。手作業による手間や更新ミスなどの課題を解消し、書類管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る請求書などの書類を、手作業でOneDriveに整理している経理や営業事務の方
- OCRを活用して、PDFなどの書類から必要な情報を抽出し、データ整理を自動化したいと考えている方
- 手作業によるファイル名の付け間違いや、命名規則の不徹底といったヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailへのメール送信を起点に、ファイルのリネームからOneDriveへの格納までが自動化されるため、一連の作業に費やしていた時間を短縮できます。
- OCRで読み取った情報に基づきファイル名を自動で更新するため、手入力によるファイル名の付け間違いや命名規則の不統一といったミスを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてメールトリガー機能を設定します。Yoomが発行する専用のメールアドレスにファイルが添付されたメールを送信するとフローが起動します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むように条件を設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、添付ファイルから必要な文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、抽出した情報を用いてファイル名を変更した上で、指定のフォルダへ格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、フローを起動させるメールの件名や本文の内容を、後続のオペレーションでファイル名の一部として利用するといった設定が可能です。
- 分岐機能では、OCRで読み取った情報（例：「請求書」「発注書」など）に応じて、後続の処理を分岐させ、保存先のフォルダを変更するなどの設定ができます。
- OCR機能では、読み取りたい項目（会社名、日付、金額など）を自由に指定できるほか、読み取りに使用するAIモデルや言語の選択も可能です。
- OneDriveへのアップロードでは、保存先のドライブやフォルダを任意で指定できます。また、ファイル名はOCRで取得した情報を組み合わせて自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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