Google Chatでメッセージが投稿されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Google Chatでの連絡をもとに、Boxで案件フォルダなどを作成する際、手作業による作成や情報管理に手間を感じていませんか？特に複数のプロジェクトが同時に動いていると、情報の散逸や作成漏れも起こりやすくなります。このワークフローは、Google Chatに特定のメッセージが投稿されると、自動でBoxにフォルダを作成するため、こうした課題を解消し、Google ChatとBoxを用いた情報管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Chatでの連絡を起点に、Boxで手動でフォルダを作成している方 Google ChatとBoxを活用した案件管理や情報共有の効率化を図りたいと考えている方 定型的なフォルダ作成業務を自動化して、より重要なコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Chatへのメッセージ投稿をトリガーとしてBoxにフォルダが自動で作成され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の安定化に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、Google ChatとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成」というアクションを設定します。これにより、指定したBoxのフォルダ内に新しいフォルダが自動で作成されます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Chatのトリガー設定では、通知を検知する対象のスペースを、リソース名で任意に指定してください。 Boxでフォルダを作成するアクションでは、作成するフォルダの名称や、どのフォルダ内に作成するかを指定する親フォルダのコンテンツIDを任意で設定可能です。
■注意事項
Google Chat、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちら を参照ください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Google Chatでプロジェクトの議論をした後、関連ファイルを保管するためにBoxに手動でフォルダを作成している…」「どのチャットの内容が、Boxのどのフォルダに対応しているのか、後から探すのが大変…」
このように、Google ChatとBoxの情報連携に手間を感じていませんか？
もし、Google Chatの特定のメッセージをきっかけに、Boxに必要なフォルダを自動作成する仕組み があれば、コミュニケーションとファイル管理がシームレスにつながり、業務の抜け漏れを防ぎながら他の業務に集中できる時間を生み出せます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひ導入して日々の定型業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle ChatとBoxを連携するためのテンプレート が用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google Chatでメッセージが投稿されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Google Chatでの連絡をもとに、Boxで案件フォルダなどを作成する際、手作業による作成や情報管理に手間を感じていませんか？特に複数のプロジェクトが同時に動いていると、情報の散逸や作成漏れも起こりやすくなります。このワークフローは、Google Chatに特定のメッセージが投稿されると、自動でBoxにフォルダを作成するため、こうした課題を解消し、Google ChatとBoxを用いた情報管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Chatでの連絡を起点に、Boxで手動でフォルダを作成している方 Google ChatとBoxを活用した案件管理や情報共有の効率化を図りたいと考えている方 定型的なフォルダ作成業務を自動化して、より重要なコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Chatへのメッセージ投稿をトリガーとしてBoxにフォルダが自動で作成され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の安定化に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、Google ChatとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成」というアクションを設定します。これにより、指定したBoxのフォルダ内に新しいフォルダが自動で作成されます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Chatのトリガー設定では、通知を検知する対象のスペースを、リソース名で任意に指定してください。 Boxでフォルダを作成するアクションでは、作成するフォルダの名称や、どのフォルダ内に作成するかを指定する親フォルダのコンテンツIDを任意で設定可能です。
■注意事項
Google Chat、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちら を参照ください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Chat と Box を連携してできること
Google ChatとBoxのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報共有やデータ整理を自動化できます。
例えば、Google Chatでの特定のやり取りをトリガーにしてBoxにフォルダを作成したり、必要な情報を自動で通知したりすることが可能になり、業務のスピードと正確性を向上させます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google Chatでメッセージが投稿されたら、Boxにフォルダを作成する
メッセージ投稿をトリガーに、Boxへ自動でフォルダを作成 できるため、フォルダの作り忘れを防ぎ、ファイル管理のルールを徹底させることが可能です。
Google Chatでメッセージが投稿されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Google Chatでの連絡をもとに、Boxで案件フォルダなどを作成する際、手作業による作成や情報管理に手間を感じていませんか？特に複数のプロジェクトが同時に動いていると、情報の散逸や作成漏れも起こりやすくなります。このワークフローは、Google Chatに特定のメッセージが投稿されると、自動でBoxにフォルダを作成するため、こうした課題を解消し、Google ChatとBoxを用いた情報管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Chatでの連絡を起点に、Boxで手動でフォルダを作成している方 Google ChatとBoxを活用した案件管理や情報共有の効率化を図りたいと考えている方 定型的なフォルダ作成業務を自動化して、より重要なコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Chatへのメッセージ投稿をトリガーとしてBoxにフォルダが自動で作成され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の安定化に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、Google ChatとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成」というアクションを設定します。これにより、指定したBoxのフォルダ内に新しいフォルダが自動で作成されます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Chatのトリガー設定では、通知を検知する対象のスペースを、リソース名で任意に指定してください。 Boxでフォルダを作成するアクションでは、作成するフォルダの名称や、どのフォルダ内に作成するかを指定する親フォルダのコンテンツIDを任意で設定可能です。
■注意事項
Google Chat、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちら を参照ください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Chatで特定条件のメッセージが投稿されたら、Boxにフォルダを作成する
全てのメッセージでフォルダが作成されると、かえってBox内が煩雑になってしまう場合は、「新規案件」や「要対応」といった特定のキーワードを含むメッセージが投稿された時だけBoxにフォルダを作成する ことも可能です。
本当に必要な情報だけを整理し、より効率的なファイル管理を実現します。
Google Chatで特定条件のメッセージが投稿されたら、Boxにフォルダを作成する
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■概要
Google Chatでの連絡をもとに、Boxへ手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。重要な連絡の見落としや、フォルダの作成忘れは業務の遅延に繋がりかねません。このワークフローは、Google ChatとBoxを連携させ、特定のメッセージ投稿をトリガーにBoxへ自動でフォルダを作成するものです。定型的なフォルダ作成業務を自動化することで、対応漏れを防ぎ、本来の業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Chatでの依頼内容をBoxで管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方 Google ChatとBoxを連携し、情報管理の抜け漏れ防止や効率化を実現したいと考えている方 定型的なファイル管理業務を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
Google Chatへのメッセージ投稿をトリガーにBoxのフォルダが自動生成され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
はじめに、Google ChatとBoxをYoomと連携します。 トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」アクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（メッセージ内容など）を満たした場合にのみ、後続のアクションが実行されるようにします。 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成」アクションで任意のフォルダ名と親フォルダを指定して設定は完了です。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Chatのトリガー設定では、フローボットを起動させたいスペースのリソース名を任意で設定可能です。 分岐条件は、メッセージ本文に特定のキーワードが含まれている場合のみ処理を進めるなど、業務内容に合わせて自由に設定できます。 Boxにフォルダを作成する際、フォルダ名や格納先の親フォルダ（コンテンツID）を任意のものに指定できます。
■注意事項
Google Chat、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちら を参照ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Chat と Box の連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogle ChatとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle ChatとBoxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Google Chatでメッセージが投稿されたら、Boxにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
Google ChatとBoxのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Google Chatのトリガー設定とBoxのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google Chatでメッセージが投稿されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Google Chatでの連絡をもとに、Boxで案件フォルダなどを作成する際、手作業による作成や情報管理に手間を感じていませんか？特に複数のプロジェクトが同時に動いていると、情報の散逸や作成漏れも起こりやすくなります。このワークフローは、Google Chatに特定のメッセージが投稿されると、自動でBoxにフォルダを作成するため、こうした課題を解消し、Google ChatとBoxを用いた情報管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Chatでの連絡を起点に、Boxで手動でフォルダを作成している方 Google ChatとBoxを活用した案件管理や情報共有の効率化を図りたいと考えている方 定型的なフォルダ作成業務を自動化して、より重要なコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Chatへのメッセージ投稿をトリガーとしてBoxにフォルダが自動で作成され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の安定化に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、Google ChatとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成」というアクションを設定します。これにより、指定したBoxのフォルダ内に新しいフォルダが自動で作成されます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Chatのトリガー設定では、通知を検知する対象のスペースを、リソース名で任意に指定してください。 Boxでフォルダを作成するアクションでは、作成するフォルダの名称や、どのフォルダ内に作成するかを指定する親フォルダのコンテンツIDを任意で設定可能です。
■注意事項
Google Chat、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちら を参照ください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Google ChatとBoxのマイアプリ連携
まずは、Yoomと各アプリの連携からはじめます。画面左側にある「マイアプリ」から、「+新規接続」をクリックしてください。
右上の検索窓から、Google Chatを検索し、Google Chat（OAuth）を選択します。
Google Chat（OAuth）を選択したら、「Sign in with Google」をクリックし、次に進みます。
Client IDとClient Secretを入力してください。Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法 をご覧ください。
Client IDとClient Secretを入力すると、アカウントの選択に進みます。
次は、Boxとの連携です。Google Chatと同様、左上のマイアプリを選択後、「+新規接続」をクリックし、Boxを検索・選択してください。
次に、「Boxへのアクセスを許可」をクリックすると、マイアプリ登録の完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
Google Chatでメッセージが投稿されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Google Chatでの連絡をもとに、Boxで案件フォルダなどを作成する際、手作業による作成や情報管理に手間を感じていませんか？特に複数のプロジェクトが同時に動いていると、情報の散逸や作成漏れも起こりやすくなります。このワークフローは、Google Chatに特定のメッセージが投稿されると、自動でBoxにフォルダを作成するため、こうした課題を解消し、Google ChatとBoxを用いた情報管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Chatでの連絡を起点に、Boxで手動でフォルダを作成している方 Google ChatとBoxを活用した案件管理や情報共有の効率化を図りたいと考えている方 定型的なフォルダ作成業務を自動化して、より重要なコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Chatへのメッセージ投稿をトリガーとしてBoxにフォルダが自動で作成され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の安定化に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、Google ChatとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成」というアクションを設定します。これにより、指定したBoxのフォルダ内に新しいフォルダが自動で作成されます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Chatのトリガー設定では、通知を検知する対象のスペースを、リソース名で任意に指定してください。 Boxでフォルダを作成するアクションでは、作成するフォルダの名称や、どのフォルダ内に作成するかを指定する親フォルダのコンテンツIDを任意で設定可能です。
■注意事項
Google Chat、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちら を参照ください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Google Chatのトリガー設定
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
続いて、連携アカウントとアクションを選択 に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
タイトル：任意設定
アカウント情報：マイアプリ登録で連携したアカウントか確認
トリガーアクション：「スペースにメッセージが送信されたら」を選択
次に、アプリトリガーのAPI接続設定 です。
【要確認】トリガーの起動間隔について
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
【要確認】テストを行う際の注意点
テストを行う際は、トリガーとなるメッセージが必要です。以下のように、Google Chatでメッセージを投稿してみてください。 ※Boxでは、「\ / : * ? " <> |」などの文字をフォルダ名に使用できません。また、255文字以内かつ、先頭や末尾に空白を入れることはできないため、ご注意ください。
テストが成功すると、以下のように「取得した値 」が表示されます。
「メッセージ内容」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：Boxのアクション設定
Boxにフォルダを作成するための設定をします。
続いて、連携アカウントとアクションを選択 に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定 です。
テストを実行し、Boxにフォルダが作成されていれば、設定完了です。
ステップ5：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
Box のデータを Google Chat に連携したい場合
今回はGoogle ChatからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからGoogle Chatへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
ファイル管理の状況をリアルタイムでチームに共有するなど、さらに幅広い業務の自動化が可能になります。
Boxにファイルがアップロードされたら、Google Chatにスペースを作成する
Boxへのファイルアップロードを検知して、自動でGoogle Chatに新しいスペースを作成し通知する ことができ、迅速かつ確実な情報共有が実現します。
Boxにファイルがアップロードされたら、Google Chatにスペースを作成する
試してみる
■概要
Boxにプロジェクト関連のファイルをアップロードした後、情報共有のために手動でGoogle Chatのスペースを作成する作業に手間を感じていませんか？このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけとして、Google Chatのスペース作成を自動化するためのものです。定型的ながらも重要な情報共有の初動を自動化することで、作業の効率化とコミュニケーションの迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとGoogle Chatを連携させ、ファイル共有後のコミュニケーションを円滑にしたい方 手動でのスペース作成による手間の削減や、連絡漏れのリスクをなくしたいチームリーダーの方 プロジェクトに関する情報共有のプロセスを自動化し、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Boxにファイルがアップロードされると、Google Chatのスペースが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 担当者によるスペースの作成忘れや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の体制を構築できます。
■フローボットの流れ
はじめに、BoxとGoogle ChatをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「スペースを作成」というアクションを設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、どのフォルダへのファイルアップロードをきっかけにワークフローを起動させるか、対象フォルダを任意で設定してください。 Google Chatでスペースを作成するアクションでは、スペースの表示名を任意で設定可能です。トリガーで取得したファイル名などを活用し、分かりやすい名前にカスタマイズできます。
■注意事項
Box、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちら を参照ください。
Boxに特定条件のファイルがアップロードされたら、Google Chatにスペースを作成する
「契約書」や「請求書」といった特定のキーワードを含むファイルが、指定したフォルダにアップロードされた場合のみ Google Chatにスペースを作成して通知する設定が可能です。
Boxに特定条件のファイルがアップロードされたら、Google Chatにスペースを作成する
試してみる
■概要
Boxに重要なファイルがアップロードされた際、関係者への連絡やGoogle Chatでの専用スペース作成を手作業で行っていませんか。こうした定型業務は手間がかかるだけでなく、対応の遅れや連絡漏れの原因にもなり得ます。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、特定の条件に基づいてGoogle Chatのスペース（Box）を自動で作成します。ファイル共有に関する一連の業務を自動化し、迅速で確実な情報共有体制を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとGoogle Chatを連携させ、ファイル共有に関するコミュニケーションを効率化したいと考えている方 プロジェクト単位など、特定の目的でGoogle Chatのスペース（Box）を作成・運用しているチームの管理者の方 手作業によるスペース作成や通知業務に課題を感じ、自動化によってコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
Boxに特定のファイルがアップロードされると、Google Chatのスペースが自動で作成されるため、手作業での作成や関係者への通知業務にかかる時間を短縮できます。 人の手を介さずに自動で処理が実行されるため、スペースの作り忘れや関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
はじめに、BoxとGoogle ChatをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルが特定の条件に合致した場合のみ、後続のアクションが実行されるようにします。 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースを作成」アクションを設定し、新しいスペースが自動で作成されるようにします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Chatでスペースを作成するアクションでは、作成するスペースの表示名を任意で設定可能です。 分岐条件は、アップロードされたファイルの名称や種類など、業務に合わせて任意で設定することができます。
■注意事項
Box、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちら を参照ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google ChatやBoxを活用したその他の自動化テンプレート Yoomでは、Google ChatとBoxに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Google Chatを使った便利な自動化例
Google AdsのレポートやNotionのタスク、Googleスプレッドシートのデータを毎日取得してGoogle Chatに通知したりと、情報共有とデータ管理を自動化できます。
Google スプレッドシートに追加された内容を翻訳しGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
海外拠点との連携やグローバルな顧客対応で、外国語の情報を扱う機会は増えていませんか。その都度、情報をコピーして翻訳ツールに貼り付け、内容をチームに共有する作業は手間がかかり、コミュニケーションの遅延にも繋がります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに情報が追加されるだけで自動で翻訳し、Google Chatへ通知することができます。これにより、言語の壁に起因する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで海外からの問い合わせなどを管理し、手動で翻訳している方 多言語でのコミュニケーションが多く、チームへの迅速な情報共有に課題を感じている方 Google Chatを活用し、定型的な報告や連絡業務の効率化を目指している方 ■このテンプレートを使うメリット
スプレッドシートへの情報追加から翻訳、通知までの一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるコピー＆ペーストのミスや翻訳漏れ、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGoogle ChatをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「新しい行が追加されたら」といったアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「翻訳する」を選択し、スプレッドシートから取得したテキストを翻訳するよう設定します。 さらに、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、翻訳結果を特定のセルに書き込むアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信する」アクションを設定し、翻訳された内容を指定のスペースに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、処理の対象としたいスプレッドシートやシートを任意で指定できます。 翻訳機能のオペレーションでは、「英語から日本語へ」のように、翻訳したい言語の組み合わせを自由に設定することが可能です。 Google Chatへの通知オペレーションでは、メッセージを送信するスペースや、メンションの有無、メッセージの本文などを自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
毎日、Google スプレッドシートからデータを取得して、Google Chatにリマインド通知する
試してみる
■概要
日々のタスク管理や進捗確認のために、Google スプレッドシートの情報を確認し、手作業でGoogle Chatにリマインド通知を送っていませんか。このワークフローを活用すれば、指定した時間にGoogle スプレッドシートのデータを自動で取得し、Google Chatに通知できるため、こうした定型業務の負担を軽減し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
毎日Google スプレッドシートの情報を基にリマインド業務を行っている方 Google Chatへの通知を手作業で行っており、非効率だと感じている方 定期的なリマインド業務を自動化し、通知漏れなどのミスをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
毎日決まった時間にGoogle スプレッドシートからデータを取得し、Google Chatへ自動で通知するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による転記ミスやコピペミス、通知の送り忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGoogle ChatをYoomと連携します。 トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、毎日特定の日時など、フローを起動したいスケジュールを設定します。 オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションで通知したい情報が記載されているシートのデータを取得します。 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションで取得したデータを引用して、指定のスペースに通知されるよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガー機能では、通知を実行したい曜日や時間などを任意で設定してください。 Google スプレッドシートでデータを取得するアクションでは、対象のスプレッドシートやシート名を任意で設定してください。 Google Chatでメッセージを送信するアクションでは、通知先のスペースやメッセージ内容を任意で設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシートとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
毎日、自社出品カテゴリの商品ランキングを自動取得しGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
毎日、自社出品カテゴリの商品ランキングを自動取得しGoogle Chatに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単に上記のフローを実現することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Chatを利用している企業
・Google Chatを利用してチーム内で迅速に情報共有を行いたい方
・毎日ランキング情報を自動的に通知し、手動での確認作業を減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
自社出品カテゴリの商品ランキングを毎日自動取得しGoogle Chatに通知することで、最新のランキング情報を毎日把握することができます。
また、手動でのランキング確認作業が不要になるため、業務の効率化が図れます。
さらに、Google Chatでチーム全体が同じ情報を共有できるため、情報共有がスムーズに行われ、メンバー間の連携が強化されるでしょう。
■注意事項
・Google ChatとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちら を参照ください。
毎日Google Adsからレポートを取得してGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
毎日指定の時間に前日のGoogle Adsからレポート情報を取得して、自動的にGoogle Chatに通知するフローです。
起動タイミングは任意の時間を指定することが可能です。
Google Chatに通知する内容などは自由にカスタマイズすることができます。
◼️注意事項
・Google Ads、Google ChatそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちら をご参照ください。
毎日Notionのタスクから本日期限のものを抽出し、Google Chat に一括通知する
試してみる
■概要
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionで情報を集約している方
・プロジェクトのタスクを一元管理しているプロジェクトマネージャー
・進捗管理でNotionを活用している方
2.Google Chatを使って情報を共有している方
・進捗状況やタスクの共有を行っているプロジェクトリーダー
・連絡事項の共有でGoogle Chatを使っている方
■このテンプレートを使うメリット
Notionの情報をGoogle Chatで連携する場合、都度通知をする必要があり手間です。
Google Chatによる通知作業を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
タスク情報を一括で通知することで各メンバーの作業が可視化されるため、認識齟齬も減り業務をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・Notion、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Boxを使った便利な自動化例
BoxにアップロードされたPDFをChatGPTで要約してGoogleドキュメントに保存したり、Boxに新しい請求書がアップロードされたら内容を抽出してスプレッドシートに記録したりと、ファイル管理とデータ活用を自動化できます。
Googleカレンダーで予定が追加されたら、ファイルの有無で分岐してMicrosoft Teamsに送信する
試してみる
■概要
Googleカレンダーに新しい予定が登録されるたびに関連ファイルの有無を確認し、その情報をMicrosoft Teamsの適切なチャネルへ手動で通知する作業は手間がかかり、時には連絡漏れも発生しがちではないでしょうか。特にファイルが関連する場合、その格納や共有ルールの確認も必要になり業務の負担となることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーへの予定追加をトリガーにファイルの有無に応じた処理分岐、そしてMicrosoft Teamsへの自動通知までを一気通貫で行うため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleカレンダーとMicrosoft Teamsを連携させ、情報共有の効率を上げたい方 予定に関連するファイルの取り扱いや通知作業に、多くの時間を費やしているチームの担当者 手作業による情報伝達の漏れや遅延を防ぎ、業務の正確性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーに予定が追加されると、ファイルの有無に応じた情報がMicrosoft Teamsへ自動で通知されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮することができます。 ファイルの見落としや、誤ったチャネルへの通知といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleカレンダー、Google Drive、OneDrive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。 トリガーとして、Googleカレンダーで「予定が作成されたら」アクションを設定し、フローボットが起動するきっかけを指定します。 次に、オペレーションで「分岐機能」を使用し、Googleカレンダーの予定にファイルが添付されているかどうかに基づいて、その後の処理を分岐させます。 ファイルが添付されている場合は、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、該当のファイルを取得します。その後、必要に応じてOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで指定の場所にファイルを格納することも可能です。 続いて、オペレーションで「AI機能」の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、予定の件名や本文、ファイル情報などから必要な情報を抽出します。ファイルがない場合は、予定の情報のみから抽出を行います。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出した情報やファイルに関する情報を、指定したチャネルに自動で通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、ファイル添付の有無だけでなく、予定の件名や説明文に含まれる特定のキーワード、時間帯など、ユーザーの運用に合わせたより詳細な条件で処理を分岐させることが可能です。 OneDriveへファイルをアップロードする際には、保存先のドライブIDやフォルダIDを候補から選択し、任意の格納場所を指定できます。 AI機能によるデータ抽出では、Googleカレンダーの予定情報から具体的にどの項目（例：会議名、日時、参加者、場所、議題など）を抽出するか、また、どのような形式で抽出するかといった指示内容を自由にカスタマイズできます。 Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチームやチャネルを任意に選択できるほか、メッセージ本文も固定のテキストだけでなく、Googleカレンダーの予定情報やAI機能によって抽出されたデータを変数として柔軟に組み込むことが可能です。 ■注意事項
Googleカレンダー、Microsoft Teams、Google Drive、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。ご利用プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 JSON PATHによるアウトプットの取得方法は下記を参照してくださいhttps://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
まとめ
Google ChatとBoxの連携を自動化することで、メッセージ内容に基づくフォルダ作成や、ファイルアップロードの通知といった定型業務を効率化し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は情報共有やファイル整理の漏れを心配することなく、より迅速に正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ハイパーオートメーションツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
