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「Google Chatでプロジェクトの議論をした後、関連ファイルを保管するためにBoxに手動でフォルダを作成している…」「どのチャットの内容が、Boxのどのフォルダに対応しているのか、後から探すのが大変…」
このように、Google ChatとBoxの情報連携に手間を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google Chatの特定のメッセージをきっかけに、Boxに必要なフォルダを自動作成する仕組み</span>があれば、コミュニケーションとファイル管理がシームレスにつながり、業務の抜け漏れを防ぎながら他の業務に集中できる時間を生み出せます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひ導入して日々の定型業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google ChatとBoxを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google ChatとBoxのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報共有やデータ整理を自動化できます。
例えば、Google Chatでの特定のやり取りをトリガーにしてBoxにフォルダを作成したり、必要な情報を自動で通知したりすることが可能になり、業務のスピードと正確性を向上させます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">メッセージ投稿をトリガーに、Boxへ自動でフォルダを作成</span>できるため、フォルダの作り忘れを防ぎ、ファイル管理のルールを徹底させることが可能です。
全てのメッセージでフォルダが作成されると、かえってBox内が煩雑になってしまう場合は、「新規案件」や「要対応」といった<span class="mark-yellow">特定のキーワードを含むメッセージが投稿された時だけBoxにフォルダを作成する</span>ことも可能です。
本当に必要な情報だけを整理し、より効率的なファイル管理を実現します。
それでは、さっそく実際にGoogle ChatとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle ChatとBoxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Google Chatでメッセージが投稿されたら、Boxにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずは、Yoomと各アプリの連携からはじめます。画面左側にある「マイアプリ」から、「+新規接続」をクリックしてください。
右上の検索窓から、Google Chatを検索し、Google Chat（OAuth）を選択します。
Google Chat（OAuth）を選択したら、「Sign in with Google」をクリックし、次に進みます。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
Client IDとClient Secretを入力してください。
※Google Chatとの連携については、Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法をご覧ください。
Client IDとClient Secretを入力すると、アカウントの選択に進みます。
追加アクセスを求められる場合がありますので、内容を確認し、先に進むとマイアプリ登録の完了です。
次は、Boxとの連携です。Google Chatと同様、左上のマイアプリを選択後、「+新規接続」をクリックし、Boxを検索・選択してください。
Boxを選択したら、メールアドレスとパスワードを入力し、「承認」をクリックします。
次に、「Boxへのアクセスを許可」をクリックすると、マイアプリ登録の完了です。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「スペースにメッセージが送信されたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「トリガーの起動間隔」を確認し、「スペースのリソース名」を候補から選択します。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
【要確認】トリガーの起動間隔について
【要確認】テストを行う際の注意点
※Boxでは、「\ / : * ? " <> |」などの文字をフォルダ名に使用できません。また、255文字以内かつ、先頭や末尾に空白を入れることはできないため、ご注意ください。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値」は、後のフローで使用します。
「メッセージ内容」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
Boxにフォルダを作成するための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「フォルダを作成」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「フォルダ名」を取得した値から選択し、「親フォルダのコンテンツID」は手動で入力します。
フォルダ名に取得した値を活用することで、値が固定化されず、トリガーで取得した情報が反映できます。
テストを実行し、Boxにフォルダが作成されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
今回はGoogle ChatからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからGoogle Chatへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
ファイル管理の状況をリアルタイムでチームに共有するなど、さらに幅広い業務の自動化が可能になります。
<span class="mark-yellow">Boxへのファイルアップロードを検知して、自動でGoogle Chatに新しいスペースを作成し通知する</span>ことができ、迅速かつ確実な情報共有が実現します。
<span class="mark-yellow">「契約書」や「請求書」といった特定のキーワードを含むファイルが、指定したフォルダにアップロードされた場合のみ</span>Google Chatにスペースを作成して通知する設定が可能です。
Yoomでは、Google ChatとBoxに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
Google ChatとBoxでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Google AdsのレポートやNotionのタスク、Googleスプレッドシートのデータを毎日取得してGoogle Chatに通知したりと、情報共有とデータ管理を自動化できます。
BoxにアップロードされたPDFをChatGPTで要約してGoogleドキュメントに保存したり、Boxに新しい請求書がアップロードされたら内容を抽出してスプレッドシートに記録したりと、ファイル管理とデータ活用を自動化できます。
Google ChatとBoxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">メッセージ内容に基づくフォルダ作成や、ファイルアップロードの通知といった定型業務を効率化し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は情報共有やファイル整理の漏れを心配することなく、より迅速に正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ハイパーオートメーションツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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