■概要
Google Chatでの連絡をもとに、Boxへ手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。重要な連絡の見落としや、フォルダの作成忘れは業務の遅延に繋がりかねません。このワークフローは、Google ChatとBoxを連携させ、特定のメッセージ投稿をトリガーにBoxへ自動でフォルダを作成するものです。定型的なフォルダ作成業務を自動化することで、対応漏れを防ぎ、本来の業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Chatでの依頼内容をBoxで管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- Google ChatとBoxを連携し、情報管理の抜け漏れ防止や効率化を実現したいと考えている方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatへのメッセージ投稿をトリガーにBoxのフォルダが自動生成され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatとBoxをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（メッセージ内容など）を満たした場合にのみ、後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成」アクションで任意のフォルダ名と親フォルダを指定して設定は完了です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatのトリガー設定では、フローボットを起動させたいスペースのリソース名を任意で設定可能です。
- 分岐条件は、メッセージ本文に特定のキーワードが含まれている場合のみ処理を進めるなど、業務内容に合わせて自由に設定できます。
- Boxにフォルダを作成する際、フォルダ名や格納先の親フォルダ（コンテンツID）を任意のものに指定できます。
■注意事項
- Google Chat、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
