Boxにファイルがアップロードされたら、Google Chatにスペースを作成する

■概要

Boxにプロジェクト関連のファイルをアップロードした後、情報共有のために手動でGoogle Chatのスペースを作成する作業に手間を感じていませんか？このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけとして、Google Chatのスペース作成を自動化するためのものです。定型的ながらも重要な情報共有の初動を自動化することで、作業の効率化とコミュニケーションの迅速化を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとGoogle Chatを連携させ、ファイル共有後のコミュニケーションを円滑にしたい方
• 手動でのスペース作成による手間の削減や、連絡漏れのリスクをなくしたいチームリーダーの方
• プロジェクトに関する情報共有のプロセスを自動化し、業務を効率化したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルがアップロードされると、Google Chatのスペースが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 担当者によるスペースの作成忘れや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の体制を構築できます。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「スペースを作成」というアクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、どのフォルダへのファイルアップロードをきっかけにワークフローを起動させるか、対象フォルダを任意で設定してください。
• Google Chatでスペースを作成するアクションでは、スペースの表示名を任意で設定可能です。トリガーで取得したファイル名などを活用し、分かりやすい名前にカスタマイズできます。

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■注意事項

• Box、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。