Google Chatでメッセージが投稿されたら、Boxにフォルダを作成する

■概要

Google Chatでの連絡をもとに、Boxで案件フォルダなどを作成する際、手作業による作成や情報管理に手間を感じていませんか？特に複数のプロジェクトが同時に動いていると、情報の散逸や作成漏れも起こりやすくなります。このワークフローは、Google Chatに特定のメッセージが投稿されると、自動でBoxにフォルダを作成するため、こうした課題を解消し、Google ChatとBoxを用いた情報管理を円滑にします。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatでの連絡を起点に、Boxで手動でフォルダを作成している方
• Google ChatとBoxを活用した案件管理や情報共有の効率化を図りたいと考えている方
• 定型的なフォルダ作成業務を自動化して、より重要なコア業務に集中したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatへのメッセージ投稿をトリガーとしてBoxにフォルダが自動で作成され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の安定化に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成」というアクションを設定します。これにより、指定したBoxのフォルダ内に新しいフォルダが自動で作成されます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定では、通知を検知する対象のスペースを、リソース名で任意に指定してください。
• Boxでフォルダを作成するアクションでは、作成するフォルダの名称や、どのフォルダ内に作成するかを指定する親フォルダのコンテンツIDを任意で設定可能です。

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■注意事項

• Google Chat、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。