■概要
Boxに重要なファイルがアップロードされた際、関係者への連絡やGoogle Chatでの専用スペース作成を手作業で行っていませんか。こうした定型業務は手間がかかるだけでなく、対応の遅れや連絡漏れの原因にもなり得ます。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、特定の条件に基づいてGoogle Chatのスペース（Box）を自動で作成します。ファイル共有に関する一連の業務を自動化し、迅速で確実な情報共有体制を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle Chatを連携させ、ファイル共有に関するコミュニケーションを効率化したいと考えている方
- プロジェクト単位など、特定の目的でGoogle Chatのスペース（Box）を作成・運用しているチームの管理者の方
- 手作業によるスペース作成や通知業務に課題を感じ、自動化によってコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxに特定のファイルがアップロードされると、Google Chatのスペースが自動で作成されるため、手作業での作成や関係者への通知業務にかかる時間を短縮できます。
- 人の手を介さずに自動で処理が実行されるため、スペースの作り忘れや関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルが特定の条件に合致した場合のみ、後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースを作成」アクションを設定し、新しいスペースが自動で作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatでスペースを作成するアクションでは、作成するスペースの表示名を任意で設定可能です。
- 分岐条件は、アップロードされたファイルの名称や種類など、業務に合わせて任意で設定することができます。
■注意事項
- Box、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
