GoogleドキュメントにまとめたデータをNotionなどのデータベースに転記する場合、通常であればGoogleドキュメントを確認しながら手入力しますよね。
この際に起きがちな問題と言えば、タイピングミス、転記するデータ量が多く負担がかかる、作業スピードがいまいち上がらない…などが当てはまるのではないでしょうか。
特に転記作業の機会が多い場合には、もう少し効率的にこなしていきたいものですよね。
もしこのようなお悩みがある場合は、ノーコードツールYoomでGoogleドキュメントとNotionのデータ連携をおすすめします！
これによりデータが自動転記されたり、資料の作成が自動化可能です！
Yoomは直感的な操作で使用できるため、データ連携初心者の方でも気軽にチャレンジ可能です！
この記事では、実際の操作画面を画像で説明しながら、GoogleドキュメントとNotionの連携方法を解説します。ぜひこの記事を参考にしながら試してみてくださいね！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単に GoogleドキュメントとNotionの連携が可能です。
YoomにはあらかじめGoogleドキュメントとNotionを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
フォームが入力されたらGoogleドキュメントで議事録を作成し、Notionに追加する
試してみる
■概要
このワークフローでは、フォーム入力からGoogleドキュメントへの議事録作成、さらにNotionへの記録までスムーズに連携することが可能です。この自動化により、議事録管理の手間を省きつつ、正確な情報管理が可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 会議の議事録作成に時間を取られているビジネスパーソン
- GoogleドキュメントとNotionを日常的に活用しているチーム
- 業務の効率化を図りたいと考えている管理職の方
- 手動でのデータ転記に煩わしさを感じている事務担当者
- フォームからのデータ収集を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 作業時間の節約
・フォーム入力から議事録作成、Notionへの記録まで自動化することで、手作業の時間を削減できます。 - データの一元管理
・GoogleドキュメントとNotionの連携により、情報を一箇所で管理でき、検索や共有が容易になります。 - ヒューマンエラーの防止
・自動化により、手動入力時のミスを防ぎ、正確な議事録を維持できます。 - 業務の標準化
・一定のフォーマットで議事録を作成・記録することで、業務プロセスの統一が図れます。
GoogleドキュメントとNotionを連携してできること
GoogleドキュメントとNotionのAPIを連携すれば、GoogleドキュメントのデータをNotionに自動的に連携することが可能になります！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGoogleドキュメントとNotionの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
フォームに入力されたらGoogleドキュメントで議事録作成し、Notionに追加
議事録作成に時間を取られている方や、議事録をフォーマット化したいと考えている方にオススメのフローです。
フォームが入力されたらGoogleドキュメントで議事録を作成し、Notionに追加する
試してみる
■概要
このワークフローでは、フォーム入力からGoogleドキュメントへの議事録作成、さらにNotionへの記録までスムーズに連携することが可能です。この自動化により、議事録管理の手間を省きつつ、正確な情報管理が可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 会議の議事録作成に時間を取られているビジネスパーソン
- GoogleドキュメントとNotionを日常的に活用しているチーム
- 業務の効率化を図りたいと考えている管理職の方
- 手動でのデータ転記に煩わしさを感じている事務担当者
- フォームからのデータ収集を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 作業時間の節約
・フォーム入力から議事録作成、Notionへの記録まで自動化することで、手作業の時間を削減できます。 - データの一元管理
・GoogleドキュメントとNotionの連携により、情報を一箇所で管理でき、検索や共有が容易になります。 - ヒューマンエラーの防止
・自動化により、手動入力時のミスを防ぎ、正確な議事録を維持できます。 - 業務の標準化
・一定のフォーマットで議事録を作成・記録することで、業務プロセスの統一が図れます。
毎週Googleドキュメントの議事録から情報を取得し、Notionに記録
定期的に議事録を作成している方で議事録の共有や管理業務を効率化したい場合にオススメのフローです。
毎週Googleドキュメントの議事録から情報を取得し、Notionに記録する
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■概要
毎週の定例会議後、Googleドキュメントで作成した議事録をNotionに転記する作業に手間を感じていませんか。重要な情報だからこそ手作業で行うものの、コピー＆ペーストの繰り返しは時間もかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてGoogleドキュメントから議事録情報を自動で取得し、Notionへ記録できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎週の議事録をGoogleドキュメントからNotionへ手作業で転記している方
- 定型的な情報収集や記録業務に時間を取られ、コア業務に集中したいと考えている方
- 議事録などのナレッジ管理を自動化し、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュール設定に基づき、議事録の取得からNotionへの記録までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。
- 手作業による情報の転記ミスや記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、議事録情報の正確性を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎週」など、フローボットを起動したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「ドキュメントのコンテンツを取得」アクションで対象の議事録情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、取得した議事録から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のデータベースに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動する頻度や日時を設定してください。
- AI機能によるテキスト抽出では、前段で取得したドキュメントの情報を基に、「決定事項」「担当者」「期限」など、抽出したい項目を自由に設定できます。
- Notionへの記録アクションでは、更新対象のレコードを指定する条件や、抽出したどの情報をどのプロパティに割り当てるかを柔軟にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Googleドキュメント、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
メールで受信した議事録をGoogleドキュメントで記録し、Notionにも記録
GoogleドキュメントとNotionの同時記録が可能なため、データの一貫性を保ちながら常に最新のデータを管理したい場合にオススメのフローです。
メールで受信した議事録をGoogleドキュメントで記録し、Notionにも記録する
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■概要
メールで受信した議事録を、確認しながらGoogleドキュメントやNotionに手作業で転記していませんか。こうした定型業務は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、AIが議事録の内容を要約し、GoogleドキュメントとNotionに自動で記録するため、議事録管理に関する一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受け取った議事録をGoogleドキュメントとNotionの両方で管理している方
- 手作業による情報の転記に手間を感じており、入力ミスをなくしたいと考えている方
- 議事録の整理や管理業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの受信から各ツールへの記録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、議事録メールを受信するための専用メールアドレスを設定します。
- オペレーションで、AI機能の「要約する」アクションを選択し、受信したメール本文の内容を要約します。
- 続いて、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、要約した内容から会議名や日付などの必要な情報を抽出します。
- その後、オペレーションでGoogleドキュメントのアクションを設定し、抽出した情報を任意のフォーマットでドキュメントに記録します。
- 最後に、オペレーションでNotionのアクションを設定し、同じく抽出した情報をデータベースの各項目に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれる特定のキーワードを指定し、受信条件を細かく設定することが可能です。
- AI機能による要約では、受信したメール本文のどの部分を要約対象とするかを変数で指定したり、要約の条件をカスタマイズしたりできます。
- AI機能によるテキスト抽出では、会議名や参加者リストなど、議事録の内容に応じて抽出したい項目を自由に設定できます。
- Googleドキュメントへ記録する文章は自由に編集でき、前段階でAIが抽出した情報を変数として本文に盛り込むことが可能です。
- Notionの各プロパティに対し、前段階で取得したどの情報を割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- Googleドキュメント、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
GoogleドキュメントとNotionの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogleドキュメントとNotionを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogleドキュメントとNotionの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、フォームが入力されたらGoogleドキュメントで議事録を作成し、Notionに追加するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けると以下の通りです。
- GoogleドキュメントトとNotionのマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- フォームトリガーの設定及びGoogleドキュメントとNotionの連携
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フォームが入力されたらGoogleドキュメントで議事録を作成し、Notionに追加する
試してみる
■概要
このワークフローでは、フォーム入力からGoogleドキュメントへの議事録作成、さらにNotionへの記録までスムーズに連携することが可能です。この自動化により、議事録管理の手間を省きつつ、正確な情報管理が可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 会議の議事録作成に時間を取られているビジネスパーソン
- GoogleドキュメントとNotionを日常的に活用しているチーム
- 業務の効率化を図りたいと考えている管理職の方
- 手動でのデータ転記に煩わしさを感じている事務担当者
- フォームからのデータ収集を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 作業時間の節約
・フォーム入力から議事録作成、Notionへの記録まで自動化することで、手作業の時間を削減できます。 - データの一元管理
・GoogleドキュメントとNotionの連携により、情報を一箇所で管理でき、検索や共有が容易になります。 - ヒューマンエラーの防止
・自動化により、手動入力時のミスを防ぎ、正確な議事録を維持できます。 - 業務の標準化
・一定のフォーマットで議事録を作成・記録することで、業務プロセスの統一が図れます。
ステップ1：GoogleドキュメントとNotionをマイアプリ連携
Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。
検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
GoogleドキュメントとYoomの連携方法
Googleドキュメントのアプリを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomとの共有に関する画面が表示されたら内容を確認の上「次へ」を押します。
アクセス権限付与の画面が表示されたら、内容を確認し「続行」をクリックします。
これで、Googleドキュメントのマイアプリ連携は完了です！
NotionとYoomの連携方法
Notionのアプリを検索するとログイン画面が表示されます。
ログイン情報を入力しましょう。
ログインすると、Yoomへのアクセス許可の画面が表示されます。
内容を確認の上「ページを選択する」をクリックします。
どのページへのアクセスを許可するのかチェックを入れましょう。
選び終わったら「アクセスを許可する」をクリックして、連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
- 下のバナーの「試してみる」を押す。
- 移行したページの「このテンプレートを試す」を押す。
- Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。
※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。
フォームが入力されたらGoogleドキュメントで議事録を作成し、Notionに追加する
試してみる
■概要
このワークフローでは、フォーム入力からGoogleドキュメントへの議事録作成、さらにNotionへの記録までスムーズに連携することが可能です。この自動化により、議事録管理の手間を省きつつ、正確な情報管理が可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 会議の議事録作成に時間を取られているビジネスパーソン
- GoogleドキュメントとNotionを日常的に活用しているチーム
- 業務の効率化を図りたいと考えている管理職の方
- 手動でのデータ転記に煩わしさを感じている事務担当者
- フォームからのデータ収集を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 作業時間の節約
・フォーム入力から議事録作成、Notionへの記録まで自動化することで、手作業の時間を削減できます。 - データの一元管理
・GoogleドキュメントとNotionの連携により、情報を一箇所で管理でき、検索や共有が容易になります。 - ヒューマンエラーの防止
・自動化により、手動入力時のミスを防ぎ、正確な議事録を維持できます。 - 業務の標準化
・一定のフォーマットで議事録を作成・記録することで、業務プロセスの統一が図れます。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
ステップ3：フォームトリガーの設定
- コピーしたテンプレートを開く
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
- フォームトリガーを開く
「議事録フォーム」をクリックします。
- 議事録フォームを作成する
実際に画面上で議事録フォームを作成していきます。
議事録に必要な項目を作成していきましょう。
※有料プランでのみ設定が可能な項目もあります。
※詳しくはこちらをご確認ください。
完了ページを設定することも可能です。
（完了ページとは「送信ボタン」を押した後に表示されるページのこと）
次に「共有フォーム利用時のフローボットの起動者」を選択します。
ここまで入力が完了したら「次へ」を押します。
※詳しい内容はこちらをご確認ください。
- フォームの表示確認と詳細設定をする
「プレビューページ」と「完了ページ」を確認します。
修正点がなければ「取得した値」の項目がフォームの項目と一致していることを確認しましょう。
そして、入力フォームの回答サンプルを設定したら「保存する」をクリックします。
ステップ4：Googleドキュメントの連携
- Googleドキュメントアプリを開く
「新しいドキュメントを作成する」をクリックします。
- 連携アカウントとアクションを選択する
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「アクション」：「新しいドキュメントを作成する」を選択
- APIの接続設定をする
ドキュメントのタイトルを入力します。
ステップ3で入力したフォームの項目をアウトプットとして活用すると、議事録を作成するたびに別のタイトルをつけることができます。
テンプレート上では「会議名」と「会議日時」の回答内容がタイトルになっているため、変更がなければこのままでOKです！
【アウトプットの活用法】
①入力欄をクリックして「アウトプット」を表示
②「議事録フォーム」をクリック
③「会議名」と「会議日時」を選択
※詳しいアウトプットの説明はこちらをご確認ください。
（新たに空のGoogleドキュメントファイルを作成するためのAPI接続です。「文末にテキストを追加する」というアクションを使用すると、作成したファイルに本文を追加することができます。）
ここまで入力が完了したら「テスト」を押します。
テストに成功すると、このような画面が表示されます。
実際にGoogleドライブで、このようにGoogleドキュメントが保存されていることも確認しましょう！
そして、さらに下にスクロールをすると「アウトプット」が表示されます。
これでGoogleドキュメントIDもアウトプットとして活用できるようになりました！
「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：Notionの連携
- Notionアプリを開く
「レコードを追加する」をクリックします。
- データベースの連携をする
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Notionと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「実行アクション」：「レコードを追加する」を選択
次に「データベースの連携」をします。
今回はこのようなテーブルをテスト版としてNotionに作成しています。
「データベースID」の入力欄をクリックすると、候補が表示されます。
追加したいテーブルを選びます。
- データベースの詳細設定をする
「追加するレコードの値」を入力していきます。
Notionのテーブルに応じた入力項目が表示されるので、ステップ3やステップ4で取得した値をアウトプットを活用して入力していきましょう！
①入力欄をクリックして、アウトプットを表示
②「議事録フォーム」をクリック
③「会議名」を選択
同じ手順で他の項目にも入力します。
入力が完了したら「テスト」を押して、テストに成功したら「保存する」をクリックします。
実際に、Notionに追加になっていることも確認しましょう！
ステップ6：トリガーをONにして動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、フォームが入力されたらGoogleドキュメントで議事録を作成し、Notionに追加するための連携手順になります！
NotionのデータをGoogleドキュメントに連携したい場合
今回はGoogleドキュメントからNotionへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にNotionからGoogleドキュメントへのデータ連携を実施したい場合は、以下のテンプレートも併せてご利用ください。
毎月Notionの情報を一括取得してGoogleドキュメントに記録
Notionの情報をもとに月次報告書を作成している方や、Notionの情報をもとにデータ分析をしている場合にオススメのフローです。
毎月Notionの情報を一括取得し、Googleドキュメントに記録する
試してみる
■概要
毎月、Notionにまとめた情報をGoogleドキュメントに転記する作業に時間を取られていませんか？
手作業での情報集約は手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストの際にミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでNotionのデータベースから情報を一括取得し、自動でGoogleドキュメントに記録できます。
定期的なレポート作成や情報アーカイブの業務を効率化し、作業負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで情報を管理し、定期的にGoogleドキュメントへ内容をまとめている方
- 手作業による情報転記での入力漏れやミスを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
- 月次報告などの定型業務を自動化し、他のタスク処理に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに基づき自動で情報が記録されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による情報のコピー＆ペーストで発生しがちな転記ミスや記載漏れを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionをYoomと連携します。
- 次に、スケジュールトリガー機能を設定して、実行したい日時（例：毎月1日の午前9時）を指定します。
- 続いて、オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する（最大100件）」アクションを設定して、対象のデータベースを指定します。
- 次に、AI機能「テキストを生成する」を設定し、取得した情報を基に記録したい内容の文章を作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定して、生成したテキストを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、特定の曜日や日時、cronを利用したより詳細な周期での設定も可能です。
- 「テキストを生成する」では、Notionから取得した情報を変数としてプロンプトに含めることで動的な文章の作成が可能です。
- 「文末にテキストを追加」では、Notionから取得した情報やAIが生成したテキストを変数として引用・設定できます。
■注意事項
- Notion、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
Notionで会議内容が記録されたらGoogleドキュメントで議事録作成
会議のメモはNotionに記録しているものの議事録はGoogleドキュメントを活用しているなど、議事録作成時に転記作業が多い方にオススメのフローです。
Notionで会議内容が記録されたら、Googleドキュメントで議事録を作成する
試してみる
■概要
Notionに会議メモを記録した後にGoogleドキュメントで清書して議事録を作成する際、手作業での転記に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースで会議内容が記録されると、その情報を基にGoogleドキュメントで議事録を自動で作成できます。
定型的なドキュメント作成の時間を削減できるため、コア業務へ注力する時間を増やすことにもつながるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとGoogleドキュメントで議事録を作成・管理している方
- 会議後の情報共有やドキュメント作成の効率化を検討している方
- 定型的なドキュメント作成業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの情報記録を起点に議事録が自動生成されるため、転記やフォーマット調整にかかる時間を短縮できます。
- 手作業でのコピー＆ペーストが不要になることで、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでNotionの「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」アクションを設定し、対象のデータベースを指定します。
- 次に、分岐機能を選択し、特定の条件を満たした場合にのみ後続の処理に進むよう設定します。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったページの詳細情報を取得します。
- 最後に、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報を基に議事録を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Notionのプロパティを条件に、意図したタイミングで議事録が作成されるように設定できます。
- 「書類を発行する」では、Notionから取得した会議名や決定事項などの情報を、あらかじめ用意した議事録テンプレートの任意の位置に変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- Notion、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
GoogleドキュメントやNotionのAPIを使ったその他の自動化例
GoogleドキュメントやNotionのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
Googleドキュメントを使った自動化例
テキストデータをデータベースツールに転記したり、用意した雛形を基に他ツールのデータを任意の箇所にはめ込むことも可能です！
Confluenceでページが作成されたらGoogleドキュメントで新しいドキュメントを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書を、別途Googleドキュメントに転記していませんか？こうした手作業でのコピー&ペーストは手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや転記ミスといった問題も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると自動でGoogleドキュメントが生成されるため、ドキュメント管理に関する一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceで作成した情報をGoogleドキュメントでも管理している方
- 複数のツール間での情報転記に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるドキュメント作成で発生する、転記ミスなどの課題を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceでのページ作成をきっかけに、Googleドキュメントが自動で生成されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮します。
- システムが自動で処理を行うことで、コピー＆ペーストによる転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- ConfluenceとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでConfluenceの「ページが作成されたら」というトリガーアクションを設定して、フローボットが起動するスペースなどを指定します。
- オペレーションでConfluenceの「ページを取得」を設定し、作成されたページの内容を取得します。
- AI機能の「データの変換」を設定し、取得した内容をGoogleドキュメントに適したフォーマットに整形します。
- オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」「文末にテキストを追加する」を設定し、整形した内容を反映したドキュメントを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Confluenceから取得するページの情報は、タイトルや本文など用途に応じて内容をカスタムできます。
- AI機能によるデータ変換では、取得した情報と固定テキストを組み合わせ、任意のルールでテキストを整形することが可能です。
- Googleドキュメントで作成するドキュメントのタイトルは、Confluenceのページタイトルを利用するなど動的に設定できます。
- Googleドキュメントの本文に追加するテキストは、AIで整形した内容だけでなく任意の固定文などを加えて編集可能です。
■注意事項
- ConfluenceとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームの内容を用いて、Googleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行しDocuSignで送付する
試してみる
■概要
採用予定者との雇用契約書の締結業務は、重要な手続きでありながらも手作業が多く、時間や手間がかかる業務の一つです。 フォームで受け取った情報を手動で契約書雛形に転記し、電子契約サービスで送付する、といった一連の作業では転記ミスや送付漏れなども発生しやすくなります。 このワークフローを活用すれば、フォームへの情報入力だけでGoogleドキュメントの雛形から雇用契約書を自動で発行し、DocuSignでの送付までを自動化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 雇用契約書の作成から送付までの一連の業務を効率化したい人事労務担当者の方
- GoogleドキュメントとDocuSignを活用して契約業務を自動化したいと考えている方
- フォームで取得した情報を活用して、契約書を自動で作成、送付したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム入力から契約書発行、DocuSignでの送付までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます
- システムがフォームの情報を直接契約書に反映させるため、手作業による転記ミスや送付先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとDocuSignをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します
- 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、フォームの内容をもとにGoogleドキュメントの雛形から書類を発行するよう設定します
- 続けて、オペレーションでDocuSignの「エンベロープを作成する」アクションと「エンベロープに書類を追加・更新する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「エンベロープを送信する」アクションを設定し、契約書を指定の宛先に送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、氏名や住所、入社年月日など、契約書作成に必要な情報を収集できるよう、質問項目や回答種別を任意で設定してください
- 書類発行機能では、予め用意したGoogleドキュメントの雛形ファイルを設定し、フォームで取得した値を書類内の任意の場所に差し込むことが可能です。また、発行する書類名や保存先のフォルダも自由に設定できます
- DocuSignの各アクションでは、宛先のメールアドレスや件名などに、フォームで取得した情報や固定のテキストを自由に設定することが可能です
■注意事項
- Googleドキュメント、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google ドキュメントに追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信した問い合わせやアンケートの回答などを、一つひとつ確認してGoogle ドキュメントに転記する作業に時間を要していませんか。手作業による転記は、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが自動で必要な情報のみを抽出し、指定のGoogle ドキュメントに追記します。定型的なデータ入力業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する問い合わせやアンケート回答の管理に手間を感じている方
- 受信メールの内容を手作業でGoogle ドキュメントに転記しており、ミスを減らしたい方
- AIを活用して、メールからの情報抽出とデータ蓄積業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogle ドキュメントへの追記までが自動化され、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
- 人の手による情報の転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の起点となるメールの件名を指定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、AIが抽出したデータを指定のドキュメントに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメールの本文からどの情報を抽出対象とするかを任意で設定することが可能です。
- Google ドキュメントにテキストを追加するアクションでは、固定の文言を入れたり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として組み込んだりするなど、出力内容を自由に設定できます。
■注意事項
- Outlook、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしをGoogleドキュメントに保存する
試してみる
◼️概要
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしデータをGoogleドキュメントに保存します。
各アクションの設定内容を変更してご利用ください。
◼️注意事項
・Zoom、GoogleドキュメントそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
受信した履歴書をAIで読み取り、自動で業務委託契約書を作成しGmailを送付する
試してみる
■概要
受信した履歴書をAIで読み取り、自動で業務委託契約書を作成しGmailを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.複数の業務委託契約を締結する必要のある方
・Webデザイナーなどを業務委託契約している企業の担当者
・採用の決定権を持つ人事部や採用部門の上席者
2. AI技術を活用して、手入力の作業を減らしたいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・ワークフローの自動化に関心がある事務職の統括責任者
3.Googleスプレッドシートを業務に活用している方
・デジタルツールを活用してデータ管理を行なっている総務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・履歴書を受信したら一連の流れを全て自動で行うので、手入力の手間を省き業務の効率を大幅に向上させることができます。
・履歴書のデータをAIが自動で解析してくれるので、書類作成側の入力ミスが起こりません。
・間に分岐や承認を依頼するオペレーションを追加することで、採用から業務委託契約までの一連の流れを自動化することも可能です。（分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。）
■注意事項
・GoogleスプレッドシートとYoomを連携させてください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・使用しているGoogleドキュメントの雛形は下記を参考にしてください。（閲覧のみ、使用する場合はコピーして使用してください）
https://docs.google.com/document/d/1f3SFWz4zkSNe85MRFWTgFN4CX0bMicazCH2U2O7qdCo/edit?usp=sharing
Notionを使った自動化例
データの集約、追加、更新などが自動化するため、データ管理や編集が今までよりも簡単に行えるはずです。
Googleカレンダーに予定が登録されたら、Notionにレコードを追加
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■概要
Googleカレンダーで管理している会議や打ち合わせの予定を、議事録やタスク管理のためにNotionへ都度手作業で転記していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、情報の登録漏れや入力ミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が登録されるだけでNotionのデータベースへ自動でレコードが追加され、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとNotionを併用し、予定情報を手作業で転記している方
- 会議や打ち合わせの情報をNotionで管理しており、登録の手間を削減したい方
- 手作業による情報登録の漏れやミスを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーに予定が追加されると自動でNotionにレコードが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記がなくなることで、入力内容の間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を担保します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得した予定の情報を元にレコードを追加するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、対象としたいカレンダーIDを指定できるほか、起動間隔や特定のキーワードを含む予定のみを対象とするなどの条件設定が可能です。
- Notionでレコードを追加するアクションでは、追加先のデータベースIDを指定し、どの項目にカレンダーのどの情報（件名、日時など）を反映させるか自由に設定できます。
■注意事項
- Googleカレンダー、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
毎日、Notionの最新情報をChatGPTで集約して通知する
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■概要
Notionに日々蓄積される情報を手動で確認し、要点をまとめる作業に時間を取られていませんか。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にNotionのデータベースから最新情報を自動で取得し、その内容をChatGPTが要約、指定のSlackチャンネルへ通知する一連の流れを自動化できます。日々の情報収集にかかる手間を削減し、重要な更新の見落としを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionに蓄積したナレッジや情報の確認作業を効率化したいと考えている方
- チームで利用するNotionの更新情報を、効率的にメンバーへ共有したい方
- ChatGPTを活用して、定型的な情報収集や文章要約を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日決まった時間にNotionの最新情報を自動で取得・要約するため、これまで手作業で行っていた情報収集や確認に費やす時間を短縮できます。
- 手動での確認による情報の見落としや共有漏れといったリスクを軽減し、チーム全体で重要な更新を均一に把握することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、ChatGPT、SlackをYoomと連携する
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションでフローを起動したい日時を設定する
- 次に、オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する（最大１００件）」アクションを設定し、対象のデータベースから最新情報を取得する
- 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得した情報を要約するようにプロンプト（指示）を設定する
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成した要約文を指定のチャンネルに送信する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、情報を取得・通知したいタイミングに合わせて、実行する日付・曜日・時刻を任意で設定できます。
- Slackに送信するメッセージは、本文の内容に加えて、通知先のチャンネルや特定のメンバーへのメンションなどを自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Notion・ChatGPT・SlackそれぞれとYoomを連携してください。
- Notionにあらかじめ要約を記載する項目をつくっておく必要があります。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Notion内のコンテンツステータスが変更されたら、その内容をX（Twitter）に投稿する
試してみる
■概要
Notionで管理しているコンテンツのステータスが更新された際、X（Twitter）へ手動で投稿していませんか。この一連の作業は、投稿漏れや内容の転記ミスを招きやすく、またタイムリーな情報発信の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースでページのステータスが変更されると、その内容を自動でX（Twitter）に投稿し、迅速かつ正確な情報発信を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionでコンテンツ管理を行い、X（Twitter）での情報発信を効率化したいマーケティング担当者の方
- 手作業によるSNS投稿でのミスや遅延を防ぎ、情報発信の質を高めたいコンテンツ運用チームの方
- 複数のツールを跨ぐ定型業務を自動化して、本来のコア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのステータス更新を起点にX（Twitter）への投稿が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動での確認やコピー＆ペースト作業が不要となり、投稿内容の間違いや公開漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとX（Twitter）をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定して、監視対象のデータベースを指定します。
- オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで反応したページの最新情報を取得します。
- 続いて、オペレーションの分岐機能を設定し、取得したページのステータスが「公開」など特定の値になった場合のみ、後続のアクションが実行されるよう条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでX（Twitter）の「ポストを投稿」アクションを設定し、Notionから取得したページのタイトルなどを含めた内容を投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Notionから取得したステータス情報などを用いて、投稿を実行する条件を「公開済み」や「プレスリリース」といった任意の値にカスタマイズすることが可能です。
- X（Twitter）への投稿内容は、固定のテキストだけでなく、Notionから取得したページのタイトルやプロパティ情報などを変数として埋め込み、動的に作成することが可能です。
■注意事項
・Notion、X（Twitter）のそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
問い合わせフォームの内容をPerplexityで自動回答し、NotionにQ&A履歴を蓄積する
試してみる
■概要
問い合わせフォームへの対応は、迅速さが求められる一方で、一件ずつ内容を確認し回答を作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、対応履歴が個人のメールボックスなどに散在し、ナレッジとして蓄積できていないケースも少なくありません。このワークフローを活用すれば、フォームから受け付けた問い合わせ内容に対し、Perplexityが回答を自動で生成し、そのやり取りをNotionにQ&A履歴として蓄積するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 問い合わせフォームへの回答作成に多くの時間を費やしているカスタマーサポート担当者の方
- PerplexityとNotionを活用し、Q&A対応の効率化とナレッジの蓄積を自動化したい方
- 生成AIの具体的な活用方法を模索しており、まずは定型業務から自動化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームからの問い合わせに対しPerplexityが回答案を自動生成するため、担当者が回答を作成する時間を短縮することができます。
- 問い合わせ内容とAIによる回答が自動でNotionに保存されるため、Q&Aナレッジの蓄積と管理を効率化できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとPerplexityをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「問い合わせフォーム」が送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでPerplexityの「テキストを生成」アクションを設定し、フォームで受け取った問い合わせ内容を元に回答を生成します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、問い合わせ内容とPerplexityが生成した回答を指定のデータベースに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- NotionでQ&A履歴を蓄積したいデータベースのIDを任意で設定してください。
- Perplexityで回答を生成する際のプロンプトは、自社の回答ポリシーやトーン＆マナーに合わせて任意の内容に設定してください。
Notionに新しいレコードが投稿されたら、Discordにその内容を通知する
試してみる
■概要
Notionのデータソースを更新した際、その内容を都度Discordにコピー＆ペーストしてチームに共有する作業に手間を感じていませんか？手作業での情報共有は、通知漏れや内容の誤りといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータソースに新しいページが作成・更新されると、その内容が自動でDiscordに通知されるため、情報共有の円滑化と作業負担の軽減を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionでの情報更新を、Discordを利用してチームに共有している方
- 手作業での通知によるタイムラグや、共有漏れなどの課題を感じている方
- 複数のSaaSを連携させ、情報共有のフローを効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにレコードが追加されると自動でDiscordに通知されるため、情報共有にかかる時間を短縮することができます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、通知内容の間違いや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分けます。
- 続けて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、通知に必要なページ情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得した情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、通知の対象としたいデータソースIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、Notionから取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させるための条件を任意で設定できます。
- Notionのレコード検索では、検索項目に固定値を設定したり、前のステップで取得した情報を変数として利用したりすることが可能です。
- Discordへの通知では、メッセージを送信するチャンネルを任意で指定できるほか、本文にNotionから取得した情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Notion、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
終わりに
GoogleドキュメントとNotionの連携を行えば、日頃から時間を割きがちな資料作成やデータ転記作業などが素早く完結できるかもしれません！
Googleドキュメントを編集し、尚且つそれを確認しながらデータを打ち込む手間も省け、今までよりも作業をスムーズに行いやすくなるでしょう。
また、今回紹介した自動化の方法はノーコードツールのYoomを使えばプログラミング不要で簡単に実現できます！
初心者の方でも扱いやすい直感的な操作ができるので、この機会にぜひチャレンジしてみませんか？
Yoomの無料アカウントを作成して今すぐ操作してみる
GoogleドキュメントとNotionの連携を試して、Yoomを活用した自動化の可能性を感じてみてくださいね！
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