メールで受信した議事録をGoogleドキュメントで記録し、Notionにも記録する

■概要

メールで受信した議事録を、確認しながらGoogleドキュメントやNotionに手作業で転記していませんか。こうした定型業務は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、AIが議事録の内容を要約し、GoogleドキュメントとNotionに自動で記録するため、議事録管理に関する一連の業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールで受け取った議事録をGoogleドキュメントとNotionの両方で管理している方
• 手作業による情報の転記に手間を感じており、入力ミスをなくしたいと考えている方
• 議事録の整理や管理業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メールの受信から各ツールへの記録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleドキュメントとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、議事録メールを受信するための専用メールアドレスを設定します。
3. オペレーションで、AI機能の「要約する」アクションを選択し、受信したメール本文の内容を要約します。
4. 続いて、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、要約した内容から会議名や日付などの必要な情報を抽出します。
5. その後、オペレーションでGoogleドキュメントのアクションを設定し、抽出した情報を任意のフォーマットでドキュメントに記録します。
6. 最後に、オペレーションでNotionのアクションを設定し、同じく抽出した情報をデータベースの各項目に追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メールトリガー機能では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれる特定のキーワードを指定し、受信条件を細かく設定することが可能です。
• AI機能による要約では、受信したメール本文のどの部分を要約対象とするかを変数で指定したり、要約の条件をカスタマイズしたりできます。
• AI機能によるテキスト抽出では、会議名や参加者リストなど、議事録の内容に応じて抽出したい項目を自由に設定できます。
• Googleドキュメントへ記録する文章は自由に編集でき、前段階でAIが抽出した情報を変数として本文に盛り込むことが可能です。
• Notionの各プロパティに対し、前段階で取得したどの情報を割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタマイズできます。

■注意事項

• Googleドキュメント、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。