■概要
Google Driveに日々蓄積される大量のファイルを管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、ファイル一覧をGoogle スプレッドシートに手作業でまとめる場合、時間と労力がかかるだけでなく、転記ミスや登録漏れも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの指定フォルダ内にあるファイル一覧を定期的に自動で取得し、Google スプレッドシートへリストとして追加できます。これにより、面倒なファイル管理業務から解放され、より重要な業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveのファイルを手作業でGoogle スプレッドシートに転記し、管理している方
- 定期的なファイルの棚卸作業に多くの時間を費やしている情報システムや総務担当の方
- チームで共有しているGoogle Driveのファイル管理を効率化し、整理したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに沿ってGoogle Driveのファイル一覧が自動でリスト化されるため、これまで手作業で行っていた棚卸しや管理業務の時間を削減できます。
- 手作業による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Google スプレッドシート上で正確なファイルリストを維持できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得する」アクションを設定します。
- 続いて、取得したファイル一覧を一つずつ処理するため、「繰り返し処理」を設定します。
- 繰り返し処理の中で、Google Driveの「ファイル・フォルダ情報を取得する」アクションを設定し、各ファイルの詳細情報を取得します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したファイル情報を指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを実行したい曜日や時間などを任意で設定できます。
- Google Driveでファイル一覧を取得するアクションでは、対象としたいフォルダを任意で指定してください。
- Google スプレッドシートにファイル情報を追加する際、連携先のシートを自由に指定できます。また、どの情報をどの列に追加するかも、固定値や変数を用いて柔軟に設定可能です。
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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