2024/09/18
アプリ同士の連携方法

GoogleスプレッドシートとMicrosoft Entra IDをノーコード連携して、ユーザー追加を自動化しよう!

k.ohshiro

目次

複数のクラウドサービスを利用している企業の中には、各サービスのID管理のために、Microsoft Entra IDを導入している企業もあると思います。
シングルサインオンや多要素認証などの機能があり、とても便利なサービスですよね。
しかし、ユーザーを追加する際に、その都度手入力する必要があるので、手間に感じることもあります。
そんな課題を解決するために、Googleスプレッドシートに行を追加すると、Microsoft Entra IDに自動でユーザーが追加されるフローを作成しました!

興味のある方は以下の手順を参考にして、Yoomで自動連携をお試しください!

GoogleスプレッドシートとMicrosoft Entra IDを連携するメリット

メリット1.手作業の工数を半分に

GoogleスプレッドシートとMicrosoft Entra IDを併用している方の中に、以下のような流れでユーザーの追加をしている方はいませんか?

①Googleスプレッドシートにユーザー情報を入力する
②Microsoft Entra IDにも同じ情報を入力して、ユーザーを追加する

このように、2つのアプリでデータ管理をしていると、同じ情報を二回入力しなければなりません。
しかし、本記事の連携を使えば、①の作業だけでMicrosoft Entra IDにユーザーを追加することが可能です。
これによって、作業の工数が半分になり、業務効率化が期待できます。

メリット2.入力ミスを最小限に

データ入力の作業をしている方は、間違った情報を入力してしまった経験があると思います。特に管理している情報が多く、入力作業が頻繁に発生する場合ミスの数も増えてしまいます。
人間が手作業で行う以上、入力ミスが発生するのは仕方のないことですが、可能な限りミスの数は減らしたいですよね。

そういったときに、今回の連携が解決の一助になるかもしれません。
これまで手入力だった作業の一部が自動化されるので、スペルミスや誤字脱字などの入力ミスを最小限に抑えられるでしょう。

[Yoomとは]

GoogleスプレッドシートとMicrosoft Entra IDの連携フロー

では、実際にGoogleスプレッドシートとMicrosoft Entra IDを連携するための手順をご紹介します。
具体的な設定の手順は以下のようになります。

  1. アプリトリガーの設定
  2. ユーザーを追加する
  3. レコードを更新する

Yoomでは、上記3ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう!

事前準備

テンプレートをコピーしたら、まずは事前準備として、Yoomの「マイアプリ」からGoogleスプレッドシートとMicrosoft Entra IDを登録します。
※既に登録されている場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。

<手順>

1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「+新規接続」をクリック

2.アプリ名を検索してログインに必要な情報を入力し、アプリを登録

GoogleスプレッドシートとMicrosoft Entra IDがマイアプリ一覧に表示されていたら準備完了です!

早速、詳細設定に進みましょう!

ステップ1.アプリトリガーの設定

まずは、アプリトリガー「行が追加されたら」をクリックしましょう。

最初のページでは、事前に連携したアカウントの情報が表示されるので確認しましょう。
問題なければ、そのまま「次へ」をクリックしてください。

続いてのページでは、GoogleスプレッドシートのIDと範囲の設定を行ってください。
<span class="mark-yellow">特に「一意の値が入った列」は必ず一意の値がある列を設定してください。</span>
列内で値が重複していると正しく動かない場合があります。

すべての項目が入力できたら「テスト」をクリックして、エラーの有無を確認しましょう。

テストが成功すると、指定したGoogleスプレッドシートの項目がアウトプットとして反映されます。

<span class="mark-yellow">以下の項目はステップ2の「ユーザーを追加」する際に必要な情報です。下記画像のように、あらかじめGoogleスプレッドシート内に情報を格納してください。</span>

  • ログイン名
  • 初期パスワード
  • ユーザーの氏名

ここまで、問題がなければ「保存する」でトリガーの設定は終了です。

ステップ2.ユーザーを追加

続いて、「ユーザーを追加」をクリックしてください。

最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報のみを確認して、問題なければ「次へ」をクリックしてください。
2ページ目では、ユーザーを追加するための設定をします。
アウトプットされた情報を活用して、必須項目を入力してください。

「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3.レコードを更新する

それでは最後のステップ「レコードを更新する」に進みましょう。

1ページ目の冒頭はステップ1・ステップ2と同様にアカウント情報が載っています。
その下には、データベース連携の項目があるので、「スプレッドシートID」と「タブ名」を指定して、次へ進みましょう。

次のページでは、レコードを更新するための設定をします。
①の条件に合うレコードの特定の列が、②で設定した値に更新されます。

たとえば、下の画像のように設定すると、Microsoft Entra IDで発行されたユーザーIDが、Googleスプレッドシートの新しく追加された行の「ユーザーID」列に反映されます。

「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
下記画像のようなポップアップが表示されたら全ての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが実行されます。

その他GoogleスプレッドシートとMicrosoft Entra IDを使った自動化の例

Yoomには、GoogleスプレッドシートとMicrosoft Entra IDを使った多くの自動化事例があります。
ここでは代表的な例をいくつか紹介します。

1.Googleスプレッドシートで行が追加されたらMicrosoft Entra IDでグループにユーザーを追加する

グループにユーザーを自動追加するテンプレートも提供しております。

2.Googleスプレッドシートで行が更新されたらMicrosoft Entra IDのユーザーを削除する

ユーザーを追加するだけでなく、ユーザーを自動削除したいケースもありますよね。そういった場合におすすめのフローです。

3.SmartHRに従業員が登録されたらMicrosoft Entra IDに新規ユーザーを追加する

SmartHRを利用して、従業員情報を管理している場合は、SmartHRとMicrosoft Entra IDの連携もおすすめです。

4.kintoneでステータスが更新されたらMicrosoft Entra IDに新規ユーザーを追加する

kintoneを利用して、データ管理を行っている方は以下のテンプレートも参考にしてみてください。

まとめ

以上、GoogleスプレッドシートとMicrosoft Entra IDを連携する手順でした!
このように、Yoomはプログラミングの知識がなくても使えるため、簡単に連携設定が可能です。
Googleスプレッドシートに行を追加すると、Microsoft Entra IDにユーザーが自動で追加されるため、手作業の手間を軽減できます。
これによって、入力ミスを未然に防ぐことにもつながるため、生産性向上も期待できそうですね。

興味を持っていただけたら、まずはこちらから無料登録をお願いします!

この記事を書いた人
k.ohshiro
学生時代からSaaS企業でカスタマーサクセスとして働いてきました。 複数のクラウドサービスを使って業務をしていたのですが、もっと簡単にサービス同士を連携できたら便利だなと思うことがありました。 Yoomではノーコードでアプリの連携ができるので、誰でも簡単に設定することができます。 少しでもわかりやすくYoomの魅力を伝え、みなさんの業務効率化に貢献出来たらなと思います!
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