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Googleスプレッドシートを基幹データベースとして使用している場合、その他のツールにも自動的に情報を同期したいと思ったことはありませんか？
本記事では「Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたら、トヨクモ安否確認サービス2に登録する」自動化の設定方法をご紹介します。
この自動化を導入すれば、正確に従業員情報が登録され、誤った連絡先を登録してしまう事態も防げるでしょう。
以下にアプリを連携させるメリットを記したので、ご覧いただけるとうれしいです。
Googleスプレッドシートとトヨクモ安否確認サービス2を連携すれば、Googleスプレッドシートに従業員情報が追加された際に、自動的にトヨクモ安否確認サービス2に登録できます。
この自動化で、担当者は一元的に従業員の管理を行えるため、入力の手間が省け、業務効率向上に役立つ可能性があります。
登録した従業員情報に誤りがあった場合、有事の際の連絡が取れず従業員の安否に関わる可能性もあります。
今回の自動化を活用することで、基幹データベースであるGoogleスプレッドシートに従業員情報が入力された時点で、トヨクモ安否確認サービス2に情報が反映されるため、二重入力による誤入力を防ぐことが期待できます。
[Yoomとは]
今回は「Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたらトヨクモ安否確認サービス2に登録する」という以下のテンプレートの設定をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
2ステップで設定が完了するので、簡単にできちゃいます。
Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。
YoomにGoogleスプレッドシートとトヨクモ安否確認サービス2を連携するマイアプリ登録を行います。
マイアプリ登録を初めにしておくことで、後の自動化設定が簡単に行えます。
まずは、Googleスプレッドシートのマイアプリ登録から行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からGoogleスプレッドシートを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。
以下の画面に移行したら、Googleスプレッドシートにログインしてください。
続いてトヨクモ安否確認サービス2のマイアプリ登録を行うので、先ほどと同様にトヨクモ安否確認サービス2を選択しましょう。
以下の画面に移行するので、説明文を読んで設定を行いましょう。
両方のマイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリ欄にGoogleスプレッドシートとトヨクモ安否確認サービス2が表示されます。
自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面に移行したら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更したい場合は、以下のページより変更可能です。
最初にGoogleスプレッドシートの設定から行うので、「行が追加されたら」をクリックしてください。
以下の画面に移行するので、設定を確認しましょう。
以下の画面に移行したら、設定方法を確認してください。
Googleスプレッドシートの画面に移動し、テスト用にユーザー情報を入力してください。
例として以下のように設定しました。
Yoomの画面に戻って、画面をスクロールして以下の設定をしましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いてトヨクモ安否確認サービス2の設定を行うので、「ユーザーの追加」をクリックしてください。
以下の画面に移行するので、設定を確認しましょう。
以下の画面に移行したら、「名前」、「ログイン名」、「パスワード」を設定してください。
Googleスプレッドシートのアウトプットを利用して項目の設定を行います。
※赤枠をクリックしたら、Googleスプレッドシートのアウトプットを利用できます。
{{名前}}←アウトプットはこのように表示されます。
他にも必要な項目があれば入力しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
1.Googleスプレッドシートで従業員情報が更新されたら、トヨクモ安否確認サービス2も自動更新するフローです。
今回ご紹介したテンプレートは従業員情報の自動追加ですが、こちらは従業員情報の更新が自動化されるため、更新の見落としを防げます。
2.Googleスプレッドシートで情報が登録されたら、別のGoogleスプレッドシートにも自動同期するフローです。
特に注文履歴などの情報をGoogleスプレッドシートで同期作業を行っている方にオススメの自動化と言えます。
3.Google Chatで投稿されたら、Googleスプレッドシートを自動更新するフローです。
Google Chatの内容をGoogleスプレッドシートに自動入力してくれるので、手動での転記作業が省けます。
本記事では「Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたら、トヨクモ安否確認サービス2に登録する」自動化の設定方法をご紹介しました。
Googleスプレッドシートとトヨクモ安否確認サービス2を連携することで、従業員情報の転記を忘れてしまっても、自動で従業員情報が登録されるので安心です。
災害などの緊急時に連絡が取れなくなるリスクも軽減できるため、各アプリをご利用の方は、ぜひこの自動化を活用して有事の際の「万が一」を減らしてみませんか？
Yoomの自動化に興味を持ったという方は、こちらから無料登録をしてください。
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