Outlookで受信した特定のメールの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する

■概要

Outlookで受信する請求書や注文書といった添付ファイル付きのメール、その都度手動でファイルを開いて内容を確認し、関係者に共有するのは手間ではないでしょうか。この定型的な作業は、見落としや転記ミスが許されないため、業務負荷を高める一因にもなります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに添付ファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキスト情報をMicrosoft Teamsへ通知できるため、こうした手作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する請求書等の添付ファイルを手作業で確認・転記している方
• Microsoft Teamsを主要なコミュニケーションツールとして利用しているチーム
• OCR技術を活用して、PDFなどの書類からテキスト情報の抽出を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• メールの監視から添付ファイルのダウンロード、内容の読み取り、Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業にかかっていた時間を短縮することができます。
• 手動でのファイル確認やデータ転記が不要になることで、見落としや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomに連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。件名や送信者、添付ファイルの有無によって起動条件を絞り込むことも可能です。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、特定の場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. その後、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
5. 続けて、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、添付ファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出した情報を指定のチャネルに通知して完了です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローをチェックする起動間隔や、対象としたいメールフォルダのIDを任意で設定してください。
• 分岐機能の設定では、メールの件名や送信元アドレスなどの情報（アウトプット）を利用して、後続の処理を実行する条件を自由にカスタムできます。
• OCR機能の設定では、読み取り対象となるファイルの添付方法や、書類内の特定の項目（請求金額や会社名など）のみを抽出するよう設定が可能です。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチームIDやチャネルIDを指定できるほか、OCRで抽出した情報（アウトプット）をメッセージ本文に含めるなど、内容を自由にカスタムできます。

■注意事項

• Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。