【簡単設定】Outlookの受信メールをMicrosoft Teamsへ自動で共有する方法

「Outlookで重要なメールを受信したけれど、Microsoft Teamsでの共有を忘れてしまっていた！」
「受信メールの内容をMicrosoft Teamsにいちいち手作業でコピー＆ペーストするのは手間だし、入力ミスも心配…」
このように、Outlookで受信したメールの情報をMicrosoft Teamsへ共有する際に、手間や課題を感じていませんか？

もし<span class="mark-yellow">Outlookで特定の条件に合致するメールを受信した際に、その内容や添付ファイルを自動的にMicrosoft Teamsの指定されたチャネルへ投稿できる仕組み</span>があれば、情報共有の漏れや遅延を防ぎ、チーム内のコミュニケーションをより円滑に進めることができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくても簡単に設定でき、日々の業務連絡にかかる手間や時間を大きく削減できます。
ぜひこの機会に導入して、よりスムーズな情報共有を実現しましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomには<span class="mark-yellow">Outlookで受信したメールの内容をMicrosoft Teamsへ自動で共有する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

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OutlookとMicrosoft Teamsを連携する自動化の方法

OutlookとMicrosoft Teams間で発生するメール情報の共有作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使ってご紹介します！
これにより、チーム内の情報伝達の迅速化や共有漏れの防止を実現できるため、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

Outlookで受信したメール内容をMicrosoft Teamsに自動で転送する

<span class="mark-yellow">Outlookで受信したメールにファイルが添付されている場合に、その添付ファイルとメール内容をMicrosoft Teamsの特定のチャネルに自動で共有する</span>フローです。
重要なファイルの共有漏れを防ぎ、チームメンバーが必要な情報にすぐにアクセスできるようになるため、業務効率の向上に貢献します！

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Outlookのメールを翻訳してMicrosoft Teamsに自動で共有する

<span class="mark-yellow">Outlookで受信した外国語のメール本文を自動で翻訳し、その翻訳結果と原文を合わせてMicrosoft Teamsのチャネルに共有する</span>フローです。
言語の壁を感じることなく、グローバルなチームや海外の取引先とのコミュニケーションをスムーズに行うのに役立ちます！

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Outlookの受信メールをTeamsに自動転送するフローを作ってみよう

それでは代表的な例として、「Outlookで受信したメールの内容をMicrosoft Teamsの指定チャネルに自動で転送するフロー」を解説していきます！

Yoomを使用してノーコードで設定をしていくのでまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Microsoft TeamsとOutlookのマイアプリ登録
• テンプレートのコピー
• トリガーとなるメールフォルダと投稿するメッセージの設定
• フロー稼働の準備

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ステップ1：Microsoft TeamsとOutlookのマイアプリ登録

先ずは、Yoomと連携させたいMicrosoftアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。

1. Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
2. マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。

3. アプリ一覧画面が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではMicrosoft Teams）を検索して選択。

4. Microsoftのサインイン画面が表示されます。
   Microsoft Teamsを運用しているアカウントを入力し、「次へ」をクリック。
   ※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
   法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証が失敗する可能性があるのでご注意ください。

　　　　既にサインインしているアカウントがある場合は、以下のような画面が表示されます。

5. パスワードを入力し、「サインイン」をクリック。
6. Microsoftアカウントとの連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
   Microsoft Teamsが追加されていることを確認してください。

7. 同様に、Outlookもマイアプリに登録しましょう。
   OutlookもMicrosoftとの連携になるため、同じ手順で登録できます。
8. 「アプリ一覧」でOutlookを検索して選択。
   任意のMicrosoftアカウントでサインイン。
   ※ 2度目以降は下図のような画面になり、自動でサインインする場合があります。

9. マイアプリ画面に戻り、Outlookも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。

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そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

ステップ3：トリガーとなるメールフォルダの設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（メール受信）を設定していきます。

1. Outlookの「メールを受信したら」をクリック。

2. 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
   アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
   ここでは例として、「アプリ連携用フォルダにメールが届いたら」と設定しています。
3. 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。

4. 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
   トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
   そのプランの最短の起動間隔にすることで、メール受信時により早くOutlookへのメッセージ投稿が行えるようになります。
   ※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
   起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。

5. 「メールフォルダID」に、トリガーとなるメールフォルダのIDを設定。
   ここで設定したメールフォルダにメールが届いたらフローが起動します。
   入力欄をクリックすると、連携しているOutlookから候補が表示されますので、対象となるメールフォルダIDを選択してください。
   検索欄にメールフォルダの名称を入力することで検索が楽になります。

6. 設定を終えたら、指定したフォルダに仕分けられるメールを送信してください。
   ※ Outlookが受信したメールの例

7. 「テスト」をクリック。
   ※ 直近1時間以内に新しいメールを受信していない場合はテストに失敗します。

8. テストに成功すると、「取得した値」に受信したメールの情報が追加されます。

9. 手順6で受信したメールの情報が取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。

これでトリガーとなるメールフォルダの設定が完了しました。
トリガーアクションのタイトルも、設定したタイトルに変更されます。

ステップ4：投稿するメッセージの設定

取得したメール情報をMicrosoft Teamsに通知しましょう。

1. Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」をクリック。

2. 適宜「タイトル」を変更。
3. 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。

4. 「チームID」にメッセージを投稿するチャネルが属しているチームのIDを設定。
   入力欄をクリックすると、連携しているMicrosoft Teamsアカウントから候補が表示されるため、対象となるチームを選択してください。

5. 「チャネルID」にメッセージを投稿するチャネルのIDを設定。
   選択したチーム内の候補が表示されるため、対象となるチャネルを選択してください。

6. 「メッセージ」に投稿するメッセージの内容を設定。
   入力欄クリック時に表示される「取得した値」タブのトリガーアクションメニューから、ステップ3で取得した値が選択可能です。
   項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 追加された値}}という形で追加されます。
   これらの値を使用することで、受信したメールの内容をMicrosoft Teamsに投稿することができます。
   取得した値（アウトプット）についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。

7. その他、メンション情報や添付ファイル情報を必要に応じて設定してください。
8. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。

9. テストに成功したら、Microsoft Teamsの指定したチャネルにメール内容を含むメッセージが投稿されていることを確認してください。
   ※ 投稿されたメッセージの例

10. メッセージに問題がなければ、ページ下部の「保存する」をクリック。

ステップ5：フロー稼働の準備

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Outlookの指定したフォルダに仕分けられるメールを送信し、その内容がMicrosoft Teamsの指定したチャネルに投稿されていれば成功です。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

Microsoft TeamsやOutlookを使ったその他の自動化例 

他にも、Microsoft TeamsやOutlookを活用した様々な自動化の実現が可能です！

例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

Microsoft Teamsを使った自動化例

[[74876,158517,28384,139971,28303]]

Outlookを使った自動化例

[[79448,165424,134440,74568,69705]]

まとめ

OutlookとMicrosoft Teamsの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール内容の転記やファイル共有といった作業負荷を削減し、情報共有の遅延や共有漏れといったヒューマンエラーのリスクも低減できます。</span>
これにより、チームメンバーは重要な情報を見逃すことなく、迅速に必要なアクションを取れるようになり、結果としてチーム全体のコミュニケーション効率と業務遂行能力の向上に繋がるでしょう！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしOutlookとTeams間の情報共有の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！