Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、内容を要約してMicrosoft Teamsに送信する

■概要

Outlookで受信する請求書や発注書などの添付ファイルを手作業で開き、内容を確認してMicrosoft Teamsへ報告する作業は、時間もかかり転記ミスの原因にもなります。このワークフローは、Outlookで受信したメールの添付ファイルを自動でOCRが読み取り、さらにAIが内容を要約してMicrosoft Teamsに通知します。これまで手動で行っていた一連の確認・報告業務を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取る請求書などの確認や、Microsoft Teamsへの報告を自動化したい方
• OCRツールを使った文字起こしや、内容の要約を手作業で行い、非効率だと感じている方
• 手作業による転記ミスを防止し、請求書処理などの業務を正確に進めたい経理担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信から内容の確認、要約、報告までの一連のフローを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるファイルの見落としやMicrosoft Teamsへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
4. 続けて、「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
6. さらに、AI機能の「要約する」アクションで抽出したテキストを要約します。
7. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約結果を送信します。

.最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約結果を送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローを起動する間隔のほか、特定のメールフォルダ（例：請求書フォルダ）のみを監視対象としてIDを設定することが可能です。
• OCR機能の設定では、読み取り対象のファイルや、テキストの中から特定のパターンに一致する情報（例：請求金額、日付など）のみを抽出するようにカスタムできます。
• AIによる要約の設定では、前のステップでOCR機能によって出力されたテキスト（アウトプット）を対象に、「〇〇の形式で要約して」といった具体的な指示を追加することが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチームID・チャネルIDを指定するだけでなく、OCRやAIの要約結果などのアウトプットを組み込んで、通知メッセージの内容を自由に構成できます。

■注意事項

• Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。