■概要
Outlookで受信したメールに添付された請求書や資料などを、都度手作業でGoogle Driveに保存するのは手間がかかるのではないでしょうか？
この作業は定期的でありながら、保存漏れや格納先のミスが許されない重要な業務です。
このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信した際に添付ファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダへアップロードできるため、こうした手作業の手間やヒューマンエラーといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する添付ファイルを、手作業でGoogle Driveに格納している方
- チームで利用するGoogle Driveへのファイル共有を徹底、効率化したいマネージャーの方
- メールからのファイル保存といった定型業務を自動化し、生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信をトリガーに添付ファイルの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での保存作業が不要になることで、ファイルの保存忘れや格納先の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダIDや、件名に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無を判定する条件などを任意で設定することが可能です。
- Google Driveへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
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