「BASEで新しい注文が入るたびに、手動で在庫管理シートを更新している…」ネットショップ作成サービス「BASE」の運営における、商品登録や注文管理などの定型業務に多くの時間を費やしていませんか？
もし、メールで受け取った商品情報をBASEに自動で登録したり、Google スプレッドシートの情報を基に商品情報を同期したり、あるいはBASEの注文情報を定期的にチャットツールへ通知したりできる仕組み があれば、これらの手作業から解放されます。商品の企画やプロモーションといった、より創造的で売上に直結する業務に集中する時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
とにかく早く試したい方へ YoomにはBASEの商品登録業務を自動化するテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、BASEに商品情報と商品画像を登録する
試してみる
BASEの業務自動化を実現する連携パターン 普段お使いの様々なツールとBASEを連携させ、EC運営業務を自動化する方法を具体的なテンプレートを使って紹介します。
メールをトリガーにBASEの情報を更新する Gmailなどのメールツールで特定のメールを受信したことをきっかけに、BASEの商品情報を自動で登録する ことができるので、メールで受け取った商品情報を手動で登録する手間を削減し、迅速な商品展開を実現できます。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、BASEに商品情報と商品画像を登録する
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データベースの更新をトリガーにBASEの情報を更新する Google スプレッドシートなどのデータベースを起点として、BASEの商品情報を自動で検索・同期する ことで、在庫情報や価格情報などを一元管理し、手作業による更新ミスを防ぎながら更新された状態を保てます。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、BASEで商品を検索し商品情報を同期する
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定期的にBASEの情報を取得し通知する 設定したスケジュールに基づいて定期的にBASEから注文情報を自動で取得し、Slackなどのチャットツールに通知する ことで、売上状況や注文件数を素早くチームに共有し、迅速な意思決定をサポートします。
定期的にBASEから注文情報の一覧を取得し、Slackで通知する
試してみる
メールの内容をもとにBASEへ商品を自動登録するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、BASEに商品情報と商品画像を自動で登録するフローを解説していきます。登録フォーム BASE
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
BASEとGmailのマイアプリ連携 テンプレートをコピー Gmailのトリガー設定と各アクション設定 トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、BASEに商品情報と商品画像を登録する
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ステップ1：BASEとGmailをマイアプリ連携 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
BASEのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からBASEを検索し、クリックします。
ログイン画面が表示されるので、ログインしてください。
登録しているメールアドレス宛に認証番号が送られるので、入力しましょう。
最後に、アプリ認証画面へ移行します。
これでBASEのマイアプリ登録が完了です。Gmailのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする 次にYoomのテンプレートサイトから使用するテンプレートをコピーします。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、BASEに商品情報と商品画像を登録する
試してみる
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：Gmailのトリガー設定 ここからはフローボットの設定を進めていきます。
クリックすると以下の画面に切り替わります。タイトルは任意で変更も可能です。
ここで、テスト操作の準備のため、Gmailにメールを送信しておきましょう。
送信が完了したらYoomに戻り、設定を進めていきます。
ご利用プラン
「キーワード」は、先ほどメールで設定したキーワードを入力しましょう。Gmailのヘルプページ
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
ステップ4：AIを活用したテキスト抽出の設定 「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
変換タイプは 「GPT-5 mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」 が、デフォルトで設定されています。
「テキストからデータを抽出する」の設定方法
設定後、「次へ」進みましょう。
「対象のテキスト」は、AIに抽出させたいテキストを設定します。
「抽出したい項目」は、テキストからどの項目を抽出したいか入力します。
「指示内容」は、AIに対して抽出する際の条件や指示を、自由に記入できます。
設定した項目が抽出されていれば、テスト成功です。
ステップ5：BASEのアクション設定(商品情報の登録) 「商品情報の登録」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
登録する商品の情報を、設定していきます。
その他の項目も、必要があれば任意で設定可能です。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
ステップ6：BASEのアクション設定(商品画像の登録) 「商品画像を登録」をクリックしてください。
再度、BASEと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「商品ID」を、取得した値から設定してください。
「画像番号」は、1から20の範囲で入力してください。
「画像URL」には、メールから抽出したURLを設定します。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際に商品が自動登録されるので、BASEを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「保存する」を押してください。
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了 これですべての設定が完了です。
他にもBASEを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
Notion、Airtable、スプレッドシートなどからの情報をもとに、BASEの商品情報登録・更新を自動化します。
Airtableでレコードが更新されたらBASEに商品を登録する
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BASEで商品が作成・更新されたら、商品説明を要約しMediumでPostを作成する
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BASEで売り切れがあったらChatworkに通知する
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Google スプレッドシートで行が更新されたら、BASEで商品情報を更新する
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LINEの特定投稿をもとに、BASEで在庫数を確認し通知する
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Notionでページが作成されたら、BASEに商品情報を登録する
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定期的にBASEから注文情報の一覧を取得し、Slackで通知する
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Typeformで送信された情報でBASEに商品情報を登録する
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定期的にBASEの商品在庫数をMicrosoft Teamsに通知する
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毎日、BASEで商品一覧を取得し、Google スプレッドシートに追加する
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まとめ BASEと各種ツールを連携し自動化することで、これまで手作業で行っていた商品登録や注文情報の確認といった定型業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、ECサイトの運営者は日々の煩雑な作業から解放され、在庫管理の最適化や新たな販売戦略の立案など、売上向上に直結するコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。こちら
よくあるご質問
Q：AIがメールからうまく情報を抽出できない場合、どう調整すれば良いですか？
A：
「抽出したい項目」と、「項目を抽出するための指示内容」を具体的に指定することをおすすめします。
Q：既存商品の在庫数や価格を更新できますか？
A：
今回のフローは、商品の新規登録を行うフローです。
Q：自動処理が失敗した場合、どのように検知し対処すればよいですか？
A：
自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口
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