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「DocuSignで署名依頼中の書類に修正が入ったときに、手作業で差し替えるのが手間…」
「更新された書類を関係者に共有し忘れて、古いバージョンのまま話が進んでしまった…」
このように、DocuSignで扱う書類の更新管理に追われ、関係者との情報共有や契約管理の作業に課題を感じていませんか？
もし、特定のフォルダにある書類が更新された際に、自動でDocuSignのエンベロープ（署名依頼のパッケージ）に書類を追加したり、関係者に通知したりできる仕組みがあれば、こうした手作業による差し替えや共有漏れといったミスを削減し、契約管理をよりスムーズに進められます！
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。
ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには、DocuSignの書類更新・管理を自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
ここでは、Yoomを使用してノーコードで設定します。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：DocuSign／Google Drive
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
なお、今回ご紹介するフローでは、ファイル名に「{エンベロープID}_〇〇様契約書_{ドキュメントID}」のように、エンベロープIDとドキュメントIDが含まれていることを前提としています。
ここでは例として、「{エンベロープID}_〇〇様契約書_{ドキュメントID}」という名前で、以下のPDFファイルを作成しました。
作成したファイルは、Google DriveとDocuSignのエンベロープにアップロードしましょう。
ここからは、今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
検索窓に「Google Drive」と入力し、検索結果に表示されたアプリを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックして次に進んでください。
続いて、Yoomと連携するアカウントを選択します。
アクセス権の確認画面が開いたら、すべての権限を許可してログインしてください。
「このアプリはGoogleで確認されていません」といった文言が出る場合、「詳細」から続行できます。
Yoomのマイアプリ一覧にGoogle Driveが追加されていれば、連携完了です。
続いて、下記バナーの「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
ここでは、フローを起動するためのトリガーを設定します。
マイプロジェクトから、「【コピー】Google Driveでファイルが更新されたら、DocuSignのエンベロープに書類を追加する」を選んでください。
テンプレートを開いたら、最初に表示される「特定のファイルが作成または更新されたら」をクリックします。
まず、アクションと連携するアカウントを設定します。
設定を確認したら、次へ進みます！
次は、アプリトリガーのAPI接続設定です。
まず、トリガーの起動間隔を設定します。
選べる間隔は、5分／10分／15分／30分／60分です。
ただし、料金プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、ご注意ください。
基本的には、そのプランで設定できる最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
フォルダIDは、入力欄をクリックすると候補が表示されるので、連携したいフォルダを選択してください。
次に、対象となるファイルの名前を指定します。
ファイル名の検索は部分一致で行われます。
たとえば、「契約書」と入力すると、ファイル名に「契約書」を含むファイルが取得できます。
今回はGoogle Driveのファイルが更新されたら実行するフローなので、この段階で事前にGoogle Driveへアップロードしたファイルを更新しておきます。
ファイルは以下のように更新しました。
すべての設定が完了したら、テストをクリックしましょう！
テストに成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、テストを実行して得られたデータを指します。
このデータは、後続のオペレーション設定時に利用でき、フロー実行のたびに最新のデータに更新される動的な値となります。
ここで取得した値は、後続のステップで使用します。
必要に応じて詳細設定を行い、保存しましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランの場合はエラーが発生しますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
このステップでは、更新対象とするファイルの条件を設定します。
ここで指定した条件に一致した場合のみ、次の「ファイルをダウンロードする」アクションへ進みます。
それでは、テンプレート内の「分岐する」をクリックし、分岐条件の設定をはじめましょう。
「分岐条件を指定」では、判断の基準となる値を設定します。
今回は、Google Driveから取得したファイルが「新規作成」なのか「更新」なのかを判定するため、ステップ1で取得した「作成日時」を分岐の判断基準に設定します。
次に、分岐条件を設定します。
今回の例では、ファイルが更新されたときだけ次のステップへ進むようにするため、設定内容は以下のとおりです。
この条件によって、「作成日時と最終更新日時が異なる＝ファイルが更新された」と判断され、後続の処理が実行されます。
設定内容を確認したら、完了して次に進みます！
このステップでは、Google Driveに保存されているファイルをダウンロードする設定を行います。
テンプレート内の「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
はじめに、アクションと連携するアカウントを設定します。
設定内容を確認したら、次へ進みます！
次に、ダウンロード対象のファイルのIDを指定します。
入力欄には、ステップ3で取得したファイルIDが自動で入力されています。
もし空欄の場合は、入力欄をクリックして「取得した値」タブを開き、「特定のファイルが作成または更新されたら」の中からファイルIDを選択してください。
設定が完了したら、テストを実行します！
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について」もチェックしてみてください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
ファイルが取得できたことを確認したら、必要に応じて詳細設定を行い、次のステップへ進みましょう！
このステップでは、ステップ5で取得したファイル名からエンベロープIDとドキュメントIDを抽出する設定を行います。
テンプレート内の「テキスト抽出」をクリックしてください。
はじめに、オペレーションを設定します。
「変更」をクリックすると、オペレーションの選択肢が表示されます。
今回はファイル名からの抽出で文字数が少ないため、デフォルトの「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」のまま進めます。
続いて、抽出する情報を設定します。
設定が完了したら、テストを実行しましょう。
テストに成功すると、抽出結果が画面に表示されます。
想定どおりにテキストが抽出できない場合は、以下の方法を試してみてください。
エンベロープIDとドキュメントIDが抽出できたら、必要に応じて詳細設定を行い、保存しましょう。
このステップでは、指定したDocuSignのエンベロープに対して、書類を追加または更新する設定を行います。
テンプレート内の「エンベロープに書類を追加・更新」をクリックしてください。
はじめに、アクションと連携するアカウントを設定します。
設定内容を確認したら、次へ進みます！
続いて、API接続の設定を行います。
アカウントIDは、DocuSignの画面右上にあるアカウントアイコンをクリックすると確認できます。
表示されたアカウントIDをコピーして、Yoomの入力欄に貼り付けてください。
エンベロープIDとドキュメントIDは、入力欄をクリックして「取得した値」タブを開き、「テキスト抽出」の中から該当データを選びましょう。
取得した値を活用することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
ファイルの添付方法は、あらかじめ以下のように設定されています。
設定内容を確認したら、テストを実行しましょう！
DocuSign側でエンベロープを修正中の場合、以下のエラーが発生します。
その際は、修正を中断してエンベロープの修正画面を閉じてから再度テストしてください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
DocuSignを開き、書類が更新されていることが確認できれば連携は成功です！
なお、指定したドキュメントIDの書類が存在しない場合は、新規書類として追加されます。
必要に応じて詳細設定を行い、保存しましょう。
お疲れさまでした！
画面に「全ての設定が完了しました！」と表示されていれば、フローの設定は完了です。
フローをすぐに稼働したい場合は、「トリガーをON」をクリックしてください。
あとは、実際にGoogle Driveでファイルを更新したら、自動でDocuSignのエンベロープに書類が追加・更新されるか確認してみましょう！
Yoomでは、DocuSignを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、DocuSignに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
例えば、Salesforce、BowNow、Notionなどからの情報をもとに、DocuSignで契約書を自動送付します。契約書送付、ステータス管理、文書保管までを自動化し、契約業務のスピードと正確性を向上させます。
まとめ
DocuSignとストレージサービスを連携し、書類の更新作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルの差し替えや関係者への共有といった手間を削減し、更新漏れなどのヒューマンエラーのリスクを抑えられます。
これにより、担当者は最新情報をもとに契約プロセスを進められ、契約内容の確認や交渉といったより重要な業務に集中できるようになります！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。
自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google Drive以外のストレージでも自動化できますか？
A：
はい、可能です。
ご紹介したフローボットは一例です。
ほかにも、BoxやDropboxといったさまざまなストレージサービスと連携することもできます。
Yoomで連携可能なストレージアプリは、連携アプリ一覧をご確認ください。
Q：ファイル名が命名規則通りでなかった場合はどうなりますか？
A：
命名規則に沿っていないファイルの場合、エンベロープIDやドキュメントIDを抽出できず、フローの途中でエラーが発生することがあります。
運用中にエラーが発生すると、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、Slack・Chatworkなどのチャットツールでエラー通知を受け取ることも可能です。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。
エラーが発生した際の対応方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口からお問い合わせいただけます。
Q：書類を更新した後、関係者に自動で通知できますか？
A：
はい、可能です。
Yoomでは、SlackやChatworkなどのチャットツールと連携することで、関係者に更新内容を共有できます。
通知を設定する場合は、DocuSignの「エンベロープに書類を追加・更新」アクションの下にある「＋」をクリックし、連携したいアプリを追加してください。
Yoomで連携可能なチャットツールは、連携アプリ一覧をご確認ください。
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