GoogleDriveでファイルが更新されたら、DocuSignのエンベロープに書類を追加する
GoogleDriveでファイルが更新されたら、DocuSignのエンベロープに書類を追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
DocuSign
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
Google Driveで管理している契約書などを、DocuSignに手作業でアップロードしていませんか？ファイルの更新があるたびに手作業で対応するのは、手間がかかるだけでなく、更新漏れなどのミスにも繋がりかねません。 このワークフローを活用すれば、Google Driveでのファイル更新をトリガーにして、自動でDocuSignの書類が更新されるため、こうした手作業をなくし、業務の正確性と効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの頻繁な書類更新作業に、手間や時間を取られている契約管理担当者の方
- Google DriveとDocuSignを併用しており、手作業でのファイル連携に課題を感じている方
- 契約プロセスの自動化を進め、ヒューマンエラーの削減を目指している法務・営業部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveのファイル更新を検知して自動でDocuSignの書類が更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのアップロードによる、ファイルの選択ミスや最新版への更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとDocuSignをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のファイルを指定します。
- 次に、オペレーションに分岐機能を設定し、ファイル更新時のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、更新されたファイルを取得します。
- 次に、AI機能の「テキスト抽出」を活用し、ファイル名からID情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「エンベロープに書類を追加・更新」を設定し、ダウンロードしたファイルや抽出した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignの「エンベロープに書類を追加・更新」アクションでは、抽出したIDをエンベロープの各項目に変数として反映させます。
■注意事項
- GoogleDrive、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
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新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
エンベロープを作成
テンプレートからエンベロープを作成・送信
特定のエンベロープの情報を取得
特定のエンベロープの書類情報を取得
特定のエンベロープの書類をダウンロード
証明書をダウンロード
特定のエンベロープを無効化
エンベロープを送信
エンベロープに添付ファイルを追加
エンベロープに書類を追加・更新
書類にフィールドを設定
書類のフィールドに値を追加
書類のフィールドに値を追加（ラジオボタン）
エンベロープを削除または無効にする
カスタムドキュメントフィールド値を取得
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フローボットトリガー
エンベロープが完了したら
フローボットオペレーション
エンベロープを作成テンプレートからエンベロープを作成・送信特定のエンベロープの情報を取得特定のエンベロープの書類情報を取得特定のエンベロープの書類をダウンロード証明書をダウンロード特定のエンベロープを無効化エンベロープを送信エンベロープに添付ファイルを追加エンベロープに書類を追加・更新書類にフィールドを設定書類のフィールドに値を追加書類のフィールドに値を追加（ラジオボタン）エンベロープを削除または無効にするカスタムドキュメントフィールド値を取得指定のドキュメントにカスタムフィールドを追加エンベロープを検索エンベロープを検索（次ページ開始用）エンベロープ受信者タブの一覧を取得テンプレートからエンベロープを作成・送信（タブ付き）テンプレートからエンベロープを作成・送信（単一エンベロープ/複数タブ/単一タブラベル）テンプレートからエンベロープを作成・送信（単一エンベロープ/単一タブ/複数タブラベル）
フローボットトリガー
新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のキーワードを含むファイルが更新されたら特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
フォルダを作成するファイルを複製する特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索ファイルを削除するファイルをアップロードするファイルをダウンロードするGoogleスプレッドシートをダウンロードGoogleスライドをダウンロードGoogleドキュメントをダウンロード特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得ファイル名を変更するファイル・フォルダ情報を取得エクセルファイルをスプレッドシートに変換するCSVファイルをスプレッドシートに変換する指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与するファイルをゴミ箱に移動するファイルやフォルダの権限のリストを取得ファイル・フォルダの説明を更新ファイルの格納先フォルダを変更ファイルのショートカットを作成ファイルのダウンロードやコピー操作の可否を設定する特定フォルダ内のフォルダの一覧を取得ファイルをGoogleドキュメントに変換するGoogleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索（ごみ箱を除く）プレゼンテーションファイルをGoogleスライドに変換するPDFファイルをGoogleドキュメントに変換する特定の組織にファイルやフォルダの権限を付与する特定のファイルを更新ファイルやフォルダから権限を削除する共有ドライブを作成共有ドライブを検索ファイルを複製する（詳細指定）ファイル・フォルダを検索
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