■概要
Google Driveで管理している契約書などを、DocuSignに手作業でアップロードしていませんか？ファイルの更新があるたびに手作業で対応するのは、手間がかかるだけでなく、更新漏れなどのミスにも繋がりかねません。 このワークフローを活用すれば、Google Driveでのファイル更新をトリガーにして、自動でDocuSignの書類が更新されるため、こうした手作業をなくし、業務の正確性と効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの頻繁な書類更新作業に、手間や時間を取られている契約管理担当者の方
- Google DriveとDocuSignを併用しており、手作業でのファイル連携に課題を感じている方
- 契約プロセスの自動化を進め、ヒューマンエラーの削減を目指している法務・営業部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveのファイル更新を検知して自動でDocuSignの書類が更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのアップロードによる、ファイルの選択ミスや最新版への更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとDocuSignをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のファイルを指定します。
- 次に、オペレーションに分岐機能を設定し、ファイル名など特定の条件を満たす場合のみ後続の処理に進むよう設定することが可能です。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、更新されたファイルを取得します。
- 必要に応じて、AI機能の「テキスト抽出」を活用し、ファイル内の取引先名や契約日などの特定の情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「エンベロープに書類を追加・更新」を設定し、ダウンロードしたファイルや抽出した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignの「エンベロープに書類を追加・更新」アクションでは、件名やメッセージなどの設定項目に、任意のテキストを固定値として入力できます。
- また、前段のAI機能で抽出した取引先名や契約日などの情報を、エンベロープの各項目に変数として設定し、動的に反映させることも可能です。
■注意事項
- GoogleDrive、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
特定のエンベロープを無効化
新しくファイル・フォルダが作成されたら
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