GoogleDriveでファイルが更新されたら、DocuSignのエンベロープに書類を追加する
GoogleDriveでファイルが更新されたら、DocuSignのエンベロープに書類を追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
DocuSign
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
Google Driveで管理している契約書などを、DocuSignに手作業でアップロードしていませんか？ファイルの更新があるたびに手作業で対応するのは、手間がかかるだけでなく、更新漏れなどのミスにも繋がりかねません。 このワークフローを活用すれば、Google Driveでのファイル更新をトリガーにして、自動でDocuSignの書類が更新されるため、こうした手作業をなくし、業務の正確性と効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの頻繁な書類更新作業に、手間や時間を取られている契約管理担当者の方
- Google DriveとDocuSignを併用しており、手作業でのファイル連携に課題を感じている方
- 契約プロセスの自動化を進め、ヒューマンエラーの削減を目指している法務・営業部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveのファイル更新を検知して自動でDocuSignの書類が更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのアップロードによる、ファイルの選択ミスや最新版への更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとDocuSignをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のファイルを指定します。
- 次に、オペレーションに分岐機能を設定し、ファイル更新時のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、更新されたファイルを取得します。
- 次に、AI機能の「テキスト抽出」を活用し、ファイル名からID情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「エンベロープに書類を追加・更新」を設定し、ダウンロードしたファイルや抽出した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignの「エンベロープに書類を追加・更新」アクションでは、抽出したIDをエンベロープの各項目に変数として反映させます。
■注意事項
- GoogleDrive、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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特定のエンベロープの書類をダウンロード
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