Gmailでメールを受信したら、Microsoft Excelの情報を更新する

■概要

Gmailで受信した特定のメール情報を、都度Microsoft Excelに手作業で転記していませんか？この定型業務は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによる入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、Microsoft Excelの指定したシートへ自動で情報を更新できるため、こうした課題を解消し、業務の正確性と効率を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した情報をMicrosoft Excelで管理しており、手入力に手間を感じている方
• メール経経由の問い合わせや注文データをExcelに転記し、ミスなく管理したい担当者の方
• 定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでメールを受信すると自動でMicrosoft Excelの情報が更新されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
• 手作業による情報のコピー＆ペーストが不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「アプリトリガー」を設定して、自動化の起点となるメールの条件を指定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「データベースを操作する」アクションを設定し、トリガーで取得したメール情報を元にExcelのデータを更新するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを選択することが可能です。
• Microsoft Excelのアクション設定では、更新対象としたいファイルのドライブID、アイテムID、シート名、テーブル範囲を指定してください。

■注意事項

• GmailとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。