■概要
Microsoft Teamsでの連絡を受けて、Microsoft Excelで情報を探し、Outlookでメールを作成・送信する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。手作業による情報転記は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの特定のメッセージ投稿をきっかけに、情報取得からメール送信までを自動化できます。定型的な連絡業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teams、Microsoft Excel、Outlookを連携させた業務を行っている方
- 定型的な報告や連絡業務を自動化し、作業時間を短縮したいと考えている方
- 手作業によるコピー＆ペーストでの情報入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Teamsへの投稿からメール送信までが自動化されるため、手作業による情報検索や転記に費やしていた時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うため、転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の信頼性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Microsoft Excel、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、Teamsの投稿から必要な情報を抜き出します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで、抽出したデータをもとにExcelから関連情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションで、取得した情報を本文に含めたメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。
- メールの件名や本文には、固定のテキストはもちろん、Microsoft Teamsの投稿内容やMicrosoft Excelから取得した情報などを変数として埋め込み、動的な内容にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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