フォームでWordファイルが送信されたら、オンラインツールでExcel形式に変換してZoho Mailで送信する

■概要

Wordファイルで受け取った情報を、都度Excelに手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームで受信したWordファイルをオンラインでExcel形式に変換し、指定の宛先へメールで自動送信する一連の流れを構築できます。WordをExcelに変換するより効率的な方法を探している方におすすめです。

■このテンプレートをおすすめする方

• Wordで作成された報告書などを、定期的にExcelへ手作業で転記している方
• WordをExcelにオンラインで変換する方法を、さらに効率化したいと考えている方
• ファイル形式の変換からメール送信までの一連の業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点にファイル変換とメール送信が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
• 手作業によるデータのコピー＆ペーストミスや、変換後のファイルの添付間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho MailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、Wordファイルを受け取るためのフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換ツールを操作してWordからExcelへのファイル変換を実行します。
4. 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」や「ファイル名の変換」アクションを設定し、出力されたファイル名を分かりやすいように整えます。
5. 最後に、オペレーションでZoho Mailの「ファイルのアップロード」および「メールを送信(添付ファイル有り)」アクションを設定し、変換・リネームしたExcelファイルを指定の宛先に自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、ファイル添付欄に加えて、報告者名や提出日といった項目を任意で追加・設定することが可能です。
• RPA機能のブラウザ操作では、WordからExcelに変換するために利用するオンラインツールのURLや、クリックや入力といった一連の操作を自由に設定できます。
• データ変換機能を利用して、変換後のファイル名に日付やフォームで取得した特定の情報を組み込むなど、任意のファイル名に変更することが可能です。
• Zoho Mailでのメール送信先は自由に設定でき、本文には固定のテキストだけでなく、フォームで受け取った値などを変数として埋め込めます。

■注意事項

• Zoho MailとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。