フォームでWordファイルが送信されたら、オンラインツールでExcel形式に変換してZoho Mailで送信する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Zoho Mail

を自動連携できます。

■概要

フォームで受け取ったWordファイルを、手作業でExcel形式に変換してからメールで送信する、といった定型業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、フォームにWordファイルが添付されて送信されると、自動でExcel形式に変換し、指定の宛先にZoho Mailで送信するまでの一連の流れを自動化します。ファイル形式の変換といった煩雑な作業を効率化し、スムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

フォームで受け取ったWordファイルの処理を、より効率的に行いたいと考えている方
手作業によるファイル形式の変換や、メールへの添付・送信に手間を感じている方
Zoho Mailを活用した定型的なファイル送付業務を自動化し、作業時間を短縮したい方

■このテンプレートを使うメリット

フォーム送信を起点にファイル変換からメール送信までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
手動でのファイル変換ミスやメールへの添付漏れ、宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

はじめに、Zoho MailをYoomと連携します。
次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、Wordファイルのアップロード項目を含むフォームを設定します。
次に、オペレーションのRPA機能で、オンラインのファイル変換ツールを操作し、受信したWordファイルをExcel形式に変換します。
次に、オペレーションのデータ操作でファイル名を整え、Zoho Mailの「ファイルのアップロード」アクションで変換後のファイルをアップロードします。
最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信(添付ファイル有り)」アクションを設定し、指定の宛先にファイルを添付して送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Zoho Mailでメールを送信するアクションでは、実際に利用するアカウントID、送信元となるメールアドレス、そしてファイルの送信先となる受信者のメールアドレスをそれぞれ任意の内容に設定してください。

■注意事項

Zoho MailとYoomを連携してください。
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・パーソナルプラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は「『ブラウザを操作する』の設定方法」をご参照ください。

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使用しているアプリについて

Zoho Mail

YoomではZoho Mailとノーコードで連携し、API経由でZoho Mailの操作を自動化することが可能です。例えば、Zoho Mailで受信したメールに対する返信文の下書きをAIで自動的に作成したり、Google SheetsやNotionの情報を使用して自動的にZoho Mailでメールを送信するといったことが可能です。

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