「Gmailに届く大量のメール、内容を確認してNotionにまとめるのが大変…」
「ChatGPTを使った要約は便利だけど、いちいちコピペする作業に時間を取られてしまう…」
このように、日々受信するメールの情報を手作業で整理・記録することに追われ、本来集中すべき業務に手が回らないと感じていませんか？
もし、Gmailで受信した特定のメール内容をChatGPTが自動で要約し、その結果をNotionのデータベースに自動で記録してくれる仕組みがあれば、情報収集や整理にかかっていた手間から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の情報管理をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはChatGPTを活用して受信したメールの内容を自動で要約する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailの受信内容をChatGPTで自動要約して、Notionに追加する
試してみる
■概要
「Gmailの受信内容をChatGPTで自動要約して、Notionに追加する」ワークフローは、メール内容の要約と記録作業を簡略化します。
受信メールを自動でまとめ、Notionに反映できる点が特長です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを活用して日々多くのメールを受信している方
・受信したメール内容を確認するのに時間がかかり、業務効率に課題を感じている方
・重要な情報だけをスピーディに把握して業務を進めたい方
・Notionで情報管理やナレッジ共有を行っている方
・受信メールの要約情報をまとめてNotionで管理したい方
■注意事項
・Gmail、ChatGPT、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Gmailの受信内容をChatGPTで要約してNotionに記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで受信したメールの内容をChatGPTで自動要約し、Notionのデータベースに新規ページとして追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ChatGPT／Gmail／Notion
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Gmail、ChatGPT、Notionのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガー（Gmail）とアクション（ChatGPT、Notion）の設定
- フローをONにし、正しく起動するかを確認
Gmailの受信内容をChatGPTで自動要約して、Notionに追加する
試してみる
■概要
「Gmailの受信内容をChatGPTで自動要約して、Notionに追加する」ワークフローは、メール内容の要約と記録作業を簡略化します。
受信メールを自動でまとめ、Notionに反映できる点が特長です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを活用して日々多くのメールを受信している方
・受信したメール内容を確認するのに時間がかかり、業務効率に課題を感じている方
・重要な情報だけをスピーディに把握して業務を進めたい方
・Notionで情報管理やナレッジ共有を行っている方
・受信メールの要約情報をまとめてNotionで管理したい方
■注意事項
・Gmail、ChatGPT、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
ステップ1：Gmail、ChatGPT、Notionをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Gmailのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
ChatGPTのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
※なお、 ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。
APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。 詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
Notionのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
上記設定が終わったら、今回使うアプリの「マイアプリ連携」は完了します。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Gmailの受信内容をChatGPTで自動要約して、Notionに追加する
試してみる
■概要
「Gmailの受信内容をChatGPTで自動要約して、Notionに追加する」ワークフローは、メール内容の要約と記録作業を簡略化します。
受信メールを自動でまとめ、Notionに反映できる点が特長です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを活用して日々多くのメールを受信している方
・受信したメール内容を確認するのに時間がかかり、業務効率に課題を感じている方
・重要な情報だけをスピーディに把握して業務を進めたい方
・Notionで情報管理やナレッジ共有を行っている方
・受信メールの要約情報をまとめてNotionで管理したい方
■注意事項
・Gmail、ChatGPT、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：Gmailのトリガー設定を行う
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
詳しくは以下もご確認ください。
メールを検出するラベルを指定します。Gmailの受信ボックスでラベル分けをしている場合は、「候補」より任意のラベルを選びましょう。
※メールボックス全てのメールを検出したい場合は「INBOX」を選ぶと、来たメール全てでフローが起動します。
ここでGmail宛てにテスト用メールを送っておきます。今回は以下のようなメールを送りました。
テストメールを送り終わったらYoom設定画面に戻り、テストボタンをクリックします。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ4：ChatGPTでテキストを要約する
次にChatGPTでテキストを要約していきます。「テキストを生成」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
「メッセージ内容」でAIに指示出ししていきます。
取得した値を使用して書くと、可変のフローになり毎回異なる値を出力できます。必ず取得した値を使って指示出ししてください。
今回は以下のように入力しました。
- 下記の内容を200字程度に要約してください。
- 取得した値より「本文」
他にも指定できる項目があるので、適宜設定してください。今回は特に設定はしていません。
設定が完了したらテストボタンをクリックします。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
生成された内容も確認して、不足があれば「メッセージ内容」で再度指示出ししてください。
問題なければ「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ5：Notionにレコードを追加する
ここからはNotionにレコードを追加していきます。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
Yoomと連携したNotionのアカウントに、レコードを追加するデータベースを作成します。
Yoom設定画面に戻り「データベースの連携」に、先ほど作成したデータベースを候補より選択します。
もし候補に表示されない場合は、ひとつ前の手順の「連携アカウントを追加」から、連携アカウントを再接続し、Yoomにページの権限を許可してください。すると候補に表示されます。
上記入力したら「次へ」ボタンを押して進みましょう。
前ページでデータベースがうまく指定できていれば、「追加するレコードの値」にNotionデータベースの項目が反映されています。（Gmailの要約）
ここにChatGPTの「返答内容」を取得した値から入力してください。
入力が完了したら、テストボタンをクリックします。テストが成功すればOKです。
指定したNotionのデータベースも確認しましょう。値が反映されていればフローの完成です。
Yoom設定画面の「完了」ボタンをクリックしましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
動作確認をしてみましょう。
ChatGPTを活用したその他の自動化例
Yoomでは、ChatGPTを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、ChatGPTに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
ChatGPTで情報の要約・翻訳・解析を自動化します。
商品紹介の最適化やアクションプラン策定、問い合わせへの自動返信、SNS投稿、請求書草案の作成まで実現し、AIを業務の「脳」として統合して、生産性を高めます。
Airtableに特定条件のレコードが登録されたら、ChatGPTで内容を要約してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Airtableに日々蓄積されていく情報を確認し、ChatGPTで内容を要約して別のツールに転記する作業は、手間がかかり見落としの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Airtableに特定の条件を満たすレコードが登録された際に、自動でChatGPTが内容を要約し、指定のGoogle スプレッドシートに情報を追加することが可能です。手作業による情報整理の手間を省き、効率的なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AirtableとChatGPTを活用した情報収集や顧客管理などを手作業で行っている方
・Airtableで管理しているデータを、Google スプレッドシートに手動で転記・共有している方
・AirtableやChatGPTを用いた定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Airtable、ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Airtableのアウトプットの取得方法は下記を参考にしてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Asanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTで作成したメッセージをChatworkに通知する
試してみる
毎日指定の時間にAsanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTを使用して作成した通知内容をChatworkに通知するフローです。
BASEで特定の名称を含む商品が作成・更新されたら、商品説明をChatGPTで要約し反映する
試してみる
■概要
「BASEで特定の名称を含む商品が作成・更新されたら、商品説明をChatGPTで要約し反映する」業務ワークフローは、BASE上の商品を条件フィルタで抽出し、AI要約機能でテキストを最適化。
BASEとChatGPTの連携で説明文を自動更新し、EC担当者の作業時間を手軽に削減します。
手作業のミスも防止でき、安定した品質をキープできます。
■このテンプレートをおすすめする方
・BASEで新商品や更新商品の説明文作成に時間がかかっているEC担当者の方
・商品タイトルに「特定ワード」が含まれる時だけ要約＆反映したいショップ運営者の方
・長文の説明を手作業でまとめ直すミスが気になるチームリーダーの方
・AIを活用してEC運営を効率化したいマネージャーや経営者の方
■注意事項
・BASE、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Backlogで特定の課題が作成されたら、詳細をChatGPTで要約し更新する
試してみる
■概要
「Backlogで特定の課題が作成されたら、詳細をChatGPTで要約し更新する」ワークフローは、Backlogに登録された課題の文章を自動要約する仕組みです。
長文の確認作業を減らし、いつでも最新の要点がチーム内でスムーズに共有できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Backlogで長文の課題詳細を読むのが手間に感じ、見落としを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
・チームメンバーへの要点共有をもっとスピーディーにしたい開発リーダーの方
・BacklogとChatGPTの連携に興味があり、要約プロセスを自動化してレビュー遅延を解消したい担当者
・プロジェクトの情報整理から定型業務の負荷を減らし、チームの生産性を向上させたい組織の方
■注意事項
・Backlog、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google スプレッドシートの情報をもとにChatGPTで翻訳・要約を行い、結果を追加する
試してみる
Salesforceの商談がステージ更新されたら次のアクションプランをChatGPTで作成する
試してみる
■概要
このフローでは、SalesforceとChatGPTの連携により、商談のステージが変更されると自動的に次に必要なアクションプランを生成することが可能です。これによって、営業担当者は的確な顧客対応が可能となり、成約率の向上が期待できます。また、手動でプランを考える手間を省き、営業活動をより戦略的に進めることができるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートがおすすめな方
・Salesforceを活用して営業活動を管理している営業担当者の方
・営業プロセスの自動化を検討している営業マネージャーの方
・ChatGPTを利用して営業支援を強化したいIT担当者の方
・salesforce chatgpt 連携による業務効率化を目指すビジネスオーナーの方
・営業チーム全体のフォローアップ品質を統一したいリーダーの方
■注意事項
・SalesforceとChatGPTをYoomに連携する必要があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、ChatGPTで解析しTrelloにカードを作成する
試してみる
Tallyで受け付けた問い合わせに対し、ChatGPTで回答を生成し、自動メールで返信する
試してみる
■概要
「Tallyで受け付けた問い合わせに対し、ChatGPTで回答を生成し、自動メールで返信する」フローは、問い合わせ対応を自動化する業務ワークフローです。
Tallyで集めたフォームデータをChatGPTが解析・回答生成し、その結果を自動的にメールで顧客へ送信します。
これにより、迅速かつ一貫した対応が可能となり、スタッフの負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Tallyを活用して顧客からの問い合わせを管理しているカスタマーサポート担当者
・ChatGPTを利用して問い合わせ対応の自動化を検討しているIT担当者
・問い合わせ処理の効率化と迅速化を図りたい中小企業の経営者
・手動でのメール返信に時間を取られている営業スタッフ
・AIを活用した業務自動化に興味があるビジネスプロフェッショナル
■注意事項
・Tally、ChatGPT、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
毎週Notionから情報を取得し、ChatGPTで文章を生成してX（Twitter）に自動投稿する
試してみる
■概要
毎週Notionから情報を取得し、ChatGPTで文章を生成してX（Twitter）に自動投稿するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にX（Twitter）で情報発信をしており、コンテンツの作成や投稿の負担を軽減したいマーケティング担当者
・データに基づいた情報発信を行いたいが、データの整理と文章化に手間がかかっている方
・NotionのデータとChatGPTを活用し、一定のフォーマットで情報を定期的に発信したい広報やPR担当者
・Notionで情報整理やコンテンツ管理を行っているSNS運用担当者
■注意事項
・Notion、ChatGPT、X（Twitter）のそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Salesforceで商談が成立したら、ChatGPTで請求書の草案を作成する
試してみる
まとめ
Gmail、ChatGPT、Notionを連携させることで、これまで手作業で行っていたメール内容の確認、要約、Notionへの転記といった一連の定型業務から解放されます。そうするとヒューマンエラーがなくなり、重要な情報を素早くチームで共有できる体制を構築できるのです。
これにより、情報収集や整理にかけていた時間を削減し、顧客対応や戦略立案といった、より創造的なコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひYoom会員登録フォームから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：要約だけでなく送信者や件名もNotionに入れたい
A：
Notionのデータベースに「件名」などの項目を追加し、Notionの「追加するレコードの値」設定時に取得した値から追加を行ってください。
Q：特定の送信者や件名のメールだけを対象にしたい
A：
可能です！ミニプラン以上でご利用できる分岐設定を使うことで特定の条件のものだけを連携できるようになります。
詳しい分岐の設定方法については、以下をご参照ください。
「分岐」の設定方法
Q：自動化フローがエラーで止まった場合はどうなる？
A：
連携が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
Yoomお問い合わせ窓口
.jpg){kind=small}
