フォームで予約されたら、顧客情報をデータベースに追加し、Googleカレンダーにも予定を追加する

■概要

Yoomのフォームに回答が行われたら、Googleスプレッドシートに情報を追加し、かつGoogleカレンダーに予定を追加します。

事前準備

・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。

※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779

・Googleカレンダーの終了時間を設定するためにスプレッドシートの関数を用いて、開始時間から終了時間を算出する必要があります。

※今回は開始から1時間後の時間を取得する関数を入れています。関数の設定次第では30分や1時間以上の設定も可能です。

※実際に関数を設定しているスプレッドシート(閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。)https://docs.google.com/spreadsheets/d/1R3J9RioMYRQvRJEhyaYcUo4y5QKCOVC9C-O6Y5JYWnA/edit#gid=0

※実際に情報を蓄積しているスプレッドシート(閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。)https://docs.google.com/spreadsheets/d/1S6hPaHFNbRjRJ-lnYye8XOKou_sXGnEJdCenxBaFPkI/edit#gid=0

作成方法

①フォームトリガーを選択し、以下設定して保存します。

・各質問項目:予約フォーム用に、名前や連絡先、希望日程や時間等を質問項目に設定します。

・取得した値:次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。

※時間のデータタイプはないので、テキスト形式にし、説明欄に「15:00のように半角数字と:という形式で記載してください」といった説明書きを行ってください。

※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267

②トリガー下の+マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogleスプレッドシートを選択して以下設定し、テスト・保存します。

・アクション:セルに値を入力

・スプレッドシートID:欄をクリックし、表示された候補から事前に準備した関数を含むスプレッドシートを選択します。

・シート名:欄をクリックし、表示された候補から対象のシートを選択します。

・対象のセル:フォームで取得した開始時間を入れるセルを設定します。今回の例ではA2と設定しています。

・値:①のフォームで取得した開始時間を{{○○}}のように埋め込みます。(アウトプットを埋め込む)

※後続のGoogleカレンダーの設定時に終了時間が必要となります。スプレッドシートの関数を用いて開始時間から終了時間を算出するために必要な操作となります。

※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528

③+マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogleスプレッドシートを選択して以下設定し、テスト・保存します。

・アクション:値を取得

・スプレッドシートID:欄をクリックし、表示された候補から事前に準備した関数を含むスプレッドシートを選択します。

・シート名:欄をクリックし、表示された候補から対象のシートを選択します。

・範囲:関数で終了時間が反映されたセルの範囲を設定します。今回の例ではB2と設定しています。

・方向:列方向を選択します。この操作で関数によって反映された終了時間を取得することができます。

④+マークを押し、データベースを操作するオペレーションからGoogleスプレッドシートを選択して以下設定し、テスト・保存します。

・実行アクション:レコードを追加

・スプレッドシートID:欄をクリックし、表示された候補から事前に準備した蓄積用のスプレッドシートを選択します。

・シート名:欄をクリックし、表示された候補から対象のシートを選択します。

・テーブル範囲:列名を含む範囲を指定します。今回の例ではA1:Fと設定しています。

・追加するレコードの値:列名が表示されるので、①のフォームで取得した値を適応する列名の箇所に{{○○}}のように埋め込みます。また、終了時間については、③で取得した終了時間を{{○○}}のように埋め込みます。

※Googleスプレッドシートのテーブル範囲に関する定義はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8703465

⑤+マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogleカレンダーを選択して以下設定し、テスト・保存します。

・アクション:予定を作成

・カレンダーID:欄をクリックし、候補に表示された中から反映したいIDを選択します。(通常はGoogleアカウントのアドレスになります)

・予定のタイトル:予定のタイトルを入力します。①のフォームで取得した値を埋め込むことも可能です。

・予定の開始日:①のフォームで取得した日付の値を{{○○}}のように埋め込みます。

・予定の開始時間:①のフォームで取得した時間の値を{{○○}}のように埋め込みます。

・予定の終了日:①のフォームで取得した日付の値を{{○○}}のように埋め込みます。

・予定の終了時間:③でスプレッドシートから取得した関数で割り出した終了時間の値を{{○○}}のように埋め込みます。

・予定の説明(任意):任意の説明を入力します。以下のように①のフォームで取得した値を埋め込むことも可能です。

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