Googleカレンダーに特定条件の予定が作成されたら、Salesforceの商談にToDoを登録する

■概要

Salesforceでの顧客管理とGoogleカレンダーでのスケジュール管理を連携させる際、手作業での情報転記に手間を感じていませんか。例えば、カレンダーに登録した顧客との打ち合わせ予定を、都度Salesforceの活動履歴として入力する作業は、入力漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに特定の予定が作成された際に、関連するSalesforceの商談へ自動でToDoを登録し、こうした二重入力の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとGoogleカレンダーを併用し、活動履歴の入力に手間を感じている営業担当者の方
• Googleカレンダーの予定をもとに、SalesforceのToDoを手動で作成しているインサイドセールスの方
• 営業チームの活動管理を効率化し、入力漏れや遅延を防ぎたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーへの予定登録をきっかけにSalesforceへ自動でToDoが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記時間を短縮できます
• 手作業によるToDoの登録漏れや、関連する商談の選択ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、活動管理の精度向上に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとSalesforceをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」アクションを設定します
3. オペレーションで分岐機能を設定し、例えば件名に「商談」というキーワードが含まれる予定のみ、後続の処理に進むよう条件を指定します
4. 次に、AI機能の「データを抽出する」アクションを設定し、予定の件名や説明文から顧客名などの情報を抽出します
5. 抽出した情報を利用し、Salesforceの「商談オブジェクトのレコードを検索」アクションで、関連する商談を特定します
6. 最後に、特定した商談に対して、Salesforceの「商談オブジェクトにToDoを登録」アクションを設定し、予定の内容に基づいたToDoを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• SalesforceにToDoを登録するアクションでは、件名や期日といった各設定項目に、固定のテキストを入力したり、トリガーであるGoogleカレンダーの予定情報や、AI機能で抽出した値などを変数として埋め込んだりすることが可能です

■注意事項

• Googleカレンダー、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。