【ノーコードで実現】請求書の発行を自動化する方法

「毎月の請求書発行、手作業だと大変…」

「顧客情報や金額の転記ミスが怖くて、何度も確認していて時間がかかる…」

このように、請求書の発行業務に多くの時間と手間をかけていませんか？
特に、月末月初の忙しい時期に請求業務が集中すると、他の重要な業務に手が回らなくなることも少なくありません。

そんな時に役立つのが、CRMで管理している取引情報や、フォームで受け付けた注文内容、さらには特定のメールで受信した依頼内容をもとに、自動で請求書を発行できる仕組みです。
この仕組みを活用すれば、こうした定型業務から解放され、ヒューマンエラーのリスクを削減し、より生産的な活動に時間を使えるようになるでしょう。

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にできるので、ぜひこの機会に導入して、面倒な請求業務を効率化しましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGoogle スプレッドシートで請求書を発行する業務フローを自動化するテンプレートがすでに用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！

HubSpotで取引が指定のステージに更新されたら、Google スプレッドシートで請求書を発行する

試してみる

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■概要
HubSpotで案件が受注確実となった後、手作業で請求書を発行するプロセスに手間を感じていませんか？
手作業による請求書作成は、転記ミスや対応漏れのリスクが伴い、コア業務を圧迫する一因にもなります。
このワークフローを活用することで、HubSpotの取引ステージ更新をきっかけに、Google スプレッドシートを用いた請求書の自動発行が可能になり、一連の請求業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotの取引ステージ更新後の請求書作成を手作業で行っている営業担当者の方
・Google スプレッドシートを請求書の雛形として利用し、請求業務の自動化を検討している方
・手作業による請求書発行での入力ミスや対応漏れを防ぎたい経理・バックオフィス担当者の方

■注意事項
・HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。

詳細を見る 試してみる

請求書の発行を自動化する方法

普段お使いの様々なツールを起点として、Google スプレッドシートで請求書の発行を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
顧客管理ツールやメール、フォームなど、様々なシーンに応じた自動化が可能です。
気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！

データベース/CRMサービスのデータを起点に請求書を発行する

HubSpotなどのCRMサービスで取引が特定のステージに進んだことをきっかけにして、Google スプレッドシートで請求書を自動発行できます。
これにより、営業活動から請求書発行までのプロセスをシームレスに連携させ、手作業による転記ミスや発行漏れ防止に役立ちます。

HubSpotで取引が指定のステージに更新されたら、Google スプレッドシートで請求書を発行する

試してみる

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■概要
HubSpotで案件が受注確実となった後、手作業で請求書を発行するプロセスに手間を感じていませんか？
手作業による請求書作成は、転記ミスや対応漏れのリスクが伴い、コア業務を圧迫する一因にもなります。
このワークフローを活用することで、HubSpotの取引ステージ更新をきっかけに、Google スプレッドシートを用いた請求書の自動発行が可能になり、一連の請求業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotの取引ステージ更新後の請求書作成を手作業で行っている営業担当者の方
・Google スプレッドシートを請求書の雛形として利用し、請求業務の自動化を検討している方
・手作業による請求書発行での入力ミスや対応漏れを防ぎたい経理・バックオフィス担当者の方

■注意事項
・HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。

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フォームの回答内容を起点に請求書を発行する

Googleフォームなどで受け付けた注文や申し込みの回答内容をもとに、Google スプレッドシートで請求書を自動で発行することができます。
顧客からのアクションにスピーディーに対応し、迅速な請求書送付を実現して顧客満足度の向上にも寄与できるでしょう。

フォームで回答が送信されたら、Google スプレッドシートで請求書を発行しDiscordで共有する

試してみる

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■概要
フォームからの依頼に基づいた請求書の発行や、その後の共有を手作業で行うことに手間を感じていませんか。
一つ一つの作業は単純でも、積み重なると大きな負担になり、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、Google スプレッドシートでの請求書発行からDiscordでの共有までを自動化でき、面倒な請求業務の自動化を実現し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを使い、手作業で請求書を作成している経理や営業担当者の方
・フォームで受け付けた内容をもとにした、請求業務の自動化に課題を感じている方
・Discordを社内のコミュニケーションツールとして活用し、情報共有を効率化したい方

■注意事項
・Google スプレッドシート、DiscordとYoomを連携してください。
・「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。

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受信メールを起点に請求書を発行する

Gmailなどで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を読み取ってGoogle スプレッドシートの請求書フォーマットに自動で反映させることも可能です。
メールでの依頼に基づく請求業務を効率化し、対応漏れを防ぎながら迅速な処理の実現をサポートします。

Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google スプレッドシートで請求書を発行する

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■概要
取引先からの請求書発行依頼メールを確認し、手作業で書類を作成する業務に手間を感じていませんか。
この一連の作業は、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、AIが自動で内容を解析しGoogle スプレッドシートの雛形から請求書を発行します。
日々の定型的な請求業務の自動化を実現し、コア業務に集中できる環境を構築できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・メールでの請求依頼をきっかけに、手作業で請求書を作成している経理担当者の方
・請求書作成時の転記ミスや金額の間違いといったヒューマンエラーを防止したい方
・請求業務の自動化によって、月初の業務負荷を軽減したいと考えている方

■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。

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HubSpotの取引情報からGoogle スプレッドシートで請求書を発行するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、「HubSpotで取引が指定のステージに更新された際に、Google スプレッドシートで請求書を自動で発行する」フローの設定手順を解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

また、「まだYoomを1度も使ったことがない！」という方は、初めてのYoomもチェックしてみてくださいね！

※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／HubSpot

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google スプレッドシートとHubSpotをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• HubSpotのトリガー設定と各アクション設定
• トリガーをONにしてフローの動作確認

《参考》基本的なフローボットの作成方法

HubSpotで取引が指定のステージに更新されたら、Google スプレッドシートで請求書を発行する

試してみる

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■概要
HubSpotで案件が受注確実となった後、手作業で請求書を発行するプロセスに手間を感じていませんか？
手作業による請求書作成は、転記ミスや対応漏れのリスクが伴い、コア業務を圧迫する一因にもなります。
このワークフローを活用することで、HubSpotの取引ステージ更新をきっかけに、Google スプレッドシートを用いた請求書の自動発行が可能になり、一連の請求業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotの取引ステージ更新後の請求書作成を手作業で行っている営業担当者の方
・Google スプレッドシートを請求書の雛形として利用し、請求業務の自動化を検討している方
・手作業による請求書発行での入力ミスや対応漏れを防ぎたい経理・バックオフィス担当者の方

■注意事項
・HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。

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ステップ1：Google スプレッドシートとHubSpotをマイアプリ登録

はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
Yoomとそれぞれのアプリを連携することで各アプリの操作が行えるようになるため、事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！

Google スプレッドシート

以下に手順を解説したナビがあるので、こちらをご覧になりながら進めてみてくださいね！

HubSpot

こちらも同様に解説ナビがあるので、確認しながらマイアプリ登録を進めていきましょう。
《参考》HubSpotのマイアプリ登録方法

ステップ2：テンプレートをコピー

続いて、今回作成するフローボットのテンプレートをコピーします。
Yoomにはさまざまな業務シーンを想定した自動化フローのテンプレートが多数あり、テンプレートを使用することで簡単に設定が完了するのも魅力ですよね！

さっそく以下バナーの「試してみる」をクリックし、設定を進めていきましょう。

テンプレートのコピー手順

• 以下バナーの右側にある「試してみる」をクリック
• Yoomのアカウントにログイン
  ※Yoomのアカウントをまだ作成していない方は、アカウント登録をしましょう！
• コピーしたテンプレートを格納するワークスペースを選択

HubSpotで取引が指定のステージに更新されたら、Google スプレッドシートで請求書を発行する

試してみる

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■概要
HubSpotで案件が受注確実となった後、手作業で請求書を発行するプロセスに手間を感じていませんか？
手作業による請求書作成は、転記ミスや対応漏れのリスクが伴い、コア業務を圧迫する一因にもなります。
このワークフローを活用することで、HubSpotの取引ステージ更新をきっかけに、Google スプレッドシートを用いた請求書の自動発行が可能になり、一連の請求業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotの取引ステージ更新後の請求書作成を手作業で行っている営業担当者の方
・Google スプレッドシートを請求書の雛形として利用し、請求業務の自動化を検討している方
・手作業による請求書発行での入力ミスや対応漏れを防ぎたい経理・バックオフィス担当者の方

■注意事項
・HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。

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コピーが完了すると、下図のように自動化フローの大枠が構築された状態の設定画面に切り替わります。

まずは、HubSpotのアプリトリガーの設定から始めていきましょう！

コピーしたテンプレートが見つからない場合

まずはテンプレートをコピーしておいて、あとで設定しようと思い、一度画面を閉じたらテンプレートがどこにあるのか分からなくなってしまった！

といった場合もありますよね。

コピーしたテンプレートは、初めは基本的に「マイプロジェクト」に格納されています。

Yoomの画面左側にあるメニュー欄から「マイプロジェクト」にアクセスし、「フローボット」を選択すると、「【コピー】HubSpotで取引が指定のステージに更新されたら、Google スプレッドシートで請求書を発行する」という名前で格納されているはずです。

もしテンプレートを見失ってしまった場合は、上記を参考に探してみてくださいね！

ステップ3：HubSpotのトリガー設定

最初の設定です！

まずはフローが起動するきっかけとなる、アプリトリガーの設定を行います。

(1/2)設定項目の選択

今回は、HubSpot上で管理している取引が特定のステージに更新された際に、フローボットが起動するように設定していきます！

設定項目1つ目の「取引が指定のステージに更新されたら」をクリックしてください。

(2/3)連携アカウントとアクションを選択

フローと連携するHubSpotアカウントと、起動対象として検知するアクションを選択していきます。

連携するアカウント情報は、基本的にステップ1でYoomと連携したアカウント情報がすでに紐付けられていますよ！
もし表示されているアカウントとは別のものを使用したい場合は、「＋連携アカウントを追加」をクリックし、該当のアカウントを連携しましょう。
（連携方法は、ステップ1でご紹介した手順と同様です）

アクションは「取引が指定のステージに更新されたら」であることを確認してくださいね！

設定内容を確認したら、「次へ」を押してください。