Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google スプレッドシートで請求書を発行する

‍■概要

取引先からの請求書発行依頼メールを確認し、手作業で書類を作成する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、AIが自動で内容を解析しGoogle スプレッドシートの雛形から請求書を発行します。
日々の定型的な請求業務の自動化を実現し、コア業務に集中できる環境を構築できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールでの請求依頼をきっかけに、手作業で請求書を作成している経理担当者の方
• 請求書作成時の転記ミスや金額の間違いといったヒューマンエラーを防止したい方
• 請求業務の自動化によって、月初の業務負荷を軽減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信を起点に請求書の発行までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• AIがメール本文から情報を正確に抽出して転記するため、手作業による入力間違いや金額の誤りといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から請求に必要な情報を抽出します
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」を設定し、抽出した情報をもとに請求書を発行します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、請求依頼メールを特定するためのキーワード（例：「請求書発行依頼」など）を任意で設定できます。
• AI機能のテキスト抽出では、受信したメール本文を変数として利用し、請求書に記載したい項目（例：宛名、請求金額、品目など）を自由に設定して抽出できます。
• 書類発行機能では、ご利用のGoogle スプレッドシートの請求書雛形をテンプレートとして設定でき、どのセルにどの情報を埋め込むかを任意で指定可能です。

■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。