Googleフォームからの問い合わせをSalesforceにリードとして登録する際、手作業での入力に手間を感じていませんか？
一つひとつの情報を手でコピー＆ペーストする作業は時間がかかる上、入力ミスなどヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
こういった手作業がリードへの迅速なアプローチを妨げてしまうことも少なくありません。
そこでもしGoogleフォームに回答があった際、その内容を自動でSalesforceにリードとして登録する仕組みがあればこうした煩雑な作業から解放されますね。
これにより、本来注力すべき顧客へのアプローチや商談活動に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Salesforceにリードを作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームで送信された情報をChatGPTで分析し、Salesforceにリードを登録する
試してみる
フォームの回答をAIで分析し、Salesforceにリードを自動登録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として
Googleフォームで送信された情報をChatGPTで分析し、Salesforceにリードを登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの
登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleフォーム、ChatGPT、Salesforceのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定、ChatGPTとSalesforceのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームで送信された情報をChatGPTで分析し、Salesforceにリードを登録する
試してみる
ステップ1：Googleフォーム、ChatGPT、Salesforceのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
Googleフォームについては、以下のナビで解説されているGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携可能です。
ChatGPTについてはChatGPTのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
Salesforceについては以下の手順をご参照ください。Salesforceのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
※有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみましょう！
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Googleフォームで送信された情報をChatGPTで分析し、Salesforceにリードを登録する
試してみる
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
はじめにテスト用フォームを作成して、ご自身で回答してください。
今回は例として問い合わせフォームを作成しました。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「フォームに回答が送信されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリックします。
まず、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、テキストボックス下部の説明通りにフォームIDを入力してテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得した値は次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
なお、取得した値に取得したいレコードが反映されていないことがあります。その場合「+ 取得する値を追加」から項目を追加できます。
Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法
ステップ4：ChatGPTのアクション設定
※
ChatGPT/OpenAIと連携して出来ることも併せてご参照ください。
※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。API 料金
先ほど取得したGoogleフォームの回答内容をもとに、ChatGPTで自社製品やサービスの提案内容を生成します。
「テキストを生成」をクリックしてください。
ステップ3と同様、アクションは「テキストを生成」のまま「次へ」をクリック。
メッセージ内容を入力しましょう。
固定の文章やGoogleフォームから取得した値を組み合わせて、自社の対応方法に沿ったプロンプトを作成可能です。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の回答内容を反映できます。
あとは任意で以下の項目を設定してください。
ロールは「ユーザーと対話する際にChatGPTがどのような立場から回答を出力するか」という役割を指します。
temperatureと最大トークンはテキストボックス下部の説明通りです。
最後にモデルを候補から選択してテストしましょう。
成功したら保存してください。
ChatGPTが自社製品やサービスの提案内容を生成してくれました！
ステップ5：Salesforceのアクション設定
※
Salesforceと連携すると出来ることもご参照ください。
ステップ3・4で取得した情報を、Salesforceで新規リードとして登録します。
「レコードを追加する」をクリックしましょう。
データベースを連携していきます。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。
次にテキストボックス下部の説明を参考に、マイドメインURLとオブジェクトのAPI参照名を入力して「次へ」をクリックしましょう。
今回は新規リードを登録するため、オブジェクトのAPI参照名は「Lead」にしました。
※アプリと連携するにおけるSalesforceの各API参照名の確認の仕方についてもご参照ください。
詳細設定に入るので、Googleフォーム・ChatGPTから取得した値を設定して項目を埋めていきましょう。
ただし、各項目は任意なので全てを埋める必要はありません。
今回、ChatGPTが生成した提案内容は備考欄に設定しました。
登録したい項目を設定し終えたらテストしてください。
成功したら保存しましょう。
※"Session expired or invalid"というエラーが表示された場合はSalesforceで"Session expired or invalid"というエラーが表示された場合をご確認ください。
Googleフォームの回答内容をもとに、Salesforceで新規リードが登録されました！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Googleフォームで送信された情報をChatGPTで分析し、Salesforceにリードを登録する方法でした！
SalesforceのAPIを使ったその他の自動化例
SalesforceのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Salesforceを使った自動化例
Salesforceに新規リードや商談が登録された際、AIで情報を生成してChatworkやSlack、Microsoft Teamsへ即座に通知したり、Google スプレッドシートに行を追加してバックアップを作成したりできます。また、商談の成立に合わせて見積書や請求書を自動発行し、Google Driveへ格納するフローも構築可能です。さらに、Shopifyの顧客データやSansanの名刺情報、Zoomミーティングの文字起こし結果などをSalesforceのリードやカスタムオブジェクトへ自動登録するなど、マーケティングからカスタマーサクセスまで一気通貫したデータ連携が実現します。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、Salesforceにも追加する
試してみる
■概要
Googleスプレッドシートで管理している顧客リストなどを、都度Salesforceに手作業で転記していませんか？このような定型的なデータ入力作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleスプレッドシートに行が追加されるだけでSalesforceへのレコード追加が自動化され、データ入力の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleスプレッドシートとSalesforce間のデータ転記に手間を感じている営業担当者の方
・手作業による入力ミスをなくし、顧客データの一貫性と正確性を高めたいと考えている方
・Salesforceへのデータ登録業務を効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・SalesforceとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceに新規リードが登録されたら、AIで任意の情報を生成しChatworkに通知
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■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたび、内容を確認してChatworkへ手動で通知する作業に手間を感じていませんか。
この作業は単純ですが、対応が遅れると機会損失にも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、SalesforceとChatworkを連携させ、新規リード情報をAIが要約した上で自動で通知することが可能です。
リード対応の初動が速くなり、営業活動の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとChatworkを活用し、リード対応の初動を効率化したい営業担当者の方
・新規リードの見落としや担当への連絡漏れを防ぎたいインサイドセールスチームのリーダーの方
・ChatworkとSalesforceの連携を通じて、営業プロセスの自動化を推進したい方
■注意事項
・Salesforce、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceの商談オブジェクトが受注に更新されたら、請求書を発行しSalckに送信する
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■概要
「Salesforceの商談オブジェクトが受注に更新されたら、請求書を発行しSlackに送信する」フローは、営業から請求までのプロセスをスムーズに自動化する業務ワークフローです。
営業チームがSalesforceで商談を受注に更新すると、Yoomが自動的に請求書を作成し、Slackに通知を送信します。
このワークフローを導入することで、手動での請求書作成や通知作業を省略し、業務の効率化とミスの防止が期待できます。
さらに、リアルタイムでの情報共有により、チーム全体の連携も強化されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用して営業活動を行っており、受注後の請求業務を効率化したい営業担当者の方
・請求書作成や通知送信に手作業を多用しており、業務の自動化を検討している経理担当者の方
・SalesforceとSlackを既に導入していて、これらを連携させて業務プロセスを改善したいIT担当者の方
・業務フローの自動化により、チーム全体の生産性を向上させたい経営者の方
■注意事項
・Salesforce、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上、Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceで商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成してGmailで通知する
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■概要
Salesforceで管理している商談情報を、手作業でGoogleカレンダーに転記する際に手間がかかったり、入力ミスが発生したりしていませんか。このワークフローは、Salesforceの商談オブジェクトに新規レコードが登録されると、自動でGoogleカレンダーに予定を作成し、関係者にGmailで通知するものです。GoogleカレンダーとSalesforce間の連携を自動化することで、これらの課題を解消し、営業活動の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとGoogleカレンダーの二重入力に手間を感じている営業担当者の方
・予定の登録漏れや転記ミスを防ぎ、正確なスケジュール管理をしたいと考えている方
・Salesforceを起点とした営業フローの自動化で、チームの生産性を高めたいマネージャーの方
■注意事項
・Salesforce、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceに商談オブジェクトが登録されたら、見積書を発行しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Salesforceで商談オブジェクトが登録されたら、見積書を発行しGoogle Driveに格納することが可能です。この自動化によって、見積書作成の手間や保存ミスを減らし、営業チームの効率を向上させます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用して商談管理を行っている営業担当者の方
・見積書作成に時間がかかり、業務効率化を図りたい営業チームのリーダー
・見積書の保存先を統一し、資料管理を自動化したい経営者の方
・SalesforceとGoogle Driveを連携させて、データの一貫性を保ちたいIT担当者の方
・見積書作成のプロセスでヒューマンエラーを減らしたいビジネスオーナーの方
■注意事項
・SalesforceとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Sansanで名刺情報が登録されたら、Salesforceに重複を除外してリードとして登録する
試してみる
■概要
「Sansanで名刺情報が登録されたら、Salesforceに重複を除外してリード登録する」フローは、名刺管理と営業管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
名刺情報をSansanで一元管理し、Salesforceに重複チェックを経て自動的にリードとして取り込むことで、営業チームの効率を向上させます。
手動でのデータ入力や重複管理の手間を削減し、正確なリード情報の活用が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・SansanとSalesforceを既に利用しており、データ連携を自動化したい営業担当者の方
・顧客管理における重複データの整理に苦労している方
・手動でリードをSalesforceに登録している時間を削減し、業務効率化を図りたい企業のIT担当者の方
・データ入力のミスを防ぎ、正確なリード情報を維持したい経営者の方
■注意事項
・Sansan、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・「分岐する」オペレーションはミニプラン以上、SansanおよびSalesforceとの連携はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Shopifyの顧客データをSalesforceのリード情報として登録する
試してみる
■概要
「Shopifyの顧客データをSalesforceのリード情報として登録する」フローは、ECサイト運営におけるデータ管理を効率化する業務ワークフローです。
Shopifyで収集した顧客情報を自動的にSalesforceに取り込むことで、営業チームやマーケティングチームがより効果的にリードを活用できるようになります。
YoomのAPI連携機能を活用し、複数のSaaSアプリ間でスムーズなデータ移動を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ShopifyとSalesforceの連携を検討しているEC事業者の方
・顧客データを効率的に管理し、営業活動に活用したい営業担当者やマーケティング担当者の方
・複数のSaaSアプリを利用しており、データ連携の自動化で業務効率化を図りたい企業の方
・手動でのデータ入力に時間を取られず、よりクリエイティブな業務に集中したいビジネスオーナーの方
■注意事項
・ShopifyとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・ShopifyとSalesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Zoomミーティング後に文字起こし・要約して、Salesforceで録画URLを含む案件管理用のカスタムオブジェクトを作成する
試してみる
■概要
「Zoomのミーティングが終了したら文字起こし・要約して、Salesforceで録画URLを含む案件管理用のカスタムオブジェクトを作成する」ワークフローは、Zoomミーティング終了後にその内容を文字起こしし、要約を作成したうえで、録画URLをSalesforceに登録する業務ワークフローです。
このワークフローを利用することで、ミーティング内容の要約と録画が自動的に案件レコードに紐づけられ、商談進行に必要な情報を効率的に管理できます。営業チームは重要な会話を簡単に参照でき、商談の進行をスムーズに行うことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomミーティング後に録画URLとその要約をSalesforceに自動登録したい営業担当者
・会議内容を文字起こし・要約して商談レコードを効率的に管理したいチームリーダー
・ミーティング後の作業を自動化し、進捗確認を簡単に行いたい方
・録画内容と会議要約を一元管理して営業活動を円滑にしたい方
■注意事項
・Zoom、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398-zoom%E3%81%A7%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AE%E3%83%AC%E3%82%B3%E3%83%BC%E3%83%87%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E5%8F%96%E5%BE%97%E3%81%99%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E6%B3%A8%E6%84%8F%E7%82%B9
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
毎月1日にSalesforceで特定のステータスになっている会社情報を取得して、freee請求書で請求書を作成する
試してみる
毎月1日にSalesforceで特定のステータスになっている会社情報を取得して、freee請求書で請求書を作成するフローです。
■注意事項
・Salesforceとfreee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Salesforceで新規商談が登録されたら、Microsoft Teamsにチャネルを作成する
試してみる
まとめ
Salesforceへのリード作成を自動化することで、
これまで手作業で行っていたGoogleフォームからの情報転記作業をなくし、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより営業担当者は、獲得したリードに対してより迅速にアプローチできるようになり、本来のコア業務である商談活動に集中できる環境が整いますね！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ登録フォームから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：特定の回答があった時だけリードを登録できますか？
A：
分岐条件を追加することで可能です。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
「分岐」の設定方法
例えばGoogleフォームの項目に「問い合わせ種別: 資料請求 / 見積もり希望 / その他」など選択式の項目を含めておき、特定の回答があった場合のみリードを登録するといったことができます。
Q：より的確な提案内容を出力するためのプロンプトのコツは？
A：
まず営業担当の思考プロセスをプロンプトに組み込むことが重要です。特にChatGPTの役割を明確にすることで、目的や視点が安定します。
また、業界から想定される課題を整理し、それに対する解決策を提示するという思考順を指定すると具体性のある提案を得られるでしょう。
※以下、{会社名}および{業種}の部分にはGoogleフォームから取得した値を設定してください。
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例: あなたはBtoB向けにノーコードツールを提案する営業担当です。下記のリード情報をもとに、業種から想定される業務課題を踏まえ、当社が提供可能なノーコードサービスの提案概要を300文字程度で生成してください。
Q：リードを登録した後、お礼メールも送信できますか？
A：
以下の手順で可能です。
1.Yoomのメール機能やGmail・Outlookなど普段お使いのメールツールを追加
2.メールアドレスや本文を、Googleフォームから取得した値を用いて設定
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