Salesforceの商談オブジェクトが受注に更新されたら、請求書を発行しSalckに送信する

■概要

Salesforceで商談が受注フェーズに進んだ後、請求書の発行や関係者への連絡を手作業で行っていませんか。この一連の定型業務は、対応漏れや入力ミスが発生しやすく、営業担当者の負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談ステータスの更新を起点として、請求書の発行からSlackへの通知までを自動化し、こうした課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceでの受注後の請求書発行業務に手間を感じている営業担当者の方
• 請求書発行や社内共有のプロセスを自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
• 営業からバックオフィスへの連携をスムーズにし、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceの商談が受注になると自動で請求書を発行するため、手作業で行っていた請求業務の時間を短縮し、より迅速な対応が可能になります。
• 手作業による請求情報の入力ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Salesforce、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定し、受注フェーズへの更新を検知するようにします。
3. 次に、オペレーションでSalesforceの「複数のレコードを取得する」や「レコードを取得する」アクションを設定し、請求書発行に必要な顧客情報や商品情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションで、事前に用意したテンプレートに取得した情報を反映させ、請求書PDFを生成します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、生成された請求書ファイルを指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceと連携する際に、マイドメインURLの設定と、商談オブジェクトなど関連するオブジェクトのAPI参照名を正しく設定してください。
• Google スプレッドシートでは、請求書のテンプレートとなるシートを任意の内容で作成し、そのシートIDを設定で指定する必要があります。
• Slackのアクションでは、請求書ファイルを通知したいチャンネルのIDを任意で設定してください。

■注意事項

• Salesforce、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上、Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。