【プログラミング不要】様々な形式で受け取るレシート画像のOCR処理を自動化する方法

メールで受信したレシートをOCR処理する

GmailやOutlookなどで受信したメールに添付されたレシート画像を自動で検知し、OCR処理を行ってGoogle スプレッドシートに情報を追加することも可能です。
メールでのレシート提出フローを自動化し、経理担当者の確認・入力作業の負担を大幅に軽減できることで、他のよりコアな業務に集中できる環境が整うはず！

フォームで受け取ったレシートをOCR処理する

Google フォームやYoomの入力フォームなどを通じて提出されたレシート画像をOCR処理し、その結果をGoogle スプレッドシートに自動で転記することもできます。
申請者にとっても管理者にとっても、レシート提出からデータ集約までのプロセスをシンプルかつ効率的に運用できるのが大きなメリットです。

レシートをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、「Google Driveにレシート画像がアップロードされた際に、OCRで情報を読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加する」フローの作成方法を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• Google Driveのトリガー設定と各アクション設定
• トリガーをONにしてフローの動作確認

ステップ1：Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録

ここでは、Yoomとそれぞれ使用するアプリを連携して、Yoom上で操作が行えるようにしていきます。
はじめにマイアプリ登録を済ませておくと、フローの設定がスムーズになりますよ！

Yoomにログイン後、左メニューにある「マイアプリ」を押し、右の「新規接続」というボタンをクリックしてください。

Google Driveのマイアプリ登録

1.検索する‍

検索ボックスにGoogle Driveと入力し、Google Driveのアイコンをクリックします。

2.アカウントの選択

連携したいアカウントを選択しましょう。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。

画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。

3.追加アクセスの選択

Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
※アクセス権限の選択がまだされていない場合は、「すべて許可」にしてくださいね！

Yoomの画面に戻り、下図の表示が出たらYoomとの連携完了です！

Google スプレッドシートのマイアプリ登録

1.検索する‍

検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。

2.サインインをする

先ほど同様の手順で、Yoomと連携するGoogleアカウントにログインし、Yoomとの連携完了です！

ステップ2：テンプレートをコピー

ここからいよいよ実際にフローを作っていきます。
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

他にも、以下の手順でもテンプレートをコピーすることができますよ！

1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomのアカウント登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.お使いのYoom画面にテンプレートがコピーされ、下図のようなポップアップが表示されるので「OK」を押して設定を進めていきます。

ステップ3：Google Driveのトリガー設定

1.設定項目の選択

記念すべき最初の設定です！
まずは、Google Driveにレシート画像がアップロードされたら、フローボットが自動的に起動するようにするための、アプリトリガー設定を行います。
コピーしたテンプレートの、以下の赤枠をクリックしてください。

2.連携アカウントとアクションを選択

タイトルは任意で編集可能です。アカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションは、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のままにし、「次へ」をクリックしてください。

3.アプリトリガーのAPI接続設定

ここでは、トリガーとなるGoogle Driveのフォルダを設定します。
まだ、レシートを保存するGoogle Driveのフォルダを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下図赤枠のフォルダを作成しました。

なお、この後のフロー設定完了後に、正常に動作することを確認する「テスト」を行うため、トリガーとなるフォルダにテスト用のレシートを保存しておいてください。
今回はテスト用に、下記のようなレシートを準備してGoogle Driveのフォルダに保存しました！

Google Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻り下記項目を入力しましょう。

• トリガーの起動間隔：プルダウンメニューから選択します。プランによって選択可能な最短の起動間隔が異なるため、ご注意ください。
  特にこだわりがなければ起動時間が一番短いものに設定しておくことをおすすめします。
  ※料金プランについての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。

• フォルダID：入力欄をクリックすると、下図のように候補が表示されます。先ほど作成した、トリガーとなるGoogle Driveのフォルダを選択してください。
  

入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
先ほどGoogle Driveに保存した、テスト用のレシート画像のファイル名が反映されていればOKです！

※アウトプットとは？
‍アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。

最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。

ステップ4：Google Driveからファイルをダウンロードする設定

1.設定項目の選択

続いて、以下の赤枠をクリックしてください。

2.連携アカウントとアクションを選択

ステップ3同様に、タイトルを任意で編集し、連携するアカウント情報を確認します。
アクションは、「ファイルをダウンロードする」のままにして次に進みましょう！

‍

3.API接続設定

ここでは、Google Driveにアップしたレシート画像ファイルをダウンロードするための設定を行います。
入力欄をクリックすると、下図のようにアウトプットが表示されますので、こちらを活用してファイルIDを入力しましょう。

入力が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、下図のようにダウンロードボタンが表示されます。
ダウンロードボタンを押して、ステップ3で取得したテスト用のレシートファイルがダウンロード出来ればOKです！

最後に、「保存する」をクリックして次の設定に進みましょう。

ステップ5：OCRの読み取り設定

1.設定項目の選択

続いて、以下の赤枠をクリックしてください。

※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。 
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をこの機会にぜひ試してみてくださいね！

※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

2.アクションを選択

「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「【V2】レシート・領収書を読み取る（5タスク）」が選択されていますので、変更せずそのままで大丈夫です。
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

※活用シーンに合わせてアクションを変更すれば、様々な業務フローの自動化ができますよ！用途に合わせて、カスタマイズしてみてくださいね。詳しい設定方法は、こちらをご参照ください。

3.詳細を設定

ここでは、指定したレシートのPDF・画像ファイルからAIを用いて文字情報を読み取る設定をします。

• ファイルの添付方法：デフォルトで、先ほど添付したファイルが対象になっています。このままの設定でOKです！
• 追加で抽出したい項目：入力欄下の注釈に記載がある通り、空欄のままでもデフォルトで項目が設定されています。それ以外の項目を追加したい場合のみ、お好みに合わせて、カンマ（,）区切りで入力しましょう。
• 使用するAI：ChatGPTかClaudeから選択できるので、お好みで選択してください。
• 言語：読み取るレシートの言語を選択します。
  

入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、ステップ4でダウンロードしたレシート画像からテキストデータが抽出されます。抽出されたデータが下図のように、アウトプットとして取得できるので内容を確認してください。
レシートの内容から、指定した項目のテキストが抽出されていればOKです！

最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。

ステップ6：Google スプレッドシートのレコード追加設定

1.設定項目の選択

最後に、以下の赤枠をクリックしてください。
ここでは、先ほど抽出したレシートのデータをGoogle スプレッドシートのレコードに追加する設定を行います。

2.データベースの連携

タイトルを任意で編集し、アカウント情報を確認します。アクションは「レコードを追加する」のままにしてページを下にスクロールし、データベースの連携設定を行いましょう。
まだ、レコードの追加先であるGoogle スプレッドシートのデータベースを準備していない場合は、連携前に作成してください。

今回は、下記のような項目を入力したデータベースを作成しました!

Google スプレッドシートのデータベースの準備が出来たら、Yoom画面に戻ります。
下記を参考に、各項目を入力してください。

• スプレッドシートID：入力欄をクリックして表示される候補から、先ほど作成したGoogle スプレッドシートのファイルを選択します。
  

• スプレッドシートのタブ名：先ほど入力したスプレッドシートIDと同様に、候補から対象のシート名を選択してください。

入力が完了したら、「次へ」をクリックして次に進みましょう！

3.詳細を設定

ここでは、Google スプレッドシートのデータベースにある各項目に、AIで抽出したテキストデータを同期する設定をしていきます。
各入力欄をクリックすると、下図のようにアウトプットを選択できます。各項目に合わせて、適切なアウトプットを設定してください。

※ここでアウトプットを使わずに手入力してしまうと、毎回手入力した内容が繰り返しGoogle スプレッドシートのデータベースに反映されてしまうため、必ずアウトプットを用いて設定するようにしましょう。

※各項目は、連携しているGoogle スプレッドシートのデータベースに紐づいて表示されています。項目を編集したい場合は、データベースの項目を編集してくださいね！

下図のように、それぞれの項目をアウトプットを用いて設定しました！

入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、指定したGoogle スプレッドシートのデータベースにデータが反映されているはずなので確認してみましょう！
下図のように、指定したデータが正しく反映されていることが確認できればOKです。

最後に、Yoom画面に戻って「保存する」をクリックして設定完了です。

ステップ6：トリガーをONにして動作確認

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。設定したフローが実際に稼働するので、正常に動作するかチェックしてみてくださいね！

OCRを使ったその他の便利な自動化例

Yoomを使えば、レシートのOCR処理以外にも、様々な業務プロセスを自動化できます。
たとえば、フォームや各クラウドストレージにアップロードされた保険証や請求書、健康診断書、名刺などのPDFをOCRで読み取り、GoogleスプレッドシートやMicrosoft Excelなどにデータを追加することも可能！また、クラウドストレージにアップされたファイルをOCR処理してチャットツールに通知することもできます。

気になるテンプレートがあれば、「試してみる」をクリックして、気軽に試してみてください！

まとめ

いかがでしたか？レシートのOCR処理とGoogle スプレッドシートへの記録を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ入力の手間や時間を大幅に削減し、入力ミスといったヒューマンエラーも防止できます。これにより、経費精算業務の迅速化はもちろん、正確なデータを蓄積できるのも大きなメリット。コスト管理や予算策定といったより戦略的な業務に活用すれば、よりスムーズなビジネス運営をサポートできるでしょう。

Yoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、ノーコードで簡単にこの仕組みを構築できるのも魅力ですよね。

「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になる…」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。

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フローは自由にカスタマイズ可能なので、アイデア次第で活用方法は無限大！自社の業務に合った最適なフローを、ぜひ構築してみてくださいね。

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この機会にまずは1つ、レシート情報の管理に自動化を導入し、自動化がもたらす効果を体験してみてください。