「営業メールの返信状況などをチームで共有したいが、更新作業が追いつかず、管理が属人化してしまっている…」
「手作業でのメールの送信は、宛名や内容を間違えてしまわないか不安…」
このように、GmailとGoogle スプレッドシートを用いた進捗管理業務において、手作業による転記や更新の手間、そしてヒューマンエラーの発生に悩んでいませんか？
もし、Google スプレッドシートに行が追加されたらメールを自動で送信し、Google スプレッドシートのステータスを自動で更新する仕組みがあれば、これらの悩みから解放されるでしょう。
より迅速な顧客対応やチーム内での円滑な情報共有を実現し、本来注力すべきコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートを活用した進捗管理を自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートとGmailでメール営業の進捗管理を自動化する
試してみる
■概要
GmailとGoogle スプレッドシートを利用したメール営業の進捗管理において、送信後のステータス更新を手作業で行うことに手間を感じていませんか？ 特にアプローチする件数が多い場合、手作業での管理は更新漏れなどのミスにも繋がりやすくなります。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにリストを追加するだけでGmailからのメール送信とステータスの自動更新が可能になり、メール営業における進捗管理を効率化し、より重要な営業活動に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとGoogle スプレッドシートで営業リストや進捗を管理している営業担当者の方
- メール送信後のステータス更新を自動化し、対応漏れやミスを防ぎたいチームリーダーの方
- 営業プロセスの自動化を検討しており、具体的な進捗管理の方法を探しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの情報追加をトリガーにメール送信とステータス更新が自動化され、これまで手作業で行っていた進捗管理の時間を短縮できます
- 手作業によるメールの送信漏れやGoogle スプレッドシートへのステータス更新忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な進捗管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、追加された行の情報を元にメールを自動で送信します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、メール送信済みなどのステータスを自動で更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、進捗管理に使用している任意のスプレッドシートIDとシート名（タブ名）を指定してください
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名を任意に設定します。本文には、Google スプレッドシートから取得した顧客名などの値を含めることで、個別最適化されたメールを作成できます
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
GmailとGoogle スプレッドシートで進捗管理を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートに行が追加されたらメールを自動で送信し、Google スプレッドシートのステータスを自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google スプレッドシートとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google スプレッドシートとGmailでメール営業の進捗管理を自動化する
試してみる
■概要
GmailとGoogle スプレッドシートを利用したメール営業の進捗管理において、送信後のステータス更新を手作業で行うことに手間を感じていませんか？ 特にアプローチする件数が多い場合、手作業での管理は更新漏れなどのミスにも繋がりやすくなります。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにリストを追加するだけでGmailからのメール送信とステータスの自動更新が可能になり、メール営業における進捗管理を効率化し、より重要な営業活動に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとGoogle スプレッドシートで営業リストや進捗を管理している営業担当者の方
- メール送信後のステータス更新を自動化し、対応漏れやミスを防ぎたいチームリーダーの方
- 営業プロセスの自動化を検討しており、具体的な進捗管理の方法を探しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの情報追加をトリガーにメール送信とステータス更新が自動化され、これまで手作業で行っていた進捗管理の時間を短縮できます
- 手作業によるメールの送信漏れやGoogle スプレッドシートへのステータス更新忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な進捗管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、追加された行の情報を元にメールを自動で送信します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、メール送信済みなどのステータスを自動で更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、進捗管理に使用している任意のスプレッドシートIDとシート名（タブ名）を指定してください
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名を任意に設定します。本文には、Google スプレッドシートから取得した顧客名などの値を含めることで、個別最適化されたメールを作成できます
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
ステップ1：Google スプレッドシートとGmailをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1.Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
2.GmailとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートとGmailでメール営業の進捗管理を自動化する
試してみる
■概要
GmailとGoogle スプレッドシートを利用したメール営業の進捗管理において、送信後のステータス更新を手作業で行うことに手間を感じていませんか？ 特にアプローチする件数が多い場合、手作業での管理は更新漏れなどのミスにも繋がりやすくなります。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにリストを追加するだけでGmailからのメール送信とステータスの自動更新が可能になり、メール営業における進捗管理を効率化し、より重要な営業活動に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとGoogle スプレッドシートで営業リストや進捗を管理している営業担当者の方
- メール送信後のステータス更新を自動化し、対応漏れやミスを防ぎたいチームリーダーの方
- 営業プロセスの自動化を検討しており、具体的な進捗管理の方法を探しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの情報追加をトリガーにメール送信とステータス更新が自動化され、これまで手作業で行っていた進捗管理の時間を短縮できます
- 手作業によるメールの送信漏れやGoogle スプレッドシートへのステータス更新忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な進捗管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、追加された行の情報を元にメールを自動で送信します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、メール送信済みなどのステータスを自動で更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、進捗管理に使用している任意のスプレッドシートIDとシート名（タブ名）を指定してください
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名を任意に設定します。本文には、Google スプレッドシートから取得した顧客名などの値を含めることで、個別最適化されたメールを作成できます
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Google スプレッドシートで行が追加されたら
「行が追加されたら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「トリガーの起動間隔」を設定します。
【注意】
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
今回のフローで使用したいGoogle スプレッドシートの準備がまだの方はこのタイミングで作成しましょう。
今回は例として以下のように作成しました！
使用したいGoogle スプレッドシートの「スプレッドシートID」と「シートID」を候補から選択しましょう。
「テーブルの範囲(始まり)」・「テーブルの範囲(終わり)」・「一意の値が入った列」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
設定できたらGoogle スプレッドシートに実際に行を追加し、「テスト」を行いましょう。
この時、「進捗」欄など、メール送信後に情報を更新する項目については空欄でOKです！
テストに成功すると「取得した値」に追加した行の情報が反映されるので、内容を確認してください。
詳しくは以下をご覧ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を選択しましょう。
ステップ4：Gmailでメールを送る
「メールを送る」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Gmailと連携するアカウント情報」を確認してください。
「メール内容」を設定します。
「To」に宛先にしたいメールアドレスを設定しましょう。
「取得した値」を使用可能です！取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
「件名」と「本文」を設定しましょう。
今回は例として以下のように設定しました！
設定できたら次に進みましょう。
次に進んだら、「メールの送信内容」を確認して「テスト」を行いましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
メールが送信されました！
ステップ5：Google スプレッドシートでレコードを更新する
「レコードを更新する」を選択します。
