「営業メールの返信状況などをチームで共有したいが、更新作業が追いつかず、管理が属人化してしまっている…」
「手作業でのメールの送信は、宛名や内容を間違えてしまわないか不安…」
このように、GmailとGoogle スプレッドシートを用いた進捗管理業務において、手作業による転記や更新の手間、そしてヒューマンエラーの発生に悩んでいませんか？
もし、Google スプレッドシートに行が追加されたらメールを自動で送信し、Google スプレッドシートのステータスを自動で更新する仕組みがあれば、これらの悩みから解放されるでしょう。
より迅速な顧客対応やチーム内での円滑な情報共有を実現し、本来注力すべきコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートを活用した進捗管理を自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートとGmailでメール営業の進捗管理を自動化する
試してみる
GmailとGoogle スプレッドシートで進捗管理を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートに行が追加されたらメールを自動で送信し、Google スプレッドシートのステータスを自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google スプレッドシートとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google スプレッドシートとGmailでメール営業の進捗管理を自動化する
試してみる
ステップ1：Google スプレッドシートとGmailをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1.Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
2.GmailとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートとGmailでメール営業の進捗管理を自動化する
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Google スプレッドシートで行が追加されたら
「行が追加されたら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「トリガーの起動間隔」を設定します。
【注意】
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
今回のフローで使用したいGoogle スプレッドシートの準備がまだの方はこのタイミングで作成しましょう。
今回は例として以下のように作成しました！
使用したいGoogle スプレッドシートの「スプレッドシートID」と「シートID」を候補から選択しましょう。
「テーブルの範囲(始まり)」・「テーブルの範囲(終わり)」・「一意の値が入った列」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
設定できたらGoogle スプレッドシートに実際に行を追加し、「テスト」を行いましょう。
この時、「進捗」欄など、メール送信後に情報を更新する項目については空欄でOKです！
テストに成功すると「取得した値」に追加した行の情報が反映されるので、内容を確認してください。
詳しくは以下をご覧ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を選択しましょう。
ステップ4：Gmailでメールを送る
「メールを送る」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Gmailと連携するアカウント情報」を確認してください。
「メール内容」を設定します。
「To」に宛先にしたいメールアドレスを設定しましょう。
「取得した値」を使用可能です！取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
「件名」と「本文」を設定しましょう。
今回は例として以下のように設定しました！
設定できたら次に進みましょう。
次に進んだら、「メールの送信内容」を確認して「テスト」を行いましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
メールが送信されました！
ステップ5：Google スプレッドシートでレコードを更新する
「レコードを更新する」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」を確認してください。
「データベースの連携」の設定を行います。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を候補から選択しましょう。
「テーブル範囲」を注釈に沿って手動で入力して、次に進みます。
次に進んだらデータベース操作の詳細設定を行います。
「①更新したいレコードの条件」を設定しましょう。
「②更新後のレコードの値」を設定しましょう。
レコードを更新しない項目は空白のままでOKです！
今回は「取得した値」を使って以下のように設定しました！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると以下のような画面が表示されます。
「完了」を選択しましょう。
Google スプレッドシートのレコードが更新されました！
ステップ6：トリガーをONにする
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した自動化フロー以外にも、YoomにはGoogle スプレッドシートを使ったさまざまな自動化フローのテンプレートが豊富に用意されています。
たとえば、Google スプレッドシートのデータを基にShopifyやSmartHRなどの情報を更新したり、見積書や請求書などの発行から通知までの一連のプロセスを自動化することも可能です。
自動化を活用することで、データ集計、在庫管理、人事、経理など、幅広い定型業務から解放され、コア業務に集中できる時間を生み出せるようになるでしょう。
Google スプレッドシートで行が更新されたらShopifyの商品情報も更新する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートで行が更新されたらShopifyの商品情報も更新する」フローは、商品管理の手間やエラーを減らす業務ワークフローです。
オンラインショップを運営していると、商品の在庫や価格情報を複数の場所で管理する必要がありますよね。特にGoogle スプレッドシートとShopifyを併用している場合、手動での更新は時間がかかりミスも発生しやすくなります。 このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートの変更が自動的にShopifyに反映され、効率的な商品管理が実現します。これにより、日々の業務がスムーズに進み、より重要なタスクに集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・ShopifyとGoogle スプレッドシートを併用して商品情報を管理している店舗運営者の方
・商品情報の更新作業に時間と労力を割いているチームリーダーの方
・データの一致性を保ちつつ、手動更新によるエラーを減らしたいと考えている経営者の方
・効率的な在庫管理を目指し、業務ワークフローの自動化を検討している方
■注意事項
・Google スプレッドシート、ShopifyのそれぞれとYoomを連携してください。
・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
BASEで注文が発生したら、Google スプレッドシートへ注文情報を追加する
試してみる
BASEで新規の注文が発生したら、Googleスプレッドシートのデータベースへ注文情報を格納するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、見積書を作成してSlackに通知する
試してみる
■概要
このワークフローでは、hGoogle スプレッドシートで行が追加されたら、見積書を作成してSlackに通知することが可能です。この自動化によって、手動での作業を減らし、見積書の作成から共有までをスムーズに進めたい方に最適です。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを利用して見積書管理を行っている営業担当者の方
・見積書の作成や共有に時間がかかっていると感じているチームリーダーの方
・見積書の自動作成やPDF化を通じて業務の効率化を図りたい経営者の方
・Slackを活用してチーム内での情報共有を円滑に行いたい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackをそれぞれYoomと連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートからSmartHRの従業員カスタム項目を一括更新する
試してみる
■概要
SmartHRの従業員情報は定期的な更新が必要ですが、特にカスタム項目を一つひとつ手作業で更新する作業は手間がかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報をもとに、指定したスケジュールでSmartHRの従業員カスタム項目を一括更新する処理が自動化され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SmartHRのカスタム項目を手作業で更新しており、効率化を考えている人事労務担当者の方
・Google スプレッドシートで従業員情報を管理し、SmartHRへの反映に手間を感じている方
・従業員情報の更新作業における入力ミスをなくし、データ精度を高めたいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google スプレッドシートからイベント情報を取得し、Discordでリマインド通知する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートからイベント情報を取得し、Discordでリマインド通知する」ワークフローはイベントのリマインド通知に役立ちます。
リマインドの自動化により、通知漏れを未然に防ぎ、イベント参加率の向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを利用してイベント管理を行っている方
・イベント開催までにリマインドを定期的に行いたい方
・イベントスケジュールを効率的に管理し、リマインド通知を活用して参加率を向上させたい方
・Discordを日常的に使っていて、イベント情報やリマインド通知を自動化したい方
・コミュニティマネージャーやイベント担当者としてメンバーにイベントのリマインド通知を忘れずにに送りたい方
■注意事項
・Google スプレッドシートとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
定期的にGoogle スプレッドシートのデータを集計し、Googleドキュメントでレポートを自動作成する
試してみる
■概要
「定期的にGoogle スプレッドシートのデータを集計し、Googleドキュメントでレポートを自動作成する」ワークフローは、データ管理と報告作成の手間を軽減する業務ワークフローです。
手作業によるミスを防ぎ、効率的な業務運営が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートでのデータ管理を日常的に行っているビジネスパーソン
・定期的にレポートを作成する必要があり、手作業に時間を取られている方
・効率的なデータ連携とレポート作成を実現したいチームリーダー
・Yoomを活用した業務ワークフローの自動化に興味がある方
・データ集計と報告書作成のプロセスを標準化したい経営者
■注意事項
・Google スプレッドシート、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
指定のスケジュールになったら、Backlogで課題を取得しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
指定のスケジュールになったら、Backlogで課題を取得しGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
■注意事項
・Backlog、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
スマレジで商品情報が登録されたら、Google スプレッドシートに自動で追記する
試してみる
■概要
スマレジに新しい商品情報を登録するたび、在庫管理や商品マスタとして利用しているGoogle スプレッドシートにも手作業で転記していませんか？こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、スマレジの商品情報をGoogle スプレッドシートと自動で連携させることができ、手作業による更新作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・スマレジの商品登録と、Google スプレッドシートへの転記作業に手間を感じている方
・手作業によるスマレジからの商品情報連携で発生する、入力ミスをなくしたい方
・店舗の商品管理業務を自動化し、より効率的な運営体制を構築したいと考えている方
■注意事項
・スマレジ、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームで回答が送信されたら、Google スプレッドシートで請求書を発行しDiscordで共有する
試してみる
■概要
フォームからの依頼に基づいた請求書の発行や、その後の共有を手作業で行うことに手間を感じていませんか。
一つ一つの作業は単純でも、積み重なると大きな負担になり、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、Google スプレッドシートでの請求書発行からDiscordでの共有までを自動化でき、面倒な請求業務の自動化を実現し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを使い、手作業で請求書を作成している経理や営業担当者の方
・フォームで受け付けた内容をもとにした、請求業務の自動化に課題を感じている方
・Discordを社内のコミュニケーションツールとして活用し、情報共有を効率化したい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、DiscordとYoomを連携してください。
・「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
毎日Google アナリティクスから前日のイベントレポートを取得してGoogle スプレッドシートに記載する
試してみる
■概要
このフローでは、毎日決まった時刻に自動でGoogleアナリティクスから前日のイベントレポートを取得して、Googleスプレッドシートに記載することが可能です。この自動化によって、GoogleアナリティクスとGoogleスプレッドシートの連携を自動化し、漏れなく正確にデータを管理・分析することが可能です。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・マーケティング担当者：ウェブサイトのパフォーマンスを日々追跡し、効果的な戦略を立てたい方
・データ分析チーム：Googleアナリティクスとスプレッドシートを活用して詳細なデータ分析を行っているチーム
・経営者・管理職：定期的なデータ報告作業を自動化し、業務効率化を図りたい方
・業務効率化を目指す方：手動入力によるミスを減らし、正確なデータ管理を実現したい方
■注意事項
・GoogleアナリティクスとGoogle スプレッドシートをYoomに連携させる必要があります。
まとめ
Google スプレッドシートとGmailの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の転記やステータス更新の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、進捗状況が可視化され、迅速な顧客対応やチームでの円滑な情報共有が実現するため、営業担当者やカスタマーサポート担当者は、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションといったコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：「問い合わせメールが来たらGoogle スプレッドシートに自動記録する」という逆のパターンも実現できますか？
A：
はい、可能です！例えば、「Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Google スプレッドシートに追加する」テンプレートがあります。
Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Google スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・受信したメールの内容を整理し、Google スプレッドシートに登録する必要がある方
・顧客からの問い合わせや注文メールを一覧化し、チームで共有したいカスタマーサポートや営業の担当者
・ニュースレターやレポートメールの要点を自動抽出し、データベース化したいマーケティング担当者
・複数のプロジェクトを並行して進めており、メール内容の整理や記録を自動化してい進捗管理を効率化したいプロジェクトチームのマネージャーやメンバー
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Q：自動化の途中でエラーが起きたらどうなりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：無料プランで何回まで自動化を実行できますか？
A：
フリープランでは毎月100タスクまで利用可能です。
今回の「Google スプレッドシートとGmailでメール営業の進捗管理を自動化する」フローでは、
- 「メールを送る」 1タスク
- 「レコードを更新する」 1タスク
の合計2タスクを消費します。そのため、月50回が上限です。
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