・
.avif)
「新しい予約が入るたびに、手作業でカレンダーに予定を登録したり、顧客リストを更新したりするのは大変…」
「急な予約変更やキャンセル連絡のたびに、関連情報を各所に反映させる作業に追われて本来集中すべき業務に手が回らない…」
このように、予約管理に関する煩雑な手作業に多くの時間を奪われている方も多いのではないでしょうか。
そこで便利なのが、<span class="mark-yellow">予約フォームからの申し込み情報を自動でカレンダーに登録し、顧客リストにもタイムリーに反映し、さらには予約確認メールまで自動送信できる仕組みです。</span>
これを活用すれば、手間のかかる手作業から解放され、予約対応にかかる時間を大幅に節約し、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整います！
今回紹介する設定は、特別な知識がなくても誰でも簡単に始められます。ぜひこの機会に予約業務の自動化を導入して、日々の業務をよりスマートに進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">予約フォームで受け付けた情報を自動で通知・連携する</span>業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールと連携し、予約受付からその後の処理までを自動化する方法を、具体的なYoomのテンプレートを使ってご紹介します！これらの自動化を活用すれば、手作業によるミスを減らしつつ、お客様対応の質の向上やコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
気になるテンプレートがあれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてください！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどの予約フォームで新しい予約情報が送信された際に、Slackなどのチャットツールへタイムリーに自動通知する</span>ことができます。
予約の見落としを防ぎつつ迅速な対応が可能になり、顧客満足度の向上に期待できます。
<span class="mark-yellow">Jotformなどの予約フォームからの予約情報をGoogleカレンダーなどのスケジュールツールに自動で登録する</span>ことも可能です。
ダブルブッキングのリスクを低減してスケジュール管理の手間を大幅に削減できるため、スムーズな予約運営をサポートします。
<span class="mark-yellow">Typeformなどの予約フォームで受け付けた予約情報を、Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートといったデータベースに自動で追加・記録する</span>こともできます。
顧客情報の一元管理が容易になり、データ分析やマーケティング活動への活用もスムーズに行えるでしょう。
それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">「Googleフォームで新しい予約情報が送信された際に、その内容をSlackに自動で通知する」</span>フローの作成手順を解説していきます！
この設定により、予約が入るとすぐに関係者に情報が届くいくので対応漏れを防ぎ、迅速な対応につなげることができます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
マイアプリの登録を事前に済ませておくことで、その後のフロー設定がスムーズに進められます！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
検索窓でGoogleフォームを検索し、表示された候補からアプリを選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomと連携するGoogleアカウントを選択して連携完了です！
※認証時にGoogleフォームへの権限を全て許可してください。
【Slackのマイアプリ登録】
先ほど同様に検索窓にSlackと入力し、表示された候補から選択します。
アクセス権限許可画面が表示されるので、Yoomと連携するチャンネルをプルダウンから選択しましょう。
最後に「許可する」をクリックして、連携完了です！
※Slackのマイアプリ登録方法について、詳細はこちらを参照ください。
ここから実際に、フローを作成していきます。
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用しているので、以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、フォームに回答が送信された際に、フローボットが自動的に起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの、「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて編集し、連携するアカウントに誤りがないかを確認しましょう。アカウント情報は、ステップ1で連携した情報が反映されていますよ！
トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」のままにして、「次へ」をクリックしてください。
次にトリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくことをおすすめします。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォームID」を入力欄下の注釈を参照し、手動で入力しましょう。ここで設定したフォームに回答が送信されると、フローボットが起動するようになります！
設定が完了したら、動作チェックのためのテストを行います。
先ほど「フォームID」に設定したフォームに、テスト用に回答を送信してみましょう。
テストなので、回答は架空の情報（「テスト太郎」や「test@co.jp」など）でOKです！
今回は下図のようなフォームを用意しました。
テスト用に回答を送信したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、先ほど送信した回答データが、「取得した値」にアウトプットとして抽出されます。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
よく見ると回答IDのみ抽出されていて、「氏名」や「アドレス」など、重要な回答データの詳細はまだ抽出できていません…。
フォームの各項目の回答情報を取得するためには、「取得する値を追加」から手動で追加する必要があります。
<span class="mark-yellow">「＋取得する値を追加」をクリックして、回答データを取得していきましょう！</span>
「氏名」や「アドレス」など、取得したい情報を「＋ボタン」をクリックして追加します。取得したい情報を全て追加したら、右下の「追加」をクリックしましょう。
追加した項目がすべて「Value」という項目名で追加されました！
後のフローの設定時に、ここで取得したアウトプットを活用しますが、これだと何の値なのかが分かりにくいですね...
各項目の値が何の情報なのかを分かりやすくするため、「鉛筆マーク」をクリックし、項目名を変更しておきましょう！
「項目名」を、「氏名」や「アドレス」など分かりやすい項目名に変更し、「保存」をクリックします。
追加した項目の項目名を全て変更したら、保存しましょう。
※Googleフォームをアプリトリガーとして使用した際に、回答情報を取得する方法について、詳しくはこちらをご参照ください。
続いて、ステップ3で取得した予約情報を、Slackに自動通知する設定を行います。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
先ほど同様にタイトルは必要に応じて編集し、連携するアカウントが使用するアカウントで合っているか確認しましょう。アクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
「投稿先のチャンネルID」に、通知先となるチャンネルを設定します。
入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されるので、候補から選択しましょう。
最後に、通知内容となる「メッセージ」を設定していきます。
「予約情報が送信されました」など、毎回使用する定型的な文章は直接入力し、「氏名」や「希望日」など、フォームの回答情報を引用する部分はアウトプットを使って設定しましょう。
活用シーンに合わせて、自由に設定してみてくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、実際にSlackに通知が届いていることを確認してみましょう。
フォームの回答データが反映された状態で、通知が届いていましたよ！
最後に「保存する」をクリックして設定完了です。
これで設定は完了です。トリガーをONにして、動作をチェックしましょう。！
以上が、「Googleフォームで新しい予約情報が送信された際に、その内容をSlackに自動で通知する」フローの作成手順でした！
GoogleフォームやTallyなどの予約フォームとGoogleカレンダー、Slack、Microsoft Excelを連携させることで、予約の受付から通知・記録までを自動化できます。
たとえば、フォームで受け付けた予約内容をカレンダーに自動反映したり、Slackで即時共有することで、対応の抜け漏れを防ぎます。転記や通知といった繰り返し作業を減らし、スムーズな予約管理を実現しましょう。
まずは自社の業務に合うテンプレートを試してみてください。
いかがでしたか？Googleフォームをはじめとする様々な予約システムと各種ツールを連携させて予約業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた予約情報の確認、転記、通知といった一連の作業にかかる時間と手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも軽減できます。</span>
これにより、スタッフは予約管理の煩雑さから解放され、顧客対応の質の向上や、より戦略的な業務へと注力できるようになるでしょう。
Yoomを使えば、このような自動通知設定がノーコードで誰でも簡単にできちゃいます！
「本当に設定は簡単なの？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。
業務効率の改善は小さな改善の積み重ねです。まずは本記事を参考に、予約業務の自動化からぜひスタートしてみてくださいね！
.avif)
.avif)
.webp)
.webp)