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とにかく早く試したい方へ
Yoomには予約フォームで受け付けた情報を自動で通知・連携する業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
■概要
「Googleフォームで予約情報が送信されたら、Slackに自動通知する」ワークフローは、予約受付後の通知作業を自動化できます。
Slackへ内容が届くため、迅速に最新情報を把握できる仕組みです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使って予約の受付や管理をしている方
・予約情報をいち早く把握したいが、メールチェックや手動での確認に手間を感じている方
・Slackを社内外のコミュニケーションツールとして利用している方
・チーム内で予約状況を共有したいと考えている方
・迅速に予約状況に対応できる体制を構築したい方
■注意事項
・Googleフォーム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
「新しい予約が入るたびに、手作業でカレンダーに予定を登録したり、顧客リストを更新したりするのは大変…」
「急な予約変更やキャンセル連絡のたびに、関連情報を各所に反映させる作業に追われて本来集中すべき業務に手が回らない…」
このように、予約管理に関する煩雑な手作業に多くの時間を奪われている方も多いのではないでしょうか。
そこで便利なのが、予約フォームからの申し込み情報を自動でカレンダーに登録し、顧客リストにもタイムリーに反映し、さらには予約確認メールまで自動送信できる仕組みです。
これを活用すれば、手間のかかる手作業から解放され、予約対応にかかる時間を大幅に節約し、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整います！
今回紹介する設定は、特別な知識がなくても誰でも簡単に始められます。ぜひこの機会に予約業務の自動化を導入して、日々の業務をよりスマートに進めましょう！
予約業務における課題とは？
予約業務の自動化は、手動での管理によるミスや手間を減らして効率化が進むメリットがあります。でも、手動管理にはダブルブッキングや通知の遅れや顧客情報がバラバラになるといった問題もありますよね。
ただ、予約業務を自動化しようとすると、ツール選びや設定が面倒だったり、複数のツールを連携させるのが意外と大変だったりするんです。
そんな時、Yoomなら予約管理からスケジュール調整、リマインダー送信までを一気に効率化できます。自動化のハードルを下げて時間や手間を大幅に節約したいなら、こういったツールがぴったりです。
予約受付を自動化する連携パターン
普段お使いの様々なツールと連携し、予約受付からその後の処理までを自動化する方法を、具体的なYoomのテンプレートを使ってご紹介します！これらの自動化を活用すれば、手作業によるミスを減らしつつ、お客様対応の質の向上やコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
気になるテンプレートがあれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてください！
予約フォームの情報をチャットツールに自動通知する
Googleフォームなどの予約フォームで新しい予約情報が送信された際に、Slackなどのチャットツールへタイムリーに自動通知することができます。
予約の見落としを防ぎつつ迅速な対応が可能になり、顧客満足度の向上に期待できます。
■概要
「Googleフォームで予約情報が送信されたら、Slackに自動通知する」ワークフローは、予約受付後の通知作業を自動化できます。
Slackへ内容が届くため、迅速に最新情報を把握できる仕組みです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使って予約の受付や管理をしている方
・予約情報をいち早く把握したいが、メールチェックや手動での確認に手間を感じている方
・Slackを社内外のコミュニケーションツールとして利用している方
・チーム内で予約状況を共有したいと考えている方
・迅速に予約状況に対応できる体制を構築したい方
■注意事項
・Googleフォーム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
予約フォームの情報をスケジュールツールに自動登録する
Jotformなどの予約フォームからの予約情報をGoogleカレンダーなどのスケジュールツールに自動で登録することも可能です。
ダブルブッキングのリスクを低減してスケジュール管理の手間を大幅に削減できるため、スムーズな予約運営をサポートします。
■概要
「Jotformで予約情報が送信されたら、Google カレンダーに予定を自動登録する」ワークフローは、予約情報の入力から予定登録までを自動化します。
Google カレンダーへの手動登録が不要となり、業務の手間を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformを活用して予約受付や顧客対応を行っている方
・予約情報の管理を効率化したいと考えている方
・Google カレンダーを利用してスケジュール管理をしている方
・予約受付後、スケジュールへの登録作業を迅速に自動化したい方
・予定の登録ミスや忘れを防ぎたい方
■注意事項
・Jotform、Google カレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
予約フォームの情報をデータベースに自動記録する
Typeformなどの予約フォームで受け付けた予約情報を、Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートといったデータベースに自動で追加・記録することもできます。
顧客情報の一元管理が容易になり、データ分析やマーケティング活動への活用もスムーズに行えるでしょう。
■概要
「Typeformで予約情報が送信されたら、Microsoft Excelに自動追加する」ワークフローは、入力された予約情報を自動的にMicrosoft Excelへ転送します。
手動でデータを追加する手間が省け、記録ミスの防止にも役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformを利用して予約受付や顧客情報の収集を行っている方
・Typeformに入力された予約データを、Microsoft Excelで一元管理したいと考えている方
・予約情報を手作業で転記する負担を減らし、スピーディに台帳を更新したい方
・複数メンバーでMicrosoft Excelを活用し、予約情報を効率よく共有・管理したい方
・予約管理やデータ集計をMicrosoft Excelで行っているが、最新情報の反映が遅れがちな方
■注意事項
・Typeform、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォームの予約に関する通知を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、「Googleフォームで新しい予約情報が送信された際に、その内容をSlackに自動で通知する」フローの作成手順を解説していきます！
この設定により、予約が入るとすぐに関係者に情報が届くいくので対応漏れを防ぎ、迅速な対応につなげることができます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
「Googleフォームで予約情報が送信されたら、Slackに自動通知する」ワークフローは、予約受付後の通知作業を自動化できます。
Slackへ内容が届くため、迅速に最新情報を把握できる仕組みです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使って予約の受付や管理をしている方
・予約情報をいち早く把握したいが、メールチェックや手動での確認に手間を感じている方
・Slackを社内外のコミュニケーションツールとして利用している方
・チーム内で予約状況を共有したいと考えている方
・迅速に予約状況に対応できる体制を構築したい方
■注意事項
・Googleフォーム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ステップ1：GoogleフォームとSlackのマイアプリ登録
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するGoogleフォームとSlackのマイアプリ登録方法を解説していきます。
【Googleフォームとのマイアプリ連携】
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
検索窓でGoogleフォームを検索し、表示された候補からアプリを選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomと連携するGoogleアカウントを選択して連携完了です！
※認証時にGoogleフォームへの権限を全て許可してください。
【Slackのマイアプリ登録】
以下の手順をご参照ください。
※Slackのマイアプリ登録方法について、詳細はこちらを参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここから実際に、フローを作成していきます。
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用しているので、以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
■概要
「Googleフォームで予約情報が送信されたら、Slackに自動通知する」ワークフローは、予約受付後の通知作業を自動化できます。
Slackへ内容が届くため、迅速に最新情報を把握できる仕組みです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使って予約の受付や管理をしている方
・予約情報をいち早く把握したいが、メールチェックや手動での確認に手間を感じている方
・Slackを社内外のコミュニケーションツールとして利用している方
・チーム内で予約状況を共有したいと考えている方
・迅速に予約状況に対応できる体制を構築したい方
■注意事項
・Googleフォーム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
ステップ3： Googleフォームのトリガー設定
最初の設定です！
まずは、フォームに回答が送信された際に、フローボットが自動的に起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの、「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて編集し、連携するアカウントに誤りがないかを確認しましょう。アカウント情報は、ステップ1で連携した情報が反映されていますよ！
トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」のままにして、「次へ」をクリックしてください。
次にトリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくことをおすすめします。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォームID」を入力欄下の注釈を参照し、手動で入力しましょう。ここで設定したフォームに回答が送信されると、フローボットが起動するようになります！
設定が完了したら、動作チェックのためのテストを行います。
先ほど「フォームID」に設定したフォームに、テスト用に回答を送信してみましょう。
テストなので、回答は架空の情報（「テスト太郎」や「test@co.jp」など）でOKです！
今回は下図のようなフォームを用意しました。
テスト用に回答を送信したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、先ほど送信した回答データが、「取得した値」にアウトプットとして抽出されます。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
よく見ると回答IDのみ抽出されていて、「氏名」や「アドレス」など、重要な回答データの詳細はまだ抽出できていません…。
フォームの各項目の回答情報を取得するためには、「取得する値を追加」から手動で追加する必要があります。
「＋取得する値を追加」をクリックして、回答データを取得していきましょう！
「氏名」や「アドレス」など、取得したい情報を「＋ボタン」をクリックして追加します。取得したい情報を全て追加したら、右下の「追加」をクリックしましょう。
追加した項目がすべて「Value」という項目名で追加されました！
後のフローの設定時に、ここで取得したアウトプットを活用しますが、これだと何の値なのかが分かりにくいですね...
各項目の値が何の情報なのかを分かりやすくするため、「鉛筆マーク」をクリックし、項目名を変更しておきましょう！
「項目名」を、「氏名」や「アドレス」など分かりやすい項目名に変更し、「保存」をクリックします。
追加した項目の項目名を全て変更したら、保存しましょう。
※Googleフォームをアプリトリガーとして使用した際に、回答情報を取得する方法について、詳しくはこちらをご参照ください。
ステップ4：Slackの通知設定
続いて、ステップ3で取得した予約情報を、Slackに自動通知する設定を行います。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
先ほど同様にタイトルは必要に応じて編集し、連携するアカウントが使用するアカウントで合っているか確認しましょう。アクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
「投稿先のチャンネルID」に、通知先となるチャンネルを設定します。
入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されるので、候補から選択しましょう。
最後に、通知内容となる「メッセージ」を設定していきます。
「予約情報が送信されました」など、毎回使用する定型的な文章は直接入力し、「氏名」や「希望日」など、フォームの回答情報を引用する部分はアウトプットを使って設定しましょう。
活用シーンに合わせて、自由に設定してみてくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、実際にSlackに通知が届いていることを確認してみましょう。
フォームの回答データが反映された状態で、通知が届いていましたよ！
最後に「保存する」をクリックして設定完了です。
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
これで設定は完了です。トリガーをONにして、動作をチェックしましょう。！
以上が、「Googleフォームで新しい予約情報が送信された際に、その内容をSlackに自動で通知する」フローの作成手順でした！
予約管理に関するその他の自動化例
GoogleフォームやTallyなどの予約フォームとGoogleカレンダー、Slack、Microsoft Excelを連携させることで、予約の受付から通知・記録までを自動化できます。
たとえば、フォームで受け付けた予約内容をカレンダーに自動反映したり、Slackで即時共有することで、対応の抜け漏れを防ぎます。転記や通知といった繰り返し作業を減らし、スムーズな予約管理を実現しましょう。
まずは自社の業務に合うテンプレートを試してみてください。
Googleフォームにミーティングの予約情報を回答し送信されたら、Googleカレンダーを作成してSlackに追加するフローです。
Googleフォームで作成した予約フォームから送信された情報をGoogleカレンダーに登録し、フォーム送信者に対してメールを送信します。
■概要
イベント申し込みや問い合わせなどをGoogleフォームで受け付けた後、Microsoft Excelへの転記や関係者へのSlack通知を手作業で行っていませんか？この定型的な作業は、手間がかかるだけでなく、転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけでMicrosoft Excelへのデータ追加とSlackへの通知が自動で完了し、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームの回答内容をMicrosoft Excelへ手動で転記している方
・フォームの回答があるたびにSlackで関係部署へ通知連絡を行っている方
・申し込みや問い合わせ対応のプロセスを自動化し、効率化したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Microsoft Excel、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
■概要
「Tallyで予約フォームが送信されたら、AIで内容を要約してSlackに通知する」業務ワークフローです。予約情報の転記や確認作業を自動化。毎回のメールチェックから解放され、スムーズなチーム連携とAI活用が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Tallyで予約フォームを運用中、手動で通知している受付担当の方
・予約情報をSlackに簡潔にまとめて共有したいホスピタリティ業務の責任者
・AIを活用して手間や見落としリスクを減らしたいチームリーダー
・IT・システム担当者で AIを活用した予約処理ボットを自社導入前に試したい方
■注意事項
・Tally、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
・Yoomのフォームに回答が行われたら、Googleカレンダーに予定を追加しSlackにその旨を通知するフローです。
・フォームの回答のみでカレンダー追加から通知まで一貫して自動化することができます。
まとめ
いかがでしたか？Googleフォームをはじめとする様々な予約システムと各種ツールを連携させて予約業務を自動化することで、これまで手作業で行っていた予約情報の確認、転記、通知といった一連の作業にかかる時間と手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも軽減できます。
これにより、スタッフは予約管理の煩雑さから解放され、顧客対応の質の向上や、より戦略的な業務へと注力できるようになるでしょう。
Yoomを使えば、このような自動通知設定がノーコードで誰でも簡単にできちゃいます！
「本当に設定は簡単なの？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的に。
業務効率の改善は小さな改善の積み重ねです。まずは本記事を参考に、予約業務の自動化からぜひスタートしてみてくださいね！
関連記事：Googleカレンダーと連携したフローを紹介した記事
よくあるご質問
Q：Googleフォーム以外の予約システムでも連携可能ですか？
A：はい、できます。
連携可能なアプリやテンプレートの一覧は、こちらのページでご確認ください。
Q：予約内容に応じて通知先や処理を分けられますか？
A：はい、分岐条件を追加することで登録対象となる内容も細かく絞り込むことができます。
ただ、分岐設定は有料プランでご利用いただけます。詳しくはこちらをご確認ください。
Q：自動連携がエラーで止まったらどうなりますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
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