Jotformで予約情報が送信されたら、Google カレンダーに予定を自動登録する

■概要

Jotformで受け付けた予約情報を都度Google カレンダーへ手作業で登録するのは、手間がかかり入力漏れや日時の設定ミスなども起こりやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Jotformでフォームが送信されると自動でGoogle カレンダーに予定が登録されるため、これらの課題をスムーズに解消し、予約管理業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで収集した予約情報をGoogle カレンダーで管理しており、手入力に課題を感じる方
• 予約情報のカレンダー登録忘れや入力ミスによるダブルブッキングなどを防ぎたい方
• 予約管理業務を効率化し、顧客対応や他の業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformのフォーム送信をトリガーにGoogle カレンダーへ予定が自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるカレンダーへの情報転記が不要になるため、入力間違いや予定の登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、JotformとGoogle カレンダーをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したフォームの回答内容を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle カレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、取得したJotformの回答情報をもとにカレンダーへ予定を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google カレンダーの「予定を作成」アクションでは、予定のタイトル、開始日時、終了日時、説明などの項目に、Jotformから取得した回答内容（変数）を動的に設定したり、固定のテキスト情報を入力したりすることが可能です。例えば、予約者の氏名や予約サービス名をタイトルに含めたり、予約日時をカレンダーの開始・終了日時に正確に反映させることができます。

■注意事項

• Jotform、Google カレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
• JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581