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「HubSpotで新しいコンタクトを登録した後、関連するタスクを別の管理ツールに一つずつ手作業で作成してる」
「顧客情報が増えるたびに手入力でタスクを作成する作業は手間がかかる上に、入力ミスや対応漏れのリスクもあって気が抜けない…」
このように、HubSpotとタスク管理ツールの間で発生する手作業に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">HubSpotでコンタクトが作成された際などに、タスク管理ツールに自動でタスクが起票される仕組み</span>があれば、面倒な転記作業や入力ミスから解放されるはずです。
そのうえ、顧客への迅速なアプローチに繋がり、より重要な営業活動やサポート業務にも集中しやすくなります！
今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もほとんどかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">HubSpotのタスク管理を自動化するためのテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、HubSpotで新しいコンタクトが作成された際に、Trelloに新しいカードを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Trello
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
HubSpotをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Trelloをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
新しいコンタクトが作成されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
次にHubSpotの画面へ移動し、新しいコンタクトを作成します。
今回ご紹介するテンプレートはHubSpotに新しいコンタクトが作成されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うには新しいコンタクトを作成する必要があるのです。
今回は以下のコンタクトを作成しました。
コンタクトを作成したらYoomの画面に戻りテストをクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
新しいカードを作成をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
ボードIDを設定します。
Trelloのボード画面からURLをコピーし、注釈を確認しながらボードIDとなる箇所を抜き出して入力します。
リストIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中からカードを追加したいリストを選択してください。
タイトルを設定します。
デフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
以下のように入力欄をクリックして取得した値を設定することもできます。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
また、直接入力することも可能ですが入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成されるカード全てに反映されますのでご注意ください。
その他の項目について、今回は使用しないため設定しておりませんが、使用したい方は注釈を確認しご入力ください。
※入力欄に直接記入すると、タイトルと同様に入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのカードに同じ内容が適用されますのでご注意ください。
設定できたらテストをクリックします。
※テストをクリックすると実際にカードが作成されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
また、実際にTrelloにカードが作成されているか確認してください。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！
ここまでで設定は完了です！
以上がHubSpotで新しいコンタクトが作成された際に、Trelloに新しいカードを自動で作成するフローでした！
Yoomを利用することで、HubSpotを使ったさまざまな業務を自動化できます。
例えば、さまざまなプロジェクト管理ツールと連携でき、HubSpotのチケットやフォームなどのアクションをきっかけにタスクが自動で作成されます。
テンプレートを設定するだけで、タスクの起票漏れを防げるので、人為的ミスを削減したいときにおすすめです。
HubSpotとタスク管理ツールの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスク作成の手間を削減し、ヒューマンエラーや対応漏れを防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者やカスタマーサポート担当者は、より迅速に顧客へのアプローチを開始でき、本来注力すべきコア業務に集中できるはずです！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：コンタクト作成以外の条件でタスクを作ることは可能ですか？
A：はい、可能です。
Yoomでは、新しい取引が作成されたら、注文が作成されたらなど、HubSpotの様々なトリガーやアクションを利用できます。
HubSpotで行えることについて詳しく知りたい方は利用できるアクション一覧をご覧ください。
Q：HubSpotの顧客情報に応じてタスクの内容を分岐できますか？
A：はい、できます。
顧客情報に応じてタスクの内容を分岐させるには、分岐機能の追加が必要です。
分岐はフローボットの追加したい箇所にある+をクリックすることで追加可能です。
分岐はミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
分岐について詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
Q：Trello以外のタスク管理ツールとも連携できますか？
A：はい、できます。
Yoomでは、Trello以外にもTodoistやAsana、GitHubなどのアプリとの連携が可能です。
アプリは先ほどと同様に、フローボットの+をクリックすることで追加可能です。
※新しいアプリを追加する場合は、ステップ1と同様にマイアプリ連携が必要となりますのでご注意ください。
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