■概要
Zendeskで保留中のチケットが増えると、確認や管理に手間がかかり、対応漏れの原因になることはありませんか？ このワークフローは、特定のGmailを受信した際に、Zendeskから保留中のチケットを自動で検索し、その情報をGoogle スプレッドシートにリストアップします。手作業による確認や転記作業から解放され、Zendeskの保留中チケット管理を効率化し、対応品質の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zendeskの保留中チケットの管理を手作業で行い、非効率を感じている方
- GmailやGoogle スプレッドシートを用いて問い合わせ状況の管理を行っている方
- チケットの確認漏れや対応遅延を防ぐために、管理業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけに、Zendeskの保留中チケットが自動でリスト化されるため、手動での確認や転記作業にかかる時間を短縮することができます
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による確認漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チケット管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Zendesk、Google スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでZendeskを選択し、「保留中のチケットを検索」するアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「シート（タブ）をコピーする」アクションでチケット一覧を記載するシートを準備します
- 次に、オペレーションの繰り返し処理（ループ）機能で、Zendeskで取得したチケット情報を1件ずつ処理するように設定します
- 最後に、ループ処理の中でGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、チケット情報を1行ずつ追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください
- Zendeskのアクション設定では、取得するチケットのソート順などを任意で設定可能です
- Google スプレッドシートのアクション設定では、コピー元やコピー先の対象となるスプレッドシートIDやシートIDを任意で設定してください
- ループ機能の設定では、前段のZendeskで取得したチケット情報のうち、繰り返し処理をしたい値を任意で設定できます
■注意事項
- Gmail、Zendesk、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
