Gmailで新規メッセージを受信したら、Zendeskから保留中のチケットを検索しGoogle スプレッドシートに追加する
Gmailで新規メッセージを受信したら、Zendeskから保留中のチケットを検索しGoogle スプレッドシートに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Zendesk
と
Gmail
と
Google スプレッドシート
を自動連携できます。
■概要
Zendeskで保留中のチケットが増えると、確認や管理に手間がかかり、対応漏れの原因になることはありませんか？ このワークフローは、特定のGmailを受信した際に、Zendeskから保留中のチケットを自動で検索し、その情報をGoogle スプレッドシートにリストアップします。手作業による確認や転記作業から解放され、Zendeskの保留中チケット管理を効率化し、対応品質の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zendeskの保留中チケットの管理を手作業で行い、非効率を感じている方
- GmailやGoogle スプレッドシートを用いて問い合わせ状況の管理を行っている方
- チケットの確認漏れや対応遅延を防ぐために、管理業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけに、Zendeskの保留中チケットが自動でリスト化されるため、手動での確認や転記作業にかかる時間を短縮することができます
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による確認漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チケット管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Zendesk、Google スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでZendeskを選択し、「保留中のチケットを検索」するアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「シート（タブ）をコピーする」アクションでチケット一覧を記載するシートを準備します
- 次に、オペレーションの繰り返し処理（ループ）機能で、Zendeskで取得したチケット情報を1件ずつ処理するように設定します
- 最後に、ループ処理の中でGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、チケット情報を1行ずつ追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください
- Zendeskのアクション設定では、取得するチケットのソート順などを任意で設定可能です
- Google スプレッドシートのアクション設定では、コピー元やコピー先の対象となるスプレッドシートIDやシートIDを任意で設定してください
- ループ機能の設定では、前段のZendeskで取得したチケット情報のうち、繰り返し処理をしたい値を任意で設定できます
■注意事項
- Gmail、Zendesk、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
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新しいチケットが作成されたらチケットが更新されたらチケットにタグが追加されたらユーザーが作成されたら組織が作成されたらチケットにメッセージが追加されたら
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オープン中のチケットIDの一覧を取得チケットを作成チケット情報を取得チケットのステータスを更新エージェントの一覧を取得チケットを作成（リクエスターを指定）ファイルをアップロードチケットのコメントにファイルを添付ユーザー情報を取得既存チケットへコメントを追加チケットを検索（件名部分一致）ユーザーを作成保留中のチケットを検索ユーザー情報を更新と追加チケット一覧を取得チケットを検索（ステータス一致）チケットのコメント一覧を取得タグを追加チケットを検索（発行日・更新日絞り込み）
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フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
行が追加されたら行が更新されたら
フローボットオペレーション
セルに値を入力値を取得する値を削除する新しいスプレッドシートを作成するシート（タブ）をコピーする新しいシート（タブ）を追加するシート（タブ）を削除する値を置換するシート名を更新する行を削除するスプレッドシートの情報を取得シート名を取得する数式を繰り返す範囲に値を入力セルに画像を埋め込む特定の列でソートシートを非表示にする指定のセルにメモを追加する列を追加する列を削除する複数列に値を入力
