「受信トレイがメールで溢れていて、一件一件ラベルを付けて整理するのが大変…」
「重要な問い合わせメールや請求書など、見逃せないメールを手動で振り分けるのは時間がかかるし、ミスも起こりがち…」
このように、日々の業務でGmailのラベル付け作業に多くの時間を費やし限界を感じていませんか？
そこでもし特定のキーワードや送信元を含むメールを受信した際、予め設定したルールにもとづいて自動でラベルを追加できる仕組みがあったらどうでしょう。
手作業での煩雑なメール整理から解放され、本来集中すべきコア業務により多くの時間を使えるようになりますね！
今回ご紹介する自動化フローはノーコードで簡単に設可能です。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Gmailのラベルを追加し、メールを整理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google スプレッドシートの情報をもとにラベルを追加する
試してみる
Google スプレッドシートの情報をもとに、Gmailで受信したメールにラベルを追加するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、
Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google スプレッドシートの情報をもとにラベルを追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定、Google スプレッドシートのアクション設定、分岐設定、Gmailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないためご注意ください。
Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google スプレッドシートの情報をもとにラベルを追加する
試してみる
事前準備
はじめに準備として、Gmailのラベルを管理するためのシートを用意しましょう。
今回は例として、送信元のメールアドレスとそれに対応するラベルをリストにまとめておき、メールアドレスに応じて該当ラベルを追加するという想定で進めていきます。
上記2記事も併せてご参照ください。
次にGmailの設定画面に移り、先ほどリストに記載したラベルを登録しておきましょう。
これで事前準備は完了です。
ステップ1：GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
設定方法は以下の手順をご参照ください。GmailについてはGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携可能です。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google スプレッドシートの情報をもとにラベルを追加する
試してみる
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「特定のラベルのメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。
まず、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、フローボットを起動したいラベルを候補から選択しましょう。
今回は例として「INBOX(受信トレイ)」というラベルを設定したので、受信メール全てがフローの対象となります。
ただし以下のようにフィルタールールを作成して、特定のラベルに振り分けられるよう設定することも可能です。
ラベルを作成して Gmail を整理する
- Gmailでフィルタ条件を設定し、「フィルタを作成」をクリック
- 「ラベルを付ける」をクリック
- 既存ラベルを選択するか、新規ラベルを作成する
メールのフィルタルールの作成
続けて、連携したGmailアドレスにテスト用メールを送信してください。
この時、先ほど指定したラベルで届くようにしましょう。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻ってテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Google スプレッドシートのアクション設定
先ほど取得したメールアドレスをもとに、追加すべきラベルを抽出します。
「レコードを取得する」をクリック。
データベースの連携に入ります。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。
次に、先ほど用意したシートのスプレッドシートIDを候補から選択しましょう。
同様にスプレッドシートのタブ名と、任意でテーブル範囲を選択して「次へ」をクリックしてください。
取得したいレコードの条件の左の欄は、事前準備で用意したシートの項目名がプルダウンになっています。
今回は送信元のメールアドレスによって追加するラベルが決まるので、「メールアドレス」を選択しました。
次に「等しい」の右の欄に、先ほど選択した項目と同じ値を設定してテストしましょう。
これでメールアドレスをキーとして追加するラベルを見つけ出すことができます。
※Googleスプレッドシートのレコード取得における注意点と対応方法もご参照ください。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新のメール情報が反映されます。
成功したら保存しましょう。送信元メールアドレスをもとに、追加すべきラベルが抽出されました！
ステップ5：分岐設定
後続の処理に進むかどうか判別する設定をします。「分岐する」をクリック。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみましょう！
まず、分岐対象を指定します。
オペレーションは「特定のラベルのメールを受信したら」、取得した値は「本文」と設定しました。
※「分岐」の設定方法もご参照ください。
次に分岐条件を設定しましょう。
今回は例として、取得した値(本文)が「会議」「ミーティング」「打ち合わせ」のいずれかの値を含む場合に次のステップに進むよう設定しました。
つまり、受信メールの本文中に「会議」「ミーティング」「打ち合わせ」のいずれかの文字列が含まれている場合という意味です。
条件は「+ 分岐条件を追加」から最大5個まで設定できます。
設定が完了したら「完了」をクリックして保存してください。
ステップ6：GmailのメッセージIDを取得する設定
トリガーで検知したメールのメッセージIDを取得します。「メッセージIDの一覧を取得」をクリック。
ステップ3と同様、アクションは「メールを検索」のまま「次へ」をクリックします。
まず、ステップ3と同じラベルを選択しましょう。
検索クエリの欄には、トリガーで取得した「件名」の値が予め設定されているのでそのままで大丈夫です。
任意でスパム・ゴミ箱を含むかをプルダウンから選択しテストしてください。
成功したら保存しましょう。トリガーで検知したメールのメッセージIDを取得できました！
ステップ7：Gmailのラベルを追加する設定
先ほど取得したメッセージIDを用いて、トリガーで受信したメールにラベルを追加します。
「特定のメッセージにラベルを追加」をクリック。
ステップ3・6と同様、アクションは「特定のメッセージにラベルを追加」のまま「次へ」をクリックします。
ステップ6と同じく、メッセージIDの欄には先ほど取得した「メッセージIDの一覧」の値が既に設定されているのでそのままでOKです。
※メッセージIDが複数存在する場合は、同じ処理を繰り返すオペレーションを用いて1つずつ順番に処理を行ってください。なお「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうので注意しましょう。
追加するラベルID一覧の欄に、Google スプレッドシートから取得した「追加ラベル」の値を設定しテストしてください。
成功したら保存しましょう。
トリガーで受信したメールに、該当ラベルが追加されました！
ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google スプレッドシートの情報をもとにラベルを追加する方法でした！
Gmailを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、GmailのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、受信メールをトリガーにタスク作成、チケット発行、ファイルアップロードなどを自動化できます。
これにより、業務連絡や顧客対応を効率化できるでしょう。
Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して資料を送付する
試してみる
Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して予定に参加する人に資料を送付するフローです。
Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Zendeskにチケットを作成する
試してみる
■概要
Gmailに届くお問い合わせなどをZendeskへ手作業で起票していませんか？この作業は単純ですが、対応漏れや入力ミスが許されず、大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、Zendeskにチケットが自動で作成されるため、手作業による対応業務を効率化し、顧客対応の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmail経由の問い合わせをZendeskで管理しているカスタマーサポート担当の方
・手作業でのチケット起票による対応漏れや遅延の発生に課題を感じている方
・問い合わせ対応業務を自動化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Gmail、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信した内容をもとにStreakにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した内容をもとにStreakにタスクを作成する」ワークフローは、メールとタスク管理をシームレスにつなぐ業務ワークフローです。Gmailで受け取った重要なメール情報を自動的にStreakにタスクとして登録することで、手動での入力作業を省き、業務の効率化を実現します。この連携により、情報の整理や追跡がスムーズになり、タスク管理がより簡単に行えるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとStreakを日常的に活用しているビジネスパーソン
・メール内容を基にタスク管理を効率化したい方
・業務フローの自動化を通じて生産性を向上させたいチームリーダー
■注意事項
・Gmail、StreakのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを作成する」フローは、メールからのタスク管理をスムーズにする業務ワークフローです。
毎日のメールチェックで見逃しがちなタスクを自動的にTodoistに登録し、効率的な業務管理をサポートします。
このフローを活用することで、Gmailの内容を自動的にTodoistに反映させ、タスク管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでのメール管理が多く、Todoistでのタスク管理を効率化したい方
・手動でタスクを追加する時間を削減し、生産性を向上させたいビジネスパーソン
・メールからのタスク抽出に手間を感じているプロジェクトマネージャー
・自動化ツールを活用して日常業務をスマートに進めたい方
■注意事項
・Todoist、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
・取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
・手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する
試してみる
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。
Googleカレンダーで予定が更新されたら、freee請求書から請求書を取得し、Gmailで送信する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーで予定が更新されたら、freee請求書から請求書を取得し、Gmailで送信する」フローは、スケジュール管理と請求業務をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
Googleカレンダーの予定変更をトリガーに、freee請求書から必要な請求書データを自動で取得し、Gmailから請求書を送信します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーとfreee請求書を日常的に利用しているビジネスオーナーの方
・請求書の送信作業に時間を取られ、業務効率化を図りたい経理担当者の方
・手動での請求書管理にミスを感じている中小企業の管理者の方
・自動化ツールを活用して、業務プロセスを最適化したい方
■注意事項
・Googleカレンダー、freee請求書、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
SPIRALから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する
試してみる
SPIRALから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信するフローです。
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する
試してみる
■概要
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoomでウェビナーを頻繁に開催する方
・ウェビナー終了後に参加者へのフォローメールを欠かさず送りたいが、手動での作業に手間を感じている方
・ウェビナーの参加者に迅速かつ効率的にフォローメールを送りたい方
2. Gmailを主要なコミュニケーション手段として利用している方
・Gmailを日常的に使っており、テンプレートメールを自動化することで業務効率を上げたい方
・参加者全員に個別にメールを送る手間を省きたい方
■注意事項
・ZoomとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのタスクに自動登録する
試してみる
■概要
「Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのタスクに自動登録する」フローは、メール管理とタスク管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するメールを効率的にタスク管理したいAsanaユーザーの方
・手動でメールをタスクに転記する作業に時間を費やしているビジネスパーソン
・チームでのタスク管理を統一し、情報共有を円滑にしたいプロジェクトマネージャー
・Yoomを活用して業務ワークフローを自動化したいIT担当者
・メールとタスクの連携を強化し、業務プロセスを最適化したい企業の運営者
■注意事項
・Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
Gmailのラベル追加作業を自動化することで、
これまで手作業で行っていたメールの振り分けや整理にかかる時間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより重要なメールの見逃しを防ぎ、迅速な対応が可能になるでしょう。その結果、顧客対応の質向上や業務のスピードアップに繋がりますね！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ登録フォームから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Google スプレッドシート以外のツールでも同じような自動化は可能ですか？
A：
可能です。例えば、YoomのデータベースやAirtableに置き換えても同様のフローを構築できます。
Q：分岐設定は必須ですか？
A：
必須ではありません。もし特定ラベルの受信メールを一律で処理したい場合は、分岐設定を削除しても大丈夫です。
Q：リストを使わずにラベルを追加する方法はありますか？
A：
以下のテンプレートは、リストを使わずにラベルを追加するフローです。以下のバナーからご利用いただけますので、ぜひお試しください。
Gmailで特定キーワードを受信したら、Salesforceに商談を作成し該当メールにラベルを追加する
試してみる
■概要
Gmailに届く重要なお問い合わせメールの見落としや、Salesforceへの転記作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は、商談機会の損失や入力ミスに繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、Salesforceへの商談作成とメールへのラベル付けが自動で実行されます。これにより、効率的なメール自動振り分けを実現し、営業活動を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとSalesforceを連携させ、手作業での転記業務をなくしたい営業担当者の方
・メール自動振り分けの仕組みを構築し、チーム全体の対応漏れを防ぎたいマネージャーの方
・重要なメールからの商談作成プロセスを自動化し、機会損失をなくしたい方
■注意事項
・Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
Gmailで特定メールを受信したら、AIで分析してラベルを追加する
試してみる
■概要
受信トレイに届く大量のメールの中から、重要なものを見逃してしまったり、手作業での振り分けに時間を費やしてしまったりしていませんか。特に、問い合わせや通知など、内容に応じた迅速な対応が求められるメールの管理は煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定メールの受信をきっかけにAIが内容を分析し、適切なラベルを付与する一連の流れを自動化できます。これにより、手作業によるメールの自動振り分けの手間を省き、対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでのメール対応に多くの時間を費やしており、業務を効率化したいと考えている方
・手動でのメール自動振り分けに限界を感じ、重要なメールの見落としを防ぎたい方
・AIを活用して、受信メールの内容に応じたラベル付けや整理を自動化したいと考えている方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、AIで適切なラベルに変更する
試してみる
Salesforceで商談が成立したら、Gmailの該当メッセージにラベルを追加する
試してみる
■概要
Salesforceで商談が成立した際に、関連するGmailのやり取りに手動でラベルを付けて管理するのは手間がかかる作業です。このワークフローを活用することで、Salesforceの商談ステータス更新をトリガーとして、自動でGmailの該当メッセージにラベルを追加できます。これにより、手間のかかる手作業をなくし、効果的なEmailキャンペーンを実現して、キャンペーン成果の可視化や管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとGmailを連携させ、Emailキャンペーンを効率化したいマーケティング担当者の方
・商談成立とメールの関連性を可視化し、手作業でのラベル付けに手間を感じている営業担当者の方
・メールキャンペーン後の顧客対応を自動化し、抜け漏れを防ぎたいと考えているマネージャーの方
■注意事項
・Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐オペレーションはミニプラン以上、【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
