【簡単設定】Gmailのラベルを自動で追加・整理する方法

「受信トレイがメールで溢れていて、一件一件ラベルを付けて整理するのが大変…」

「重要な問い合わせメールや請求書など、見逃せないメールを手動で振り分けるのは時間がかかるし、ミスも起こりがち…」

このように、日々の業務でGmailのラベル付け作業に多くの時間を費やし限界を感じていませんか？

そこでもし特定のキーワードや送信元を含むメールを受信した際、予め設定したルールにもとづいて自動でラベルを追加できる仕組みがあったらどうでしょう。
手作業での煩雑なメール整理から解放され、本来集中すべきコア業務により多くの時間を使えるようになりますね！

今回ご紹介する自動化フローはノーコードで簡単に設可能です。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGmailのラベルを追加し、メールを整理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。

「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！

Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google スプレッドシートの情報をもとにラベルを追加する

試してみる

---

■概要

特定のメールに手動でラベルを付けて管理しているものの、数が増えると手間がかかり、付け忘れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。特に、重要な取引先からのメールなどは、確実に対応状況を管理したいものです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、Google スプレッドシートの情報を参照して自動で関連ラベルを追加できます。このようなGmailへのラベル追加作業を自動化することで、メール管理の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでのラベル追加や振り分け作業を手動で行い、手間を感じている方
• Google スプレッドシートの顧客リストなどと連携してメール管理を効率化したい方
• メールの見落としや対応漏れを防ぎ、業務の精度を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 特定のメール受信をきっかけにGmailへのラベル追加が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるラベルの付け忘れや、誤ったラベルを付与するといったヒューマンエラーを防ぎ、メール管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、特定のシートから情報を取得します。
4. 次に、オペレーションで「分岐する」アクションを設定し、取得した情報をもとに後続の処理を条件分けします。
5. 次に、オペレーションでGmailの「メールを検索」アクションを設定します。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「特定のメッセージにラベルを追加」アクションを設定し、メールに新しいラベルを付与します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでは、起動のきっかけとしたいラベルを任意で設定してください。また、オペレーションで追加するラベルも自由に設定可能です。
• Google スプレッドシートでレコードを取得するアクションでは、参照したい任意のスプレッドシートIDやタブ名を設定してください。また、送信元メールアドレスなど、任意の情報を使用して条件を設定できます。
• 分岐機能では、Google スプレッドシートから取得した情報などをもとに、後続の処理を行う条件を自由にカスタマイズすることができます。

■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 

詳細を見る 試してみる

Google スプレッドシートの情報をもとに、Gmailで受信したメールにラベルを追加するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、

Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google スプレッドシートの情報をもとにラベルを追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Google スプレッドシート

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定、Google スプレッドシートのアクション設定、分岐設定、Gmailのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないためご注意ください。

Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google スプレッドシートの情報をもとにラベルを追加する

試してみる

---

■概要

特定のメールに手動でラベルを付けて管理しているものの、数が増えると手間がかかり、付け忘れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。特に、重要な取引先からのメールなどは、確実に対応状況を管理したいものです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、Google スプレッドシートの情報を参照して自動で関連ラベルを追加できます。このようなGmailへのラベル追加作業を自動化することで、メール管理の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでのラベル追加や振り分け作業を手動で行い、手間を感じている方
• Google スプレッドシートの顧客リストなどと連携してメール管理を効率化したい方
• メールの見落としや対応漏れを防ぎ、業務の精度を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 特定のメール受信をきっかけにGmailへのラベル追加が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるラベルの付け忘れや、誤ったラベルを付与するといったヒューマンエラーを防ぎ、メール管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、特定のシートから情報を取得します。
4. 次に、オペレーションで「分岐する」アクションを設定し、取得した情報をもとに後続の処理を条件分けします。
5. 次に、オペレーションでGmailの「メールを検索」アクションを設定します。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「特定のメッセージにラベルを追加」アクションを設定し、メールに新しいラベルを付与します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでは、起動のきっかけとしたいラベルを任意で設定してください。また、オペレーションで追加するラベルも自由に設定可能です。
• Google スプレッドシートでレコードを取得するアクションでは、参照したい任意のスプレッドシートIDやタブ名を設定してください。また、送信元メールアドレスなど、任意の情報を使用して条件を設定できます。
• 分岐機能では、Google スプレッドシートから取得した情報などをもとに、後続の処理を行う条件を自由にカスタマイズすることができます。

■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 

詳細を見る 試してみる

事前準備

はじめに準備として、Gmailのラベルを管理するためのシートを用意しましょう。

今回は例として、送信元のメールアドレスとそれに対応するラベルをリストにまとめておき、メールアドレスに応じて該当ラベルを追加するという想定で進めていきます。

• 【Google スプレッドシート】データベースを操作するオペレーションについて
• Googleスプレッドシートの表やヘッダーに関する注意点

上記2記事も併せてご参照ください。

次にGmailの設定画面に移り、先ほどリストに記載したラベルを登録しておきましょう。
これで事前準備は完了です。

ステップ1：GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携

ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
設定方法は以下の手順をご参照ください。GmailについてはGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携可能です。

ステップ2：テンプレートをコピー

Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google スプレッドシートの情報をもとにラベルを追加する

試してみる

---

■概要

特定のメールに手動でラベルを付けて管理しているものの、数が増えると手間がかかり、付け忘れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。特に、重要な取引先からのメールなどは、確実に対応状況を管理したいものです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、Google スプレッドシートの情報を参照して自動で関連ラベルを追加できます。このようなGmailへのラベル追加作業を自動化することで、メール管理の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでのラベル追加や振り分け作業を手動で行い、手間を感じている方
• Google スプレッドシートの顧客リストなどと連携してメール管理を効率化したい方
• メールの見落としや対応漏れを防ぎ、業務の精度を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 特定のメール受信をきっかけにGmailへのラベル追加が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるラベルの付け忘れや、誤ったラベルを付与するといったヒューマンエラーを防ぎ、メール管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、特定のシートから情報を取得します。
4. 次に、オペレーションで「分岐する」アクションを設定し、取得した情報をもとに後続の処理を条件分けします。
5. 次に、オペレーションでGmailの「メールを検索」アクションを設定します。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「特定のメッセージにラベルを追加」アクションを設定し、メールに新しいラベルを付与します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでは、起動のきっかけとしたいラベルを任意で設定してください。また、オペレーションで追加するラベルも自由に設定可能です。
• Google スプレッドシートでレコードを取得するアクションでは、参照したい任意のスプレッドシートIDやタブ名を設定してください。また、送信元メールアドレスなど、任意の情報を使用して条件を設定できます。
• 分岐機能では、Google スプレッドシートから取得した情報などをもとに、後続の処理を行う条件を自由にカスタマイズすることができます。

■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 

詳細を見る 試してみる

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

‍ステップ3：Gmailのトリガー設定

「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「特定のラベルのメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。

まず、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

次に、フローボットを起動したいラベルを候補から選択しましょう。
今回は例として「INBOX(受信トレイ)」というラベルを設定したので、受信メール全てがフローの対象となります。
ただし以下のようにフィルタールールを作成して、特定のラベルに振り分けられるよう設定することも可能です。
ラベルを作成して Gmail を整理する

1. Gmailでフィルタ条件を設定し、「フィルタを作成」をクリック
2. 「ラベルを付ける」をクリック
3. 既存ラベルを選択するか、新規ラベルを作成する

メールのフィルタルールの作成

続けて、連携したGmailアドレスにテスト用メールを送信してください。
この時、先ほど指定したラベルで届くようにしましょう。

ここまで完了したらYoomの設定画面に戻ってテストしてください。

成功したら保存しましょう。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

ステップ4：Google スプレッドシートのアクション設定

先ほど取得したメールアドレスをもとに、追加すべきラベルを抽出します。

「レコードを取得する」をクリック。

データベースの連携に入ります。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。

次に、先ほど用意したシートのスプレッドシートIDを候補から選択しましょう。

同様にスプレッドシートのタブ名と、任意でテーブル範囲を選択して「次へ」をクリックしてください。

取得したいレコードの条件の左の欄は、事前準備で用意したシートの項目名がプルダウンになっています。
今回は送信元のメールアドレスによって追加するラベルが決まるので、「メールアドレス」を選択しました。

次に「等しい」の右の欄に、先ほど選択した項目と同じ値を設定してテストしましょう。
これでメールアドレスをキーとして追加するラベルを見つけ出すことができます。
※Googleスプレッドシートのレコード取得における注意点と対応方法もご参照ください。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新のメール情報が反映されます。

成功したら保存しましょう。送信元メールアドレスをもとに、追加すべきラベルが抽出されました！

ステップ5：分岐設定

後続の処理に進むかどうか判別する設定をします。「分岐する」をクリック。

※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみましょう！

まず、分岐対象を指定します。
オペレーションは「特定のラベルのメールを受信したら」、取得した値は「本文」と設定しました。
※「分岐」の設定方法もご参照ください。

次に分岐条件を設定しましょう。
今回は例として、取得した値(本文)が「会議」「ミーティング」「打ち合わせ」のいずれかの値を含む場合に次のステップに進むよう設定しました。
つまり、受信メールの本文中に「会議」「ミーティング」「打ち合わせ」のいずれかの文字列が含まれている場合という意味です。
条件は「+ 分岐条件を追加」から最大5個まで設定できます。
設定が完了したら「完了」をクリックして保存してください。

ステップ6：GmailのメッセージIDを取得する設定

トリガーで検知したメールのメッセージIDを取得します。「メッセージIDの一覧を取得」をクリック。

ステップ3と同様、アクションは「メールを検索」のまま「次へ」をクリックします。

まず、ステップ3と同じラベルを選択しましょう。

検索クエリの欄には、トリガーで取得した「件名」の値が予め設定されているのでそのままで大丈夫です。

任意でスパム・ゴミ箱を含むかをプルダウンから選択しテストしてください。

成功したら保存しましょう。トリガーで検知したメールのメッセージIDを取得できました！

ステップ7：Gmailのラベルを追加する設定

先ほど取得したメッセージIDを用いて、トリガーで受信したメールにラベルを追加します。

「特定のメッセージにラベルを追加」をクリック。

ステップ3・6と同様、アクションは「特定のメッセージにラベルを追加」のまま「次へ」をクリックします。

ステップ6と同じく、メッセージIDの欄には先ほど取得した「メッセージIDの一覧」の値が既に設定されているのでそのままでOKです。
※メッセージIDが複数存在する場合は、同じ処理を繰り返すオペレーションを用いて1つずつ順番に処理を行ってください。なお「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうので注意しましょう。

追加するラベルID一覧の欄に、Google スプレッドシートから取得した「追加ラベル」の値を設定しテストしてください。

成功したら保存しましょう。

トリガーで受信したメールに、該当ラベルが追加されました！

ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。

正しくフローボットが起動するか確認してください。

以上が、Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google スプレッドシートの情報をもとにラベルを追加する方法でした！

Gmailを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した連携以外でも、GmailのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、受信メールをトリガーにタスク作成、チケット発行、ファイルアップロードなどを自動化できます。
これにより、業務連絡や顧客対応を効率化できるでしょう。

 

Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して資料を送付する

試してみる

---

■概要

Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して予定に参加する人に資料を送付するフローです。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

1.Calendyを使用してスケジュール管理を行う方

・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員

・複数人での面接などを行う人事総務担当の方

‍

2.イベント等の資料管理や運営を任されている方

・イベントプランナーやプロデューサー

・ウェビナーを企画するカスタマーサービス部門の方

‍

3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務効率化を目指している中小企業の経営者

・入力作業の多い総務、事務の担当者

・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者

‍

■このテンプレートを使うメリット

・カレンダーへの予定追加の情報を基にメールの送付を行うので、ミスや業務漏れを削減することができます。

・一連の流れが自動で完結するため、業務の効率化を促進することができます。

‍

■注意事項

・Calendly、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。

詳細を見る 試してみる

Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Zendeskにチケットを作成する

試してみる

---

■概要

Gmailに届くお問い合わせなどをZendeskへ手作業で起票していませんか？この作業は単純ですが、対応漏れや入力ミスが許されず、大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、Zendeskにチケットが自動で作成されるため、手作業による対応業務を効率化し、顧客対応の迅速化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmail経由の問い合わせをZendeskで管理しているカスタマーサポート担当の方
• 手作業でのチケット起票による対応漏れや遅延の発生に課題を感じている方
• 問い合わせ対応業務を自動化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信をトリガーにZendeskのチケットが自動で作成されるため、手作業での転記やシステム間の画面遷移に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による対応漏れや、メール内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとZendeskをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOCR機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」を設定し、前のステップで抽出した情報を件名や詳細にマッピングしてチケットを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとなるメールのラベルを任意で指定できます。また、フローの起動間隔も設定可能です。
• OCR機能の設定では、チケット作成に利用したい情報（例：氏名、会社名、問い合わせ内容など）を抽出項目として任意で設定します。対象のテキストには、トリガーで取得したメール本文などをアウトプットから指定できます。
• Zendeskでチケットを作成するアクションでは、利用しているZendeskのサブドメインを設定します。また、チケットの件名や詳細には、前のステップで抽出した情報を埋め込むなど、自由にカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Gmail、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Gmailで受信した内容をもとにStreakにタスクを作成する

試してみる

---

■概要

Gmailで受信したお問い合わせや依頼メールの内容を、都度手作業でCRMツールのStreakに転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、内容を解析しStreakに自動でタスクを作成するため、迅速かつ正確な顧客対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとStreakを用いて顧客管理をしており、手作業での情報入力に手間を感じている方
• メールからのタスク登録漏れや対応の遅れを防ぎ、業務品質を向上させたいチームリーダーの方
• 日々の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に時間を使いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでメールを受信すると自動でStreakにタスクが作成されるため、手作業での転記や入力にかかる時間を削減できます。
• システムが自動で処理を行うことで、情報の転記ミスやタスク作成の漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとStreakをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOCR機能を設定し、受信したメールの本文からタスク作成に必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでStreakの「Create a Task」アクションを設定し、抽出した情報をもとにタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとしたいメールのラベルや、フローの起動間隔を任意で指定できます。
• OCR機能の設定では、タスク化したい情報が含まれるテキスト（Gmailで受信した本文など）と、その中から抽出したい項目をそれぞれ指定できます。
• Streakでタスクを作成するアクションでは、タスクを追加するBoxのキー、タスクの詳細、期日、担当者のメールアドレスを任意で設定できます。

■注意事項

• Gmail、StreakのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Gmailで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを作成する

試してみる

---

■概要

Gmailで受信した依頼メールなどを、都度Todoistに手作業で登録していませんか？
この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、転記漏れや入力ミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に内容をAIで解析して、Todoistにタスクを登録できます。
これにより、タスク管理に関する一連の手間を省き、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで業務連絡を受け、Todoistでタスク管理をしている方
• メールの内容をTodoistに手動で転記する作業に手間を感じている方
• タスクの登録漏れを防ぎ、より抜け漏れのないタスク管理を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで受信した内容をTodoistに自動でタスク作成するため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮できます。
• 手作業によるタスクの登録漏れや内容の入力ミスを防ぎ、タスク管理の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとTodoistをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文からタスク名や期日などの情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでTodoistの「タスクを作成」アクションを設定し、AIで抽出した情報を元にタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、「依頼」や「要対応」など、タスク化したいメールに含まれる特定のキーワードを設定してください。
• AI機能のテキスト抽出では、タスク名や期限など、メール本文からどの情報を抽出するかを具体的に指示することが可能です。
• Todoistでタスクを作成する際に、AI機能で抽出したデータを元に、タスクのタイトルや説明、期日などを自由にマッピングしてください。

■注意事項

• Todoist、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする

試してみる

---

■概要

Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
• 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
• 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
• 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
• 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
• Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。

■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。
• 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。

詳細を見る 試してみる

Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する

試してみる

---

■概要

Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

1.グループウェアとしてGoogle Workspaceを採用している企業

・従業員の入社時にスムーズな情報共有を実現したいバックオフィス担当者

‍

2.Gmailを日常的に利用することが多い方

・定型的なメールの送信作業を自動化して効率的に業務を進めたい方

・GmailとGoogle Workspaceを連携して入社手続きを自動化したい企業の採用担当者

‍

■このテンプレートを使うメリット

「Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」という自動化フローを導入することで、企業は数多くのメリットを享受できます。
まず、業務プロセスの効率化です。新入社員の登録と同時に自動的にメールが送信されるため、人事担当者が一つ一つ手動でメールを送信する手間を削減できます。
これにより、人事部門は他の重要な業務に集中できるようになります。

また、メールの送信が自動化されることで、通知漏れが防げるのも大きな利点です。どの従業員にも確実に情報が伝わるため、入社初日からスムーズなスタートを切ることができるでしょう。

‍

■注意事項

・Google WorkspaceとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。

・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Googleカレンダーで予定が更新されたら、freee請求書から請求書を取得し、Gmailで送信する

試してみる

---

■概要

定期的な請求書の送付業務において、都度freee請求書にログインして対象の請求書を探し、手作業でメールに添付して送信する、という作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Googleカレンダーの予定更新をきっかけに、freee請求書から該当の請求書を取得し、Gmailで自動送信する一連の流れを自動化します。手作業による送信漏れや宛先間違いといったミスを防ぎ、請求業務の正確性と効率性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleカレンダーで入金予定などを管理し、freee請求書で請求書を発行している経理担当者の方
• 毎月の請求書送付を手作業で行っており、手間や送信漏れのリスクに課題を感じている方
• 複数のSaaSを跨いだ定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーの予定更新だけで請求書の取得からGmailでの送信までが完了するため、手作業で行っていた定型業務の時間を短縮できます。
• 手作業による請求書の添付間違いやメールの送信忘れといったヒューマンエラーをなくし、請求業務の信頼性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleカレンダー、freee請求書、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、カレンダーの予定情報から請求書を特定するための情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、freee請求書の画面を自動操作して、該当の請求書を取得します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した請求書を添付して指定の宛先にメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーのトリガーでは、監視対象としたいカレンダーのIDや、フローを起動する間隔を任意で設定してください。
• OCR機能では、Googleカレンダーの予定のどの情報から、どのデータを抽出するかを自由に設定できます。
• RPA機能では、freee請求書で操作するページや、請求書を特定するための検索情報などを業務に合わせて設定します。
• Gmailの送信アクションでは、宛先や件名、本文などを自由に設定可能です。前のステップで取得した情報をメール本文に引用することもできます。

■注意事項

• Googleカレンダー、freee請求書、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691

詳細を見る 試してみる

SPIRALから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する

試してみる

---

■概要

SPIRALで管理する顧客との会議を設定する際、Googleカレンダーへの予定登録やGmailでの案内メール作成を手作業で行っていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、SPIRALの画面上での操作を起点に、Googleカレンダーへの予定登録からGmailでの会議URLの送信までを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SPIRALで顧客管理を行い、頻繁にオンライン会議を設定する営業担当者の方
• GoogleカレンダーとGmailを使った会議案内業務を効率化したいと考えている方
• 手作業による会議設定での情報転記ミスや、案内メールの送信漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• SPIRALの画面からカレンダー登録、メール送信までの一連の流れを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での情報転記が不要になるため、会議の日時や宛先の間違い、会議URLの貼り忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SPIRAL、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、SPIRALの画面上の任意のボタンクリックでフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、SPIRALから取得した情報を基に会議予定を作成します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された会議のURLを含む案内メールを顧客に自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーの「予定を作成」アクションでは、予定のタイトルや説明欄に、SPIRALから取得した顧客名などの動的な値を埋め込むことが可能です。
• Gmailの「メールを送る」アクションでは、宛先（To/Cc/Bcc）を自由に設定できるほか、件名や本文にも顧客名や会議日時といった動的な情報を挿入できます。

‍■注意事項

• SPIRAL、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。

詳細を見る 試してみる

Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する

試してみる

---

■概要

ウェビナー開催後のフォローメールは重要ですが、参加者リストをもとに手作業で対応するのは時間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をきっかけに、参加者情報をもとにGmailでフォローメールを自動で送信できます。この自動化により、迅速で確実なフォローアップが実現し、煩雑な手作業から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomウェビナー後のフォローメールを手作業で送信し、手間を感じている方
• ウェビナー参加者への迅速なフォローで、エンゲージメントを高めたい担当者の方
• 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• ウェビナー終了後、参加者リストを基にしたメール送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、参加者全員へ確実なフォローアップが可能です。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、終了したウェビナーの参加者情報を取得します。
4. 次に、オペレーションで「繰り返し」機能を利用し、取得した参加者一人ひとりに対して後続の処理を実行するよう設定します。
5. 最後に、繰り返し処理の中でGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者にフォローメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomと連携するZoomアカウントおよびGmailアカウントは、実際に業務で使用しているアカウントに設定してください。
• Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信するメールの件名や本文を自由に設定できます。Zoomから取得した参加者の氏名などの情報を差し込むことも可能です。
• フォローメールを送信する対象のウェビナーは、トリガー設定で任意に指定してください。

詳細を見る 試してみる

Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのタスクに自動登録する

試してみる

---

■概要

Gmailで管理している問い合わせや依頼メールなどを、Asanaでタスク化して管理しているものの、手作業での転記に手間を感じていませんか？重要なメールを見落としたり、タスク化を忘れたりすることで、対応の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルを付けたメールの内容を、自動でAsanaのタスクとして登録できるため、こうした課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailに来る依頼をAsanaで管理しており、手動でのタスク化に手間を感じている方
• Asanaでのタスク作成漏れを防ぎ、チームの対応速度を向上させたいプロジェクトマネージャーの方
• 日々のメール対応に追われ、本来のコア業務に集中したいと考えているすべてのビジネスパーソンの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定ラベルを付けたメールの内容が自動でAsanaにタスク登録されるため、手作業による転記の手間と時間を削減できます。
• タスクの作成漏れや転記ミスといった人為的なエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文などからタスク名や詳細に必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報を基にタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定で、自動化の対象としたいメールに付与するラベル名を任意で指定してください。
• Asanaでタスクを追加するアクションを設定する際に、タスクを登録したいプロジェクトを任意で設定してください。

詳細を見る 試してみる

 

まとめ

Gmailのラベル追加作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたメールの振り分けや整理にかかる時間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより重要なメールの見逃しを防ぎ、迅速な対応が可能になるでしょう。その結果、顧客対応の質向上や業務のスピードアップに繋がりますね！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ登録フォームから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問