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「受信トレイがメールで溢れていて、一件一件ラベルを付けて整理するのが大変…」
「重要な問い合わせメールや請求書など、見逃せないメールを手動で振り分けるのは時間がかかるし、ミスも起こりがち…」
このように、日々の業務でGmailのラベル付け作業に多くの時間を費やし限界を感じていませんか？
そこでもし特定のキーワードや送信元を含むメールを受信した際、予め設定したルールにもとづいて自動でラベルを追加できる仕組みがあったらどうでしょう。
手作業での煩雑なメール整理から解放され、本来集中すべきコア業務により多くの時間を使えるようになりますね！
今回ご紹介する自動化フローはノーコードで簡単に設可能です。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google スプレッドシートの情報をもとにラベルを追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないためご注意ください。
今回は例として、送信元のメールアドレスとそれに対応するラベルをリストにまとめておき、メールアドレスに応じて該当ラベルを追加するという想定で進めていきます。
上記2記事も併せてご参照ください。
これで事前準備は完了です。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
まず、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
今回は例として「INBOX(受信トレイ)」というラベルを設定したので、受信メール全てがフローの対象となります。
ただし以下のようにフィルタールールを作成して、特定のラベルに振り分けられるよう設定することも可能です。
ラベルを作成して Gmail を整理する
メールのフィルタルールの作成
この時、先ほど指定したラベルで届くようにしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
