■概要
特定のメールに手動でラベルを付けて管理しているものの、数が増えると手間がかかり、付け忘れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。特に、重要な取引先からのメールなどは、確実に対応状況を管理したいものです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、Google スプレッドシートの情報を参照して自動で関連ラベルを追加できます。このようなGmailへのラベル追加作業を自動化することで、メール管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでのラベル追加や振り分け作業を手動で行い、手間を感じている方
- Google スプレッドシートの顧客リストなどと連携してメール管理を効率化したい方
- メールの見落としや対応漏れを防ぎ、業務の精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信をきっかけにGmailへのラベル追加が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるラベルの付け忘れや、誤ったラベルを付与するといったヒューマンエラーを防ぎ、メール管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、特定のシートから情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「分岐する」アクションを設定し、取得した情報をもとに後続の処理を条件分けします。
- 次に、オペレーションでGmailの「メールを検索」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「特定のメッセージにラベルを追加」アクションを設定し、メールに新しいラベルを付与します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでは、起動のきっかけとしたいラベルを任意で設定してください。また、オペレーションで追加するラベルも自由に設定可能です。
- Google スプレッドシートでレコードを取得するアクションでは、参照したい任意のスプレッドシートIDやタブ名を設定してください。また、送信元メールアドレスなど、任意の情報を使用して条件を設定できます。
- 分岐機能では、Google スプレッドシートから取得した情報などをもとに、後続の処理を行う条件を自由にカスタマイズすることができます。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
