Gmailで特定キーワードを受信したら、Salesforceに商談を作成し該当メールにラベルを追加する

■概要

Gmailに届く重要なお問い合わせメールの見落としや、Salesforceへの転記作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は、商談機会の損失や入力ミスに繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、Salesforceへの商談作成とメールへのラベル付けが自動で実行されます。これにより、効率的なメール自動振り分けを実現し、営業活動を円滑に進めることが可能です。

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■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとSalesforceを連携させ、手作業での転記業務をなくしたい営業担当者の方
• メール自動振り分けの仕組みを構築し、チーム全体の対応漏れを防ぎたいマネージャーの方
• 重要なメールからの商談作成プロセスを自動化し、機会損失をなくしたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール確認からSalesforceへの商談作成までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます
• 手動でのデータ転記による入力ミスや、対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、商談を適切に管理できるようになります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSalesforceをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、メール本文などからSalesforceへの登録に必要な情報を抽出します
4. 続いて、Salesforceの「レコードを追加する」アクションで、抽出した情報をもとに商談レコードを新規で作成します
5. その後、Gmailの「メッセージIDの一覧を取得」アクションで、処理対象のメールを特定します
6. 最後に、Gmailの「特定のメッセージにラベルを追加」アクションで、処理が完了したメールに任意のラベルを付与します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceへ接続する際に、ご利用の環境に応じたマイドメインURLを任意で設定してください
• レコードを追加するSalesforceのオブジェクトは商談以外も設定可能です。用途に合わせてAPI参照名を指定してください

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■注意事項

• Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。